Sopimusmuutos / Yleisradio Oy - IT-konsultointi 2023-2028 (DPS) - Teknologia- ja infrastruktuurikehityspalvelut - Dataminer IT-arkkitehti

Yleisradio Oy (myöhemmin myös Yle) on hankkinut IT-arkkitehti asiantuntijapalveluita tukemaan Ylen mediapalveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmän, Dataminerin, kehitystä sopimuskaudelle 3.2.2025 - 31.7.2025. Ylellä oli mahdollisuus jatkaa sopimuskautta yhdellä enintään kuuden (6) kuukauden mittaisella optiokaudella, jonka Yle on ottanut käyttöön. Hankinta tehtiin Hansel Oy:n perustaman IT-konsultointi 2023–2028 dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Sopimuksen arvo jäi alle hankintalain 26 § mukaisen EU-kynnysarvon.

Dataminer-järjestelmä on Ylen mediapalveluiden tarpeisiin syvällisesti räätälöity järjestelmä ja se toimii keskeisenä komponenttina mediapalveluiden operoinnissa. Kipinä Software Oy:n IT-arkkitehti on hankkeen aikana kerryttänyt ainutlaatuisen ja yksityiskohtaisen teknisen sekä toiminnallisen ymmärryksen Ylen spesifistä Dataminer-ympäristöstä, sen integraatioista, datasta ja tietovirroista. Tämän hiljaisen tiedon siirtäminen uudelle asiantuntijalle on käytännössä erittäin hidasta ja asetettuun aikatauluun nähden omaksumisen onnistuminen uuden tekijän osalta riskialtista. Sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi väistämättä kuukausien mittaisen perehdytysjakson, jonka aikana kehitystyö hidastuisi tai pysähtyisi, mikä vaarantaisi hankkeelle asetetut tavoitteet. Lisäksi uuden IT-arkkitehdin perehdytys ja aiemmin tehtyyn suunnittelutyöhön tutustuminen viivästyttäisi kriittisessä automaation käyttöönoton vaiheessa olevaa hanketta. Dataminerin kehitykseen linkittyvien hankkeiden sekä teknologiakehityksen viivästymiset on tunnistettu merkittäväksi riskiksi. Dataminer-kehitys on sidoksissa Ylen Live-operaatiokeskuksen uudistukseen, ja viiveet tässä hankkeessa heijastuisivat suoraan muihin strategisiin hankkeisiin aiheuttaen ketjureaktion ja lisäkustannuksia. Uuden asiantuntijan tulisi käyttää merkittävä määrä laskutettavaa aikaa perehtyäkseen järjestelmän tekniseen suunnitelmaan, dokumentaatioon ja sidosryhmärakenteeseen. Alkuperäisen hankinnan taustatiedoissa todetaan, että "Ylen Live-operaatiokeskuksen uusintaprojekti voi aiheuttaa muutoksia ja lisävaatimuksia, joihin Asiantuntijan tulee pystyä sopeutumaan". Vaikka muutosten mahdollisuus tunnistettiin, niiden riippuvuustekijät, tekninen sisältö ja tarkka aikataulu eivät olleet hankintaa tehdessä täysin ennakoitavissa. Tarve jatkaa nykyisen palveluntuottajan IT-arkkitehdin kanssa on korostunut teknologisen ympäristön riippuvuuksien ja tehokkaan muutoshallinnan takaamisen sekä ylimääräisten riskien poistamisen kautta. Muutos ei vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen, vaan varmistaa sen alkuperäisten tavoitteiden saavuttamisen. Edellä mainituista syistä sopimusta nykyisen palveluntuottajan kanssa tulisi jatkaa 31.7.2026 saakka, jotta voidaan varmistaa hankkeen etenemisen katkeamattomuus. Jatkamalla sopimusta nykyisen palveluntuottajan kanssa Yle pyrkii varmistamaan edellytykset hankkeen tavoitteiden mukaiselle etenemiselle ja budjetille. Näin Yle tulee välttämään merkittävät taloudelliset ja tekniset riskit, jotka liittyvät uuden henkilön perehdyttämiseen kesken kriittisen kehitysvaiheen. Yle päättää jatkaa sopimusta “IT-arkkitehti Ylen mediapalveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmän (Dataminer) kehitykseen” (sopimuksen tunniste 2025.168.1) Kipinä Software Oy:n kanssa ajalle 1.2.2026-31.07.2026. Alkuperäisen sopimuksen arvo oli 187 500 € (alv 0%) ja Ylellä on tarve tehdä aikaisempaan hankintaan liittyen lisä- ja täydennyshankintoja siten, että sopimusmuutoksen arvo on enintään 93 750 € (alv 0%). Näin ollen sopimusmuutoksen arvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Alkuperäisen sopimuksen ja sopimusmuutoksen yhteenlaskettu arvo ylittää hankintalain 26 § mukaisen EU-kynnysarvon.

Muutos koskee sopimuskauden jatkamista. Sopimusta jatketaan nykyisen palveluntuottajan kanssa, koska sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole tässä hankkeen kriittisessä vaiheessa mahdollista ilman, että siitä aiheutuisi hankintayksikölle merkittävää haittaa ja kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä. Lisäksi Yle haluaa huolellisella valmistelulla varmistaa sen, että hankkeelle saadaan laadukas ja tarkoituksenmukainen lopputulos siten ettei hanke myöhästy merkittävästi aikataulusta.