Hankintapäätös valtioneuvoston asianhallintajärjestelmän P360°-tuotteen ohjelmistoversion 5.18 jatketun tuen ja ylläpidon suorahankinnasta

Hankinnan kohteena on valtioneuvoston, sen ministeriöiden, oikeuskanslerin viraston ja tasavallan presidentin kanslian käyttöön hankitun valtioneuvoston asianhallintajärjestelmän (VAHVA) P360°-tuotteen ohjelmistoversion 5.18 jatkettu ohjelmistotuki ja ylläpito tuotetuen päättymisen jälkeen. Valtioneuvostolla, sen ministeriöillä, oikeuskanslerin virastolla ja tasavallan presidentin kanslialla on käytössään yhteinen asianhallintajärjestelmä VAHVA, jonka ensimmäinen käyttöönotto tehtiin huhtikuussa 2018. Valtioneuvostossa kaikki viralliset, julkiset, salassa pidettävät ja korkeintaan TL IV -turvallisuusluokitellut asiakirjat tulee rekisteröidä ja laatia tai tallentaa VAHVA-asianhallintajärjestelmään. Järjestelmää käytetään myös EU-aineistojen ja valtioneuvoston päätöksentekoaineistojen käsittelyssä. Tietoevry Finland Oy (Toimittaja) takaa nykyisen palvelusopimuksen mukaisesti ohjelmistoversion tuen ja ylläpidon vähintään 24 kuukauden ajan kyseisen ohjelmistoversion saataville tulosta Suomessa. Tietoevry Finland Oy:ltä on 7.4.2025 saatu ilmoitus P360°-tuotteen ohjelmistoversion 5.18 tuen ja ylläpidon päättymisestä. Ilmoituksen mukaan ohjelmistoversio 5.18 tuli saataville Suomessa 18.1.2024 ja Toimittajan ohjelmistotuki päättyy siten 17.1.2026. Versio 5.18 on nykyisen P360°-tuotesarjan 5 viimeinen versio.

Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan 40 ja 41 §:ssä säädetyin edellytyksin. Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2-kohdan mukaan teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Valtioneuvoston asianhallintajärjestelmän P360°-tuotteen ohjelmistoversion 5.18 tuen ja ylläpidon voi toteuttaa vain Tietoevry Finland Oy. P360° on Tietoevry Finland Oy:n kehittämä ja ylläpitämä ns. suljettu ohjelmistotuote, jota voi kehittää ja ylläpitää vain ja ainoastaan Tietoevry Finland Oy. Valtioneuvoston, sen ministeriöiden, oikeuskanslerin viraston ja tasavallan presidentin kanslian käytössä olevan version normaalin tuen päättyessä ei ole mahdollista hankkia ohjelmistotukea miltään muulta taholta. Tietoevry Finland Oy on ilmoittanut valtioneuvoston kanslialle ehdoista, joiden mukaisesti se on valmis päivittämään ohjelmistoversion tuotteen uudempaan tuotesarjan versioon. VNK näkee tarkoituksenmukaiseksi pysyä nykyisessä 5-tuotesarjassa, koska seuraavaa tuotesarjaa ei voi ottaa Toimittajan ilmoituksen mukaan käyttöön tavanomaisena versiopäivityksenä, vaan käyttöönotto edellyttää EU-kynnysarvon ylittävää hankintaa. VNK ja Tietoevry Finland Oy ovat käyneet syksyn 2024 ja talven 2025 aikana sopimusneuvotteluja tilanteen ratkaisemiseksi. Tietoevry Finland Oy on ilmoittanut edellyttävänsä versiopäivitykseen liittyen nykyisen palvelusopimuksen ylittäviä ehtoja. Tämän takia valtioneuvoston kanslian on kilpailutettava asianhallintaratkaisu kokonaisuudessaan uudelleen. Kilpailutuksen valmistelu on käynnistetty, mutta kilpailutus ja nykyratkaisun korvaavan ratkaisun (ohjelmistoversion 5.18 korvaava versio tai uusi asianhallintajärjestelmä) käyttöönotto vievät arvion mukaisesti vähintään kolme vuotta. On välttämätöntä, että korvaavan ratkaisun käyttöönoton aikana Toimittaja jatkaa nykyisen ohjelmistoversion 5.18 tukea ja ylläpitoa. Neuvottelujen lopputuloksena Tietoevry Finland Oy on tarjoutunut tuottamaan valtioneuvoston kanslialle P360°-tuotteen version 5.18 jatkettua rajattua tukea ja ylläpitoa 31.12.2027 asti. Neuvotteluissa on yhteisesti todettu tahtotila sopia lisäksi rajatusta tuen ja ylläpidon jatkosta ainakin 31.12.2028 asti.