OSALLISTUMISPYYNTÖ: Etähoitojärjestelmä kotiin tuotettaviin hoivapalveluihin

Helsingin kaupungin palvelukeskusliikelaitos (jäljempänä "Palvelukeskus Helsinki" tai "hankintayksikkö") pyytää ehdokkaita toimittamaan osallistumishakemuksensa hankintalain 36 § mukaiseen kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on Palvelukeskus Helsingin kotiin tuotettavissa hoivapalveluissa käyttämä etähoitojärjestelmä ohjelmistopalveluna. Hankinnalla tavoitellaan valmistuotepohjaista ohjelmistoratkaisua, joka on jo tuotantokäytössä. Hankinnan kohde ja sitä koskevat alustavat vaatimukset on kuvattu osallistumispyynnön liitteissä. Potentiaaliset toimittajat voivat arvioida halukkuuttaan osallistumishakemuksen jättämiseen tutustumalla liitteissä ilmoitettuihin Palvelukeskus Helsingin etähoitojärjestelmän hankintaa koskeviin tavoitteisiin ja osallistumispyynnössä esitettyihin ehdokkaiden valintakriteereihin. Osallistumishakemuksen yhteydessä ehdokkaiden tulee palauttaa täytettyinä ESPD-lomake, siinä mainittu Alfa Rating- tai vastaava raportti sekä liite A "Pakolliset ja pisteytettävät referenssit". Osallistumispyynnön muut liitteet antavat käsityksen hankinnan tavoitteista, kokonaisuudesta ja ne ovat osana hankintaa koskevia neuvotteluita. Hankinnan kohdetta kuvaavia asiakirjoja tullaan muuttamaan, täsmentämään ja lisäämään hankintaprosessin kuluessa. Hankintaa koskevien neuvotteluiden tarkoituksena on neuvotella lopullisiin hankinta-asiakirjoihin asetettavista vaatimuksista, ratkaisuvaihtoehdoista ja sopimusehdoista siten, että Palvelukeskus Helsingin etähoitojärjestelmän hankinnalle asetetut tavoitteet voidaan hankintamenettelyn ja lopullisen tarjouspyynnön tuloksena saavuttaa kilpailuolosuhteita hyödyntäen. Hankintayksikkö toimittaa hankintamenettelyn neuvotteluvaiheeseen valittaville ehdokkaille tarjouspyyntömateriaalin luonnoksia neuvottelujen tueksi ja pyytää niihin kirjallisia vastauksia. Hankintayksikön alustavasti esittämät tiedot tai ehdokkaiden toimittamat tiedot eivät sido osapuolia. Alustavia asiakirjoja käytetään neuvotteluvaiheen aikaiseen tiedonvaihtoon ja soveltuvien ratkaisuvaihtoehtojen kartoittamiseen lopullista tarjouspyyntövaihetta varten. Neuvotteluissa mukana olevien ehdokkaiden tai ratkaisujen määrää ei rajoiteta neuvottelujen aikana. Hankintayksikkö laatii lopullisen tarjouspyynnön neuvottelujen perusteella muodostettavasta ratkaisusta ja pyytää ehdokkaita jättämään siitä lopullisen tarjouksen. Hankintalain esitöissä todetulla tavalla kilpailullista neuvottelumenettelyä käyttäessään hankintayksikkö voi määritellä hankinnan sisältöä koskevat vaatimukset hankintamenettelyn aikana esitettyjen ratkaisuehdotusten perusteella. Alustavien suunnitelmien mukaan neuvottelut sisältävät 1-2 neuvottelukierrosta ja kirjallisia kommentointikierroksia. Hankintayksikkö varaa oikeuden järjestää enemmän tai vähemmän neuvottelukierroksia. Hankintayksikkö pidättää oikeuden laatia muistiot neuvotteluista. Neuvottelut käydään suomeksi ja lähtökohtaisesti Teams -palavereina. Hankintamenettelyyn osallistumisesta tai tarjouksen laadinnasta ei makseta ehdokkaille korvausta. Palvelukeskus Helsinki valitsee hankintamenettelyn päätteeksi yhden toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Osallistumishakemuksissa, tarjouksissa, neuvotteluissa, sopimuksessa ja hankinnan toteuttamiseen liittyvissä projekteissa käytettävänä kielenä on suomen kieli. Neuvotteluihin valitaan enintään kolme ehdokasta tämän osallistumispyynnön valinta- ja vertailuperusteiden mukaisesti. Tarvittaessa neuvotteluihin voidaan valita myös vähemmän ehdokkaita, mikäli soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme. Mikäli soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin kolme, valitaan neuvotteluihin osallistuvat ehdokkaat siten, että liitteen A "Pakolliset ja pisteytettävät" referenssit perusteella kolme eniten pisteitä saavuttanutta ehdokasta valitaan neuvotteluihin. Referenssien pisteytystapa on kerrottu liitteessä. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa ehdokkaan ilmoittamat referenssit. Todennetut puutteet voivat vaikuttaa pisteytykseen. Jos ehdokkaiden vertailu johtaisi tasapisteisiin siten, että kaksi tai useampia ehdokkaita saavat samat pisteet eikä kolmea eniten pisteitä saanutta ehdokasta kyettäisi näin ollen määrittämään, huomioidaan ehdokkaiden luottoluokitus (Alfa Rating) ehdokasvalinnassa siten, että se ehdokas valitaan, jolla on korkeampi luottoluokitus. Mikäli luottoluokituksissa ei ole eroa, suoritetaan neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden valinta tasapisteisiin saaneiden ehdokkaiden kesken arpomalla. Neuvotteluihin voidaan valita vain sellainen ehdokas, joka täyttää ehdokkaiden soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset. Ehdokkaiden valinnasta neuvotteluihin tehdään kirjallinen päätös, joka annetaan tiedoksi kaikille osallistumishakemuksen jättäneille.

HANKINTAMENETTELYN KULKU 1. Osallistumisvaihe, jossa hankintayksikkö pyytää tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita toimijoita jättämään osallistumishakemuksen hankintamenettelyyn. 2. Hankinnasta kiinnostuneet ehdokkaat jättävät hankintayksikölle osallistumishakemuksen. 3. Hankintayksikkö tarkistaa ehdokkaiden soveltuvuuden vähimmäisvaatimusten täyttymisen ja valitsee neuvotteluihin enintään kolme ehdokasta tässä osallistumishakemuksessa kuvatuin valintaperustein. 4. Hankintayksikkö lähettää neuvottelukutsun menettelyyn valituille ehdokkaille. 5. Hankintayksikkö pitää valittujen ehdokkaiden kanssa neuvottelut. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarjouspyyntöä koskeviin ja muihin tarjousmenettelyn muutoksiin neuvotteluvaiheen osalta, kuitenkin siten, että hankintamenettely noudattaa kilpailullisen neuvottelumenettelyn kulkua siten kuin hankintalain 37 §:ssä on määritelty. Hankintayksikkö voi muun muassa neuvotteluvaiheen aikana antaa ehdokkaille kirjallisia toimeksiantoja ja toimittaa tarjouspyyntöluonnoksen kommentoitavaksi ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisua. 6. Lopullinen tarjouskilpailuvaihe, jolloin hankintayksikkö pyytää tarjoajilta neuvotteluiden jälkeen lopulliset tarjoukset lopullisen tarjouspyynnön perusteella. 7. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen lopullisten tarjousten perusteella lopullisessa tarjouspyynnössä esitettyjen arviointi- ja vertailuperusteiden mukaisesti.