Poliisin asetietojärjestelmän toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta

Hankinnan kohteena olevat lisäpalvelut ovat alkuperäiseltä toimittajalta hankittavat lisäpalvelut poliisin uuden asetietojärjestelmän toteutustyöhön. Lisäpalveluina hankitaan asiantuntijapalvelua, joka on alkuperäisen hankintasopimuksen (palvelusopimus) mukaista mutta joka ei kuitenkaan kuulu hankinnan alkuperäiseen laajuuteen. ASKEL-hanke on valmistelemassa uutta kilpailutusta, jossa hankitaan asiantuntijatyötä asetietojärjestelmän kehitystyöhön ensimmäisen tuotantojulkaisun loppuunsaattamiseksi ja järjestelmän jatkokehittämiseen ASKEL-hankkeessa sekä järjestelmän tuotannonaikaiseen tukeen ja ylläpitoon. ASKEL-hankkeen tavoitteena on saada asetietojärjestelmän ensimmäinen tuotantojulkaisu valmiiksi käyttöönottoa varten vuoden 2025 aikana. Lisäpalveluilla mahdollistetaan asetietojärjestelmän toteutuksen jatkuminen nykyisen toimittajan toimesta siten, ettei järjestelmän toteutukseen tule sellaista keskeytystä, joka aiheuttaisi merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia ja olennaisesti haittaisi osaamisen ja tiedon siirtymistä toimittajan vaihtuessa uuden kilpailutuksen myötä. Jos nykyisen toimittajan työ päättyisi ennen kuin tehtävien siirto kilpailutetulle uudelle toimittajalle on saatu kokonaisuudessaan tehtyä, järjestelmän kehitystyö keskeytyisi myös muiden järjestelmän kehitykseen osallistuvien toimittajien ja Poliisihallituksen omien hankehenkilöiden osalta. Tämäkin aiheuttaisi merkittäviä kustannuksia, lisäisi riskiä kehitystyön aikataulun venymiselle ja aiheuttaisi merkittävän riskin kehitystyössä jo saavutetun osaamisen ja tietotaidon menettämiseksi. Hankittavilla lisäpalveluilla varmistetaan myös, että nykyiseltä toimittajalta pystytään tilaamaan tarvittavat avustamisvelvollisuuden piiriin kuuluvat työt toimittajan vaihdoksessa. Välttämättömien lisätöiden kokonaismäärä on enintään 3090 henkilötyöpäivää, ja niiden arvo on yhteensä enintään 1,74 miljoonaa euroa (alv 0 %). Lisäpalveluiden hankinnan kokonaisarvo olisi näin ollen enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta. Lisäpalvelut hankitaan alkuperäisen kilpailutetun palvelusopimuksen (POL-2021-227-Sop) ehdoin.

Poliisihallitus on kilpailuttanut uuden asetietojärjestelmän toteutukseen liittyvät asiantuntijapalvelut julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain (1531/2011, PUTU-laki) 27 §:n mukaisena Poliisin sovelluskehityksen IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn, osa-alue "Java asiantuntijapalvelut", (POL-2018-25029) sisäisenä tarjouskilpailuna. Tarjouskilpailussa hankinnan kohteena olivat poliisin asetietojärjestelmän sovelluskehitykseen liittyvät toteutustyöt sekä järjestelmän tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut. Asetietojärjestelmän kehittämishankkeen (ASKEL-hanke) tavoitteena on: - selkiyttää, yhtenäistää, tehostaa ja automatisoida ampuma-aselain mukaisia lupaprosesseja, - parantaa aseiden ja muiden ampuma-aselain mukaisten luvanvaraisten esineiden elinkaari-ja sijaintitietojen hallintaa, - hyödyntää poliisin tietojärjestelmissä käytettävissä olevia tietoja aiempaa tehokkaammin lupaharkinnassa sekä jakaa lupahallinnon tuottamaa tietoa muun poliisitoiminnan kanssa, - automatisoida tiedonvaihto poliisin muiden järjestelmien kanssa, - parantaa asiakaspalvelun laatua lisäämällä sähköistä asiointia sekä vähentämällä ajanvaraus- ja käyntiasiointitarvetta, - tarjota ase-elinkeinonharjoittajille uusia palveluita ja siten kasvattaa heidän rooliaan aselupamenettelyssä. Poliisihallitus on arvioinut puitejärjestelyn sisäisen tarjouskilpailun tarjouspyynnössä asetietojärjestelmän toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinnan ennakoiduksi arvoksi 2,5-3,5 miljoonaa euroa (alv 0%) ja arvioksi toimitustiimin kokonaistyömäärästä kokonaisuudessaan (pois sulkien ylläpito ja jatkokehitys) 3500-4500 henkilötyöpäivää (htp) koko sopimuskaudella. Palveluiden toimittajaksi valittiin CGI Suomi Oy, jonka kanssa Poliisihallitus on tehnyt 27.9.2021 voimaan tulleen puitesopimukseen perustuvan palvelusopimuksen. PUTU-lain 23 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty. Edellytyksenä on, että lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa alkuperäisestä sopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa tai, vaikka lisäpalveluvoitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Lisäksi edellytyksenä on, että lisäpalvelujen kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta. Asetietojärjestelmän toteutuksen edellyttämien asiantuntijapalveluiden työmäärä on osoittautunut järjestelmän toteutuksen edetessä merkittävästi Poliisihallituksen alun perin arvioimaa suuremmaksi. Töiden etenemiseen ja työmäärään kasvuun ovat vaikuttaneet useat syyt, joita Poliisihallitus ei ole voinut ennakoida alkuperäisen kilpailutuksen ennakoidussa laajuudessa. Lisätyöt ovat kuitenkin välttämättömiä asetietojärjestelmän toteuttamiseksi lainsäädännön ja poliisin toiminnallisten vaatimusten mukaisena. Kun asetietojärjestelmän toteutustyö aloitettiin syksyllä 2021, ei Poliisihallituksen palveluntuottaja pystynyt tarjoamaan poliisille kehitysympäristöä tietojärjestelmän toteutustyötä varten. Jotta toteutustyö päästiin aloittamaan, Poliisihallitus joutui itse toteuttamaan oman pilvikehitysympäristön, ottamaan käyttöön siellä tarvittavat kehitystyökalut sekä luomaan työskentelyyn tarvittavat käytännöt yhdessä asetietojärjestelmän suunnitteluun ja kehittämiseen sekä toteutustyöhön valittujen toimittajien kanssa. Poliisihallituksella ei ollut riittävästi omaa henkilöstöä eikä asiantuntijuutta tähän työhön, joten toimittajien asiantuntijoiden käyttö oli välttämätöntä. Asetietojärjestelmän määrittelytyön edetessä on selvinnyt, että suunnittelu- ja toteutustyön määrä on paljon arvioitua suurempi. Hankkeen edetessä on myös todettu, että Poliisihallituksella ei itsellään ole riittävästi asiantuntemusta tehdä määrittelytyötä loppuun omien asiantuntijoiden toimesta, vaan puuttuvaa asiantuntemusta on jouduttu paikkaamaan CGI Suomi Oy:n asiantuntijoiden työllä ja sen vuoksi tilaamaan palvelusopimuksen mukaista asiantuntijapalvelua ennakoitua enemmän. Asetietojärjestelmä on laaja ja monitahoinen kokonaisuus, jossa säilytetään asiakas-, lupa- ja esine- sekä asetietoja, ja järjestelmän määrittely- ja suunnittelutyössä on huomioitava näiden tietojen väliset riippuvuudet. Järjestelmän perustana on näihin tietoihin liittyvää asiankäsittelyä, joka arkistoidaan sähköisesti. Liittymärajapintoja poliisin ja muiden sidosryhmien järjestelmiin on useita. Järjestelmän tulee tukea ampuma-aselain mukaista toimintaa. Lakiin on vuosien 2019-2024 aikana tullut ja on edelleen tulossa merkittäviä muutoksia mm. aseasioiden sähköiseen asiointiin sekä ase-elinkeinonharjoittajien ilmoitusvelvollisuutta tukeviin toiminteisiin. Näihin toiminteisiin liittyvät tulkinnat ja niiden määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät todelliset työmäärät ovat selvinneet Poliisihallitukselle vasta toteutustyön edetessä. Myös vuonna 2020 voimaan tullut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta on tuonut uusia vaatimuksia järjestelmän määrittelyyn. Tämän työn määrää ei ole pystytty arvioimaan, ennen kuin määrittely- ja toteutustyössä on päästy etenemään. Lisäpalveluiden hankinta ei muuta tehdyn palvelusopimuksen luonnetta, koska tilattavat lisätyöt on jatkumo jo aloitetuista töistä ja kuuluvat alkuperäisen kilpailutuksen toiminnalliseen sisältöön.