Monetra E63/2025 OSALLISTUMISPYYNTÖ, Taloushallintojärjestelmän hankinta Monetra-konsernille

Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Tarjouskilpailu toteutetaan käyttämällä julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 36 §:ssä tarkoitettua kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintamenettelyn ensimmäisessä vaiheessa toimittajia pyydetään jättämään osallistumishakemukset neuvottelumenettelyyn. Monetra-konserni (jäljempänä ”Tilaaja”) kutsuu tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita ehdokkaita jättämään osallistumishakemuksen kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn. Hankinnan kohteena on taloushallintojärjestelmä tuki- ja oheispalveluineen, asia kuvattu tarkemmin liitteessä "Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus". Hankittavaa järjestelmää käytetään Monetra-konsernin kunta-, kuntayhtymä-, hyvinvointialue- ja osakeyhtiöasiakkaiden taloushallinnon palveluun sekä Monetra-konsernin oman taloushallinnon hoitamiseen. Hankintayksikön asiakkaat, joiden palveluiden tuottamiseen järjestelmää käytetään, eivät ole hankintasopimuksen osapuolia. Hankittava järjestelmä on SaaS-pohjainen järjestelmäkokonaisuus, joka mahdollistaa palvelukeskuskäytön. Hankinnassa haetaan ratkaisua, jolla on julkisella sektorilla käyttäjiä tuotantovaiheessa ja joka tarjoaa laajan valikoiman valmiita julkishallinnon organisaatioille optimoituja taloushallinnon prosesseja, toimintoja ja asetuksia. Hankinnan tavoitteena on toteuttaa ja toimittaa Tilaajalle nykyaikainen taloushallintojär-jestelmäratkaisu, joka tukee laadukasta, tehokasta ja kustannustietoista, mahdollisimman pitkälle automatisoitua talouspalvelutuotantoa. Ratkaisun tulee sisältää valmiita julkishallinnon organisaatioille optimoituja taloushallinnon prosesseja, toimintoja ja asetuksia. Tarkemmin hankinnan kohdetta on kuvattu osallistumispyynnön liitteessä "Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus". Tarjoajien tulee huomata, että hankinnan kohteen kuvaus on alustava ylätason kuvaus eikä se sisällä vähimmäisvaatimuksia. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä Tilaaja neuvottelee vaatimusmäärittelyn ja hankintasopimuksen ehdoista menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on täsmentää vaatimukset ja hankintasopimuksen ehdot siten, että Tilaajan tavoitteet järjestelmäratkaisulle täyttyvät mahdollisimman hyvin. Neuvottelujen avulla tarjoajille pyritään saamaan mahdollisimman hyvä ymmärrys Tilaajan tarpeista ja Tilaajalle vastaavasti tarjoajien ratkaisuista. Osallistumispyynnössä on seuraavat liitteet: Liite 1 Hankinnan kohteen kuvas Liite 2 Referenssilomake

Neuvottelut käydään lähtökohtaisesti Teams-verkkokokouksina. Puheenjohtajana toimii tilaajan edustaja. Tilaisuudet nauhoitetaan ja muistiot tuotetaan tilaajan toimesta tekoälyavusteisesti jälkikäteen nauhoituksen ja transkription perusteella. Muistiot toimitetaan tarkistettavaksi tarjoajan yhteyshenkilölle. Neuvottelut käydään suomeksi, ja Tilaajalla on oikeus vaatia kilpailutukseen liittyviä dokumentteja suomenkielisinä. Tilaaja käyttää ulkopuolista, puolueetonta hankintakonsulttia tukenaan menettelyn läpiviennissä kuten osallistumishakemusten ja tarjousten arvioinnissa. Kyseisen konsultin edustama yritys ei voi osallistua tähän tarjouskilpailuun tarjoajana tai sen alihankkijana missään muodossa. Neuvottelut käydään tarjoajakohtaisesti riippumatta siitä, onko tarjoajalla yksi tai useampia ratkaisuvaihtoehtoja. Tarkemmin asia on kuvattu liitteessä "Liite 2 Referenssilomake". VAIHEET JA ALUSTAVA AIKATAULU: Kilpailullisen neuvottelumenettelyn vaiheet ja alustava aikataulu voi muuttua hankintaprosessin aikana. Alla mainittujen neuvotteluiden lisäksi Tilaaja pidättää mahdollisuuden lisäkierroksille sekä alustavan tarjouspyyntöaineiston kirjallisille kommentointikierroksille ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisua. 1. Hankintaan liittyvien kysymysten määräaika 20.1.2026 klo 12 2. Osallistumishakemusten jättämisen määräaika 9.2.2026 klo 12 3. Päätös kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn valituista ja neuvottelukutsun lähetys vko 10/2026 4. Neuvottelut vkot 12-14/2026 ja vkot 20-21/2026, neuvottelukierroksia on 4, alustava suunnitelma neuvottelujen sisällöistä: Kierros 1 (vko 12): sopimusluonnokset, tietosuoja- ja tietoturva-vaatimukset Kierros 2 (vko 13): järjestelmään liittyvät asiat, mm. toiminnalliset-, tekniset- ja raportointivaatimukset Kierros 3 (vko 14): järjestelmän käyttöönoton vaatimukset ja tuki- ja ylläpitovaatimukset Kierros 4 (vko 20-21): kirjallinen kommentointikierros kaikille materiaaleille (sopimusluonnokset, kaikki vaatimukset, alustava tarjouspyyntö) 5. Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu vko 25/2026 6. Tarjousten jättämisen määräaika vko 32/2026 7. Hankintapäätös tavoite elokuu 2026 8. Sopimusten allekirjoitus syyskuu 2026 9. Ensimmäisen käyttöönottoprojektin aloitus uuteen järjestelmään alustavan aikataulun mukaan 12/2026 alkaen