Toimitilapalveluiden konsulttipalvelut

Senaatti-kiinteistöt (jäljempänä Tilaaja) hankkii toimitilapalvelut valtion organisaatioille. Palvelut hankitaan pääasiassa Hanselin puite/DPS sopimusten kautta ns. kevennettynä kilpailutuksena. Konsultin tehtävät määritetään projektikohtaisesti toimeksiantosopimuksella. Konsultti laatii kilpailutusasiakirjat ja palvelukuvaukset Senaatin asiakirjamallien perusteella. Pääasiallinen Senaatin palveluista on puhtauspalvelut. Konsultti vastaa kilpailutusprojektin läpiviemisestä yhdessä Senaatin edustajan kanssa. Toimeksianto voi olla kilpailutusprojekti kokonaisuudessaan, sisältäen tarvittavien ilmoitusten, kuten ennakko-, hankinta- ja jälki-ilmoitusten valmistelu, johon sisältyy tarjouspyyntömateriaalin laadinta ja julkaisu (näitä tulee hyvin harvoin, 1-2 sopimuskaudella). Tai kilpailutusprojekti käsittää vain osia kilpailuttamiseen liittyvistä tehtävistä esim. palvelukuvauksen tekeminen, palveluiden esittely tarjoajille ja luovutus- ja aloituskatselmukset. Kilpailutukset toteutetaan Tilaajan asettamien sisällöllisten, laadullisten ja taloudellisten tavoitteiden pohjalta. Kilpailuttaminen tehdään koko prosessin ajan yhteistyössä Tilaajan kanssa ja julkaistava materiaali tulee aina hyväksyttää Tilaajalla ennen julkaisua.

Senaatti-kiinteistöt (jäljempänä Tilaaja) teettää kiinteistöjensä toimitilapalvelujen laadunarviointia säännöllisesti kohteittain vähintään kaksi kertaa vuodessa. Laadunarviointien avulla varmistetaan asiakkaille tuotettavien palvelujen hyvä ja tasainen laatu. Konsultti tekee puhtauspalvelujen laadunarviointia kiertämällä kohdekiinteistöissä tarkastamassa tilojen puhtauspalvelun laadun ja kirjaamalla havaitut puutteet. Laadunarvioinnin tuloksista tehdään raportti tilaajalle ja tarvittaessa myös käyttäjäasiakkaille. Laadunarvioinnissa käytetään Senaatti-Kiinteistöjen laadunarviointimenetelmää. Aula- ja vartiointi- sekä toimistopalvelujen laatua arvioidaan vastaavasti kohdekiinteistöissä Senaatin laadunarviointimenetelmän mukaisesti. Lisäksi Senaatti-Kiinteistöt saattaa tilata konsultilta tähän sopimukseen liittyen muita vastaavia töitä, kuten esim. siivottavuuden arviointia. Toimitilapalvelujen laadunarviointi on osa toimittajien palkkio-sanktio –järjestelmää. Toimittajien laatua arvioidaan myös pikapalkkio-järjestelmän avulla.