Ulkoministeriön hankinta- ja kiinteistöoikeudelliset palvelut 2025-2029

Hankintaoikeudellisten palvelujen osalta kyseessä on juridinen tuki ulkoministeriön tai edustustojen hankintojen valmisteluun ja toteutukseen liittyen. On mahdollista, että osa-alueelle valittuja toimittajia hyödynnetään myös ulkoasiainhallinnon hankintatoimen kehittämisessä ja tuessa eri muodoissa. Palvelukokonaisuus sisältää myös yleistä oikeudellista neuvontaa kuten esimerkiksi rahoitussopimuksien yms käsittelyä, mutta myös muuta ennalta määrittelemätöntä oikeudellista asiantuntijapalvelua. Osa-alueelle valitaan kaksi toimittajaa.

Asiakas tilaa palvelua toimittajalta seuraavien menettelytapojen mukaisesti: 1. Pienissä toimeksiannoissa (esim. yksittäinen kysymys), voidaan palvelu tilata puhelimitse tai sähköpostilla. Asiakkaan sopimusyhteyshenkilö ilmoittaa toimittajalle henkilöt, joilla on oikeus tilata palvelua puhelimitse tai sähköpostitse. Näiden henkilöiden osalta laskutus on määritelty sopimuksen teknisessä kansilehdessä ja laskutus toteutetaan viittaamalla VSK1-alkuiseen tiliöintiviitteeseen. 2. Tilaus Handi-palvelua käyttäen. Asiakas määrittää a) palvelun tarpeen ja toimeksiannon kohteen; b) asiakkaan toivoman aikataulun; c) v-alkuisen tilausnumeron, johon liittyen laskutusosoite ml. laskussa viitattava tilausnumero ja projektinumero/projektin nimi. Toimittaja voi vahvistaa toimeksiannon ja ilmoittaa tarkennuksen aikatauluun. 3. Toimeksiantosopimuksessa asiakas määrittää palvelun tarpeen ja toimittaja arvioi tähän käytettävän työmäärän, jonka jälkeen molempien erikseen dokumentoidusti hyväksymässä erillisessä toimeksiantosopimuksessa määritellään a) toimeksiannon toteuttajat ja yhteyshenkilöt molempien osapuolien osalta; b) toimeksiannon kohde; c) toimeksiannon toteuttamissuunnitelma mahdollisine vaiheineen, arvioituine aikamääreineen ja työmäärineen ja d) laskutusosoite ml. laskussa viitattava tilausnumero ja projektinumero/projektin nimi. 4. Asiakkaan halutessa tai toimeksiannon ennakoidun arvon ollessa 50 000 euroa tai enemmän ilman arvonlisäveroa asiakas järjestää kevennetyn kilpailutuksen. Asiakas vahvistaa määräajan, joka on riittävän pitkä tarjousten jättämistä varten. Asiakas valitsee parhaan tarjouksen kevennetyn kilpailutuksen yhteydessä mainituilla perusteilla.

Kiinteistö- ja rakennusjuridiikan osalta tuki liittyy ulkoministeriön kiinteistöyksikön (HAL-61) vastuulla oleviin Suomen ulkomaanedustustojen kiinteistöihin, sekä Suomen valtion ulkomailla olevien, UM:n hallinnoimiin instituutteihin sekä näyttelykäytössä oleviin kohteisiin. Tehtävät kohdistuvat kaikkiin kiinteistö- ja rakennusoikeudellisiin kysymyksiin liittyen mm. vuokrasopimuksiin, osto- ja myyntisopimuksiin, urakkasopimuksiin, erilaisiin rakennusteknisiin lupaprosesseihin, paikallisten agenttien ja konsulttien sopimuksiin yms. Omina kokonaisuuksinaan myös kiinteistöjohtamisen- ja talouden järjestelmät ja palvelusopimukset sekä kehittämistehtävät, kuten päätöksentekomallin tuottaminen. Sopimuksissa sovelletaan pääsääntöisesti FIDIC-ehtoja. Kiinteistö- ja rakennusjuridinen osaaminen ei liity Suomessa toteutettaviin hankkeisiin, vaan Suomen ulkomaanedustustoissa maailmalla toteuttaviin rakennusurakoihin, joissa sopimukset laaditaan pääasiassa paikallisesti, toimitilojen ja edustustojen päälliköiden virka-asuntojen vuokrauksia koskevat paikallisesti tehtävät vuokrasopimukset, kiinteistöjen ja huoneistojen osto- ja myyntisopimukset. Näissä valittu toimija tekee yhteistyötä tilaajan järjestämän paikallisen lakimiehen ja/tai lakitoimiston kanssa. Hankkeissa, jotka ovat kokonaisuutena edustuston rakennusurakka, niin valittuja toimittajia voidaan hyödyntää antamaan tukea kilpailutusprosessiin ja rakennusurakkaan määritellyn ja rajoitetun kokonaisuuden osalta. On myös mahdollista, että valittuja toimittajia voidaan hyödyntää antamaan tukea kokonaisratkaisun tai laajan kokonaisuuden osalta. On huomioitava, että edustustoa koskeva rakennusurakka voi sisältää rakennusurakan tukea. Rakennusurakka ymmärretään tässä kuitenkin laajasti ja tässä annettava tuki voi varsinaisen rakennusurakan lisäksi sisältää tavanomaista palvelu- tai tavarahankintaa sekä mahdollisesti turvaluokiteltua tietoa sisältäviä kokonaisuuksia. Tarve jakautuu seuraaviin kokonaisuuksiin: - kanslioiden ja virka-asuntojen vuokrasopimukset, omistuskohteiden sopimusasiat; paikallisten agenttien ja konsulttien sopimukset, kiinteistöjohtamisen- ja talouden järjestelmät ja palvelusopimukset, kehittämistehtävät (kuten päätöksentekomallin tuottaminen). - puitesopimuskilpailutukset;,minikilpailutukset;, tarjouskilpailut suunnittelu ja konsulttipalvelut sekä urakat; palvelusopimuksien kilpailuttaminen; kehittämistehtävät (kuten päätöksentekomallin tuottaminen). Osa-alueelle valitaan yksi toimittaja.

Asiakas tilaa palvelua toimittajalta seuraavien menettelytapojen mukaisesti: 1. Pienissä toimeksiannoissa (esim. yksittäinen kysymys), voidaan palvelu tilata puhelimitse tai sähköpostilla. Asiakas ilmoittaa toimittajalle henkilöt, joilla on oikeus tilata palvelua puhelimitse tai sähköpostitse. Näiden henkilöiden osalta laskutus on määritelty sopimuksen teknisessä kansilehdessä ja laskutus toteutetaan viittaamalla VSK1-alkuiseen tiliöintiviitteeseen. 2. Tilaus Handi-palvelua käyttäen. Asiakas määrittää a) palvelun tarpeen ja toimeksiannon kohteen; b) asiakkaan toivoman aikataulun; c) v-alkuisen tilausnumeron, johon liittyen laskutusosoite ml. laskussa viitattava tilausnumero ja projektinumero/projektin nimi. Toimittaja voi vahvistaa toimeksiannon ja ilmoittaa tarkennuksen aikatauluun. 3. Toimeksiantosopimuksessa asiakas määrittää palvelun tarpeen ja toimittaja arvioi tähän käytettävän työmäärän, jonka jälkeen molempien erikseen dokumentoidusti hyväksymässä erillisessä toimeksiantosopimuksessa määritellään a) toimeksiannon toteuttajat ja yhteyshenkilöt molempien osapuolien osalta; b) toimeksiannon kohde; c) toimeksiannon toteuttamissuunnitelma mahdollisine vaiheineen, arvioituine aikamääreineen ja työmäärineen ja d) laskutusosoite ml. laskussa viitattava tilausnumero ja projektinumero/projektin nimi. Toimittaja sitoutuu siihen, että tilausmenettely toteutetaan sähköisesti asiakkaan tätä tarkoitusta varten toimittajalle veloituksetta luovuttamalla järjestelmällä. Toimittajan tulee asiakkaan erikseen pyytäessä antaa ulkoministeriön kiinteistö- ja hankintapalveluyksikön edustajalle tiedot toteutettujen ja käynnissä olevien toimeksiantojen edistymisestä ja tehdyistä työtunneista ilman erillistä laskutusta.