Osallistumispyyntö: toimistokalusteiden hankinta / VAV

Tämä osallistumispyyntö koskee VAV Asunnot Oy:n toimiston kalustehankintaa. Hankintaan kuuluu toimistokalusteet, niiden toimitus ja asennus. Kilpailutuksella valittava toimittaja toteuttaa toimiston irtokalustuksen kokonaisuudessaan yhdessä Hankintayksikön kanssa. Kalustetoimituksen suunniteltu toimitusajankohta on toukokuussa 2024. VAV Asunnot Oy:n toimisto sijaitsee Vantaalla ja on suuruudeltaan 1500-2000 m2. Kalustus on tarkoitus toteuttaa kerroksiin 2. ja 3. Kuvat pohjapiirustuksista ja alustavista suunnitelmista on nähtävissä tämän hankintailmoituksen liitteestä 2. Varsinaista tarjouspyyntöä varten hankintayksikkö tulee laatimaan listauksen tarvittavista kalusteista ja niiden yksityiskohdista. Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 33 §:ssä tarkoitettua rajoitettua menettelyä. Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa (osallistumispyyntö) ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemukset kilpailuun osallistumiseksi. Toiseen vaiheeseen (tarjouspyyntö) valitaan ne ehdokkaat, jotka täyttävät tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä mainitut vähimmäisvaatimukset. Toiseen vaiheeseen päässeille tarjoajille lähetetään lopullinen tarjouspyyntömateriaali ja heillä on mahdollisuus jättää hankintaan tarjoukset. Toiseen vaiheeseen valitaan viisi (5) ehdokasta. Jos vaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin viisi (5), asetetaan ehdokkaat paremmuusjärjestykseen yhteispistemäärän perusteella, joka koostuu lisäreferensseistä ja korkeammista Rating Alfa -luottoluokituksista. Jos pakolliset vaatimukset täyttäviä ehdokkaita on viisi (5) tai vähemmän, valitaan ne kaikki toiseen vaiheeseen. Hankinnan kuvaus ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset tarkentuvat, ja ne tullaan esittämään lopullisessa tarjouspyynnössä toiseen vaiheeseen valituille tarjoajille. Hankintayksikkö valitsee lopulta yhden (1) kalustetoimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on maaliskuun loppupuolella 2024. Hankintayksikkö pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen rajoitettuun menettelyyn Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen, tämän osallistumispyynnön sekä liitteiden mukaisesti. VAV:n vastuullisuustoimenpiteenä jokaiselta ehdokkaalta vaaditaan vapaamuotoinen selvitys toimintansa vastuullisuusasioiden hallinnasta. Ehdokkaan selvityksenä toimii esimerkiksi yrityksen vastuullisuussuunnitelma, kuvaus käytössä olevista sertifikaateista (esimerkiksi ISO 14 001, Ekokompassi tai vastaava) tai vapaamuotoinen kertomus, miten yritys toteuttaa ja kehittää ympäristö- ja /tai sosiaalista vastuullisuutta liiketoiminnassaan. Soveltuvuusvaatimusta ei pisteytetä. Ehdokkaan antama selvitys kuitataan hyväksytyksi, kun se on toimitettu hankintayksikölle osallistumispyynnön yhteydessä. Ehdokkaan on pyydettäessä toimitettava vastaavat selvitykset myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.

Tätä hankintaa ei ole jaettu osiin, koska jakaminen saattaa tehdä hankinnan eri osista visuaalisesti ja/tai teknisesti yhteensopimattomia. Hankintayksikkö tavoittelee yhtenäistä ilmettä toimistonsa kalusteisiin.

Hankintayksikkö on huomannut tarpeen korjata tämän kilpailutuksen osallistumispyyntöä. Korjausilmoituksella on täsmennetty liitteen 1 Ehdokkaiden pakolliset ja vertailtavat referenssit sanamuotoa liittyen referenssiasiakkaiden liikevaihtovaatimukseen. Liitteessä 1 Ehdokkaiden pakolliset ja vertailtavat referenssit on ollut kirjaus ”Referenssiasiakkaan liikevaihto vuodelta 2022 on vähintään 80miljoonaa euroa (80M€).” Hankintayksikkö täsmentää korjausilmoituksella kirjausta lisäyksellä, että mikäli referenssiasiakkaan liikevaihto ei ole määritettävissä (esim. julkishallinnon organisaatiot), voidaan niiden osalta hyväksyä referenssi, jos muut pakolliset vaatimukset täyttyvät. Kyseessä ei ole olennainen muutos osallistumispyyntöön, eikä se laajenna tai muuten muuta hankinnan varsinaista kohdetta. Korjausilmoituksen julkaiseminen ei pidennä tarjousten jättämisen määräaikaa. Hankintayksikkö pyytää tarjoajia huomioimaan, että korjausilmoituksen julkaiseminen kumoaa mahdollisesti jo saapuneet tarjoukset.