Vainajien kuljetuspalvelut ja niihin liittyvät palvelut

Hankinnan kohteena ovat Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveyspalvelutuotantoa palvelevat vainajien kuljetuspalvelut. Palvelun tulee täyttää tarjouspyynnön ja sen liitteissä mainitut vaatimukset. Palveluiden tulee olla käytössä vuoden jokaisena päivänä ympärivuorokautisesti. Palveluita käytetään pääsääntöisesti klo 07–21 välisenä aikana. Kello 21–07 välisenä aikana tarvittavia vainajien kuljetuksia tai muita palveluita arvioidaan olevan vähäinen määrä. Vainajien kuljetuspalvelu sisältää palvelukuvauksen vaatimusten mukaisen palvelun: • vainajien kuljetuspalvelut, • tarvittaessa rituaalipesujen valvonta Tilaajan osoittamassa toimipisteessä, • kuljetukset lääketieteelliseen ruumiinavaukseen Helsinkiin sekä kuljetukset ruumiinavauksesta takaisin Tilaajan osoittamaan säilytystilaan. Vainajien näyttöpalvelut eivät kuulu tämän sopimuksen mukaisiin varsinaisiin palveluihin. Sairaalassa ennen vainajan noutoa tapahtuvat omaisten katselut ovat tilaajan omaa toimintaa. Arkutuksen jälkeen tapahtuvat vainajan näytöt ovat omaisten ja hautaustoimiston välisiä järjestelyjä, eikä tilaaja osoita tähän erillisiä toimipisteitä. Oikeuslääketieteellistä kuolemansyyn selvittämistä varten viranomaisen määräyksestä toteutettavat kuljetukset (poliisin tai muun toimivaltaisen viranomaisen vastuulla ja valtion kustannuksella) eivät kuulu tämän kilpailutuksen ja sopimuksen piiriin. Tarjouspyynnössä pyydetään tarjoajia ilmoittamaan optiohinnat sellaisille palveluille, jotka eivät kuulu hankinnan kohteeseen tai sopimuksen mukaisiin pakollisiin palveluihin. Optiopalvelut eivät ole osa hankinnan kohdetta, eikä niiden hinnoittelua huomioida tarjousten vertailussa tai pisteytyksessä. Optiohintojen ilmoittaminen on edellytys tarjouksen jättämiselle, ellei tarjouspyynnössä yksittäisen optiopalvelun osalta erikseen toisin todeta. Tilaajalla on oikeus ottaa optiopalvelu käyttöön sopimuskauden aikana erikseen ilmoitettavalla tavalla ja aikataululla. Optiopalvelujen käyttöönotto ei ole varmaa, eikä tilaaja sitoudu niiden tilaamiseen. Kuljetukset lääketieteelliseen ruumiinavaukseen Helsinkiin ja ruumiinavauksesta takaisin kuuluvat hankinnan piiriin. Mikäli vainaja toimitetaan lääketieteelliseen ruumiinavaukseen esimerkiksi Helsingin yliopistollisen sairaalan tai muun viranomaisen osoittamaan yksikköön, palveluntuottaja vastaa kuljetuksesta noutopaikan osa-aluejaon mukaisesti ja hinnoittelu määräytyy tämän palvelunkuvauksen mukaisesti. Kuljetus ruumiinavauksesta takaisin tilaajan osoittamaan säilytystilaan kuuluu myös palveluntuottajan tehtäviin. Hankinta on jaettu kahteen (2) osa-alueeseen: 1) Nurmijärvi ja Hyvinkää 2) Tuusula, Järvenpää ja Mäntsälä/Pornainen Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhdelle tai kumpaankin osa-alueeseen. Kumpikin osa-alue kilpailutetaan ja pisteytetään erikseen. Kummankin osa-alueen sopimus tehdään sen tarjoajan kanssa, jonka tarjous on kyseisellä osa-alueella tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti vertailussa paras. Sama tarjoaja voi voittaa sopimukset kummastakin osa-alueesta. Palvelua tulee olla saatavilla vuoden jokaisena päivänä ympäri vuorokauden. Tarvetta esiintyy pääasiassa klo 07–21 välillä. Yöaikaiset kuljetukset (klo 21–07) ovat harvinaisempia. Kuljetusmatkalla tarkoitetaan siirtoa vainajan noutopisteestä määränpäähän. Kuljetusvastuu määräytyy aina noutopaikan mukaan riippumatta säilytystilan sijainnista. Tämä koskee myös kuntarajat ylittäviä kuljetuksia. Esimerkki: Mikäli vainaja noudetaan Mäntsälästä ja kuljetetaan Nurmijärvelle, vastaa kuljetuksesta osa-alue 2:n (Tuusula–Järvenpää–Mäntsälä/Pornainen) palveluntuottaja, koska Mäntsälä kuuluu kyseiseen osa-alueeseen. Jos kuljetus sisältää kaksi erillistä siirtoa (esimerkiksi kuoleman toteaminen ja sen jälkeinen siirto säilytystilaan), maksetaan palveluntuottajalle kahden kuljetuksen mukainen korvaus. Palvelut toteutuvat pääosin Keski-Uudenmaan alueella, lähikunnissa ja muualla Uudellamaalla. Vainajat kuljetetaan tilaajan osoittamaan lähimpään vapaana olevaan säilytystilaan. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn kuljetusvolyymiin eikä myönnä palveluntuottajalle yksinoikeutta kaikkiin vainajakuljetuksiin. Tilaaja pidättää oikeuden tuottaa kuljetuksia myös omana toimintanaan, tehdä erillisiä hankintoja esimerkiksi kapasiteettisyistä, poikkeustilanteissa tai logistisista syistä, tai kilpailuttaa sopimuskauden aikana erikseen sellaisia kuljetustarpeita, joita ei voida tarkoituksenmukaisesti toteuttaa tämän sopimuksen puitteissa. Tämä kilpailutus ei sulje pois mahdollisuutta kilpailuttaa esimerkiksi tilapäisiä reittejä tai lisäkapasiteettia edellyttäviä kuljetuskokonaisuuksia, jos siihen on perusteltu tarve. Tilaajan arvio vainajakuljetusten kokonaiskustannuksista on viime vuosien toteumien perusteella noin 220 000 euroa vuodessa (arvio, kustannukset ovat vaihdelleet vuosittain). Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään, vaan hankkii palvelua tarpeensa mukaan. Palveluntarve voi kasvaa tai vähentyä käyttäjien tarpeiden, palvelurakenteen tai lainsäädännön muutosten seurauksena. Näillä muutoksilla voi olla vaikutusta palveluntuottajan laskutettavaan euromäärään joko nostavasti tai laskevasti. Palveluntuottajan tulee varautua volyymin ja reittien vaihteluun koko sopimuskauden ajan. Palvelun tulee olla laadukasta ja toteutettua suomen kielellä sekä tarvittaessa tyydyttävällä ruotsin kielellä. Hankinnan sisältöä on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tavoitteena on palveluntuotannon aloittaminen 1.3.2026. Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Palveluntuottajan tulee täyttää tässä sopimuksessa ja sen liitteissä asetetut vaatimukset so-pimuksen allekirjoitushetkellä sekä koko sopimuskauden ajan. Määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, ajalla 1.3.2026–28.2.2028. Mikäli sopimusta ei irtisanota kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen määräaikaisen sopimuskauden päättymistä, sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana ilman erillistä optiokautta. Toistaiseksi voimassa olevalla jatkokaudella tilaajan irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta ja palveluntuottajan irtisanomisaika kaksitoista (12) kuukautta. Tilaaja kilpailuttaa palvelun uudelleen viimeistään kuuden (6) vuoden kuluessa sopimuksen alkamisesta, ellei lainsäädännön tai markkinatilanteen muutokset edellytä kilpailuttamista aikaisemmin.