TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA -VUOROPUHELUA VARTEN / Asianhallinnan, sähköisen arkistoinnin ja sähköisen asioinnin järjestelmäkokonaisuus

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA -VUOROPUHELUA VARTEN. Tietopyynnön kohteena on Porin kaupungilla esiselvityksessä oleva asianhallinnan sekä sähköisen arkistoinnin kokonaisuuden hankinta sisältäen sähköisen asioinnin, tiedonohjausjärjestelmän, asianhallintajärjestelmän, sähköiset kokoustyötilat, julkaisut, sähköisen allekirjoituksen, sähköisen arkistoinnin, käyttöarkiston ja sopimushallinnan sekä mahdollisuuden integraatioihin ja migraatioihin. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja sekä kerätä toimittajien kommentteja. Tavoitteena on saada kattavasti tietoa mahdollisen tulevan kilpailutuksen toteutuksen tueksi. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle eikä vaikuta tarjoajan asemaan siinä. Tietopyynnössä esitetyt seikat ovat alustavia ja saattavat muuttua hankinnan valmistelun edetessä. Tietopyynnössä saatua palautetta hyödynnetään mahdollisesti tarjouspyynnön valmistelussa. ALUSTAVA AIKATAULU Tilaajan tavoiteaikataulu on: - Tietopyyntöilmoitus tammikuu 2026 - Toimittajien kuulemiset helmi-maaliskuu 2026 TIETOPYYNTÖ Tietopyynnön ja markkinavuoropuhelujen pohjana ovat tässä ilmoituksessa olevat tiedot sekä mahdollisesti myöhemmin tilaajan hankinnan kohteeseen liittyvät tarkentavat kysymykset. -------- ILMOITTAUTUMISOHJE Toimittajan tulee ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua tietopyyntöön vastaamiseen ja markkinavuoropuheluun perjantaihin 30.1.2026 klo 12.00 mennessä, ilmoittautumalla: https://www.lyyti.fi/questions/d727f20774 Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan seuraavat tiedot: - toimittajan yhteystiedot ja yhteyshenkilön sähköpostiosoite - millaisten järjestelmäkokonaisuuksien osalta vuoropuheluun halutaan osallistua - toimittajan parhaat referenssit hankinnan kohteena olevista järjestelmistä. Hankintayksikkö käsittelee vastauksenne luottamuksellisesti. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia toimijoita ja heidän kokemustaan tilaajan suunnitteleman järjestelmäkokonaisuuden osa-alueista. Tietopyynnön vastausten perusteella tilaaja voi jatkaa markkinakartoitusta valitsemallaan tavalla ja olla yhteydessä vastaajiin lisätiedon saamiseksi, mukaan lukien kahdenväliset Teams-keskustelut. Vuoropuhelut on tarkoitus toteuttaa helmi-maaliskuun 2026 aikana. Keskusteluja koskevat mahdolliset lisätiedot toimitetaan kuultaville toimijoille ilmoittautumisen jälkeen. ----- ILMOITUKSEN LISÄTIEDOT Tämä ilmoitus on tietopyyntö markkinakartoitusta ja -vuoropuheluja varten. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tässä ilmoituksessa esitetyt kuvaukset ovat alustavia ja suuntaa antavia hankinnan ennakkotietoja. Tietopyyntö ei velvoita toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Pyydämme huomioimaan, että kaikki materiaali on tarkoitettu ainoastaan tietopyyntöä ja markkinavuoropuhelujen käymistä varten. Markkinavuoropuhelut eivät sido Porin kaupunkia toteuttamaan hankintaa eikä myöskään sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta vastaamisesta tai osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.

TAUSTAA JA TAVOITTEET Porin kaupunki hakee toimittajaa tiedonhallintalain 26 §:n mukaisen asiarekisterille, tiedonohjausjärjestelmälle sekä sähköiselle allekirjoitukselle. Lisäksi Pori hakee toimittajaa sähköisen asioinnin, sähköisen arkiston sekä sopimus- ja dokumenttienhallintajärjestelmille. Tarvittavat järjestelmät voidaan hankkia joko yhdeltä tai usealta eri palveluntuottajalta. HANKINNAN KOHDE PITÄÄ SISÄLLÄÄN SEURAAVAT JÄRJESTELMÄT: 1. Tiedonhallintalain 26 §:n mukaisen asiarekisteri, eli asianhallintajärjestelmä, jolla hallinnoidaan viranomaisen asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja seuraamista eri toimintaprosesseissa Sähke2-suosituksen mukaisesti. 2. Tiedonohjaussuunnitelma, jolla hallitaan asioiden ja asiakirjojen elinkaari metatietojen ja asiakirjallisten prosessikuvausten avulla. 3. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen järjestelmä, joka varmentaa sähköisen asiakirjan sisällön sekä allekirjoittajan henkilöllisyyden. 4. Sähköisen arkiston järjestelmä, johon arkistoidaan tai siirretään säilytettäväksi pitkään tai pysyvästi säilytettävät sekä arkistoitavaksi määritetyt tietoaineistot noudattaen Kansallisarkiston ohjeistusta arkistoitavien tietoaineistojen metatiedottamisesta. 5. Sähköinen asiointi, joka mahdollistaa asioiden hoitamisen digitaalisesti ajasta ja paikasta riippumatta. Palvelussa käyttäjät voivat jättää hakemuksia, ilmoituksia ja palautteita, täydentää aiemmin toimitettuja tietoja sekä vastata täydennyspyyntöihin. Kaupungin käsiteltäväksi saatettu asia voidaan saattaa automaattisesti vireille lomakkeen kautta. Palvelu toimii myös palautekanavana, jota kaupungin asiakaspalvelu ja muut käsittelijät hyödyntävät asioiden käsittelyssä. 6. Sopimustenhallintajärjestelmä, jonka avulla hallinnoidaan kaupungin sopimuskantaa. 7. Dokumenttienhallintajärjestelmä, eli käyttöarkisto, jonka avulla hallinnoidaan asiakirjallisia prosesseja, joita ei kirjata kaupungin asiarekisteriin.