Turvallisen viestinnän palvelu 2025–2032 (DPS)

Istekki Oy pyytää osallistumishakemuksia dynaamisen hankintajärjestelmään (DPS), jonka kohteena on Turvallisen viestinnän palvelu. DPS:n kohde on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä Dynaamisen hankintajärjestelmän kohde. Dynaamisen hankintajärjestelmä on jaettu 12 eri koriin (osa-alueeseen): 1: Turvaposti: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 2: Roskapostin edustasuodatus: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 3: DMARC-raportointi: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 4: Sähköpostin suojaus: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 5. Turvalomakkeet: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 6. Turvallinen työtila: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 7. Turvallinen pikaviestintä: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 8. Turvallinen tiedostonsiirto: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 9. Kriittinen viestintä: teknologia, lisenssit, alustapalvelut ja valmisratkaisut 10. Määrittelemätön hankintakori - tarkentuu myöhemmin 11. Määrittelemätön hankintakori - tarkentuu myöhemmin 12. Määrittelemätön hankintakori - tarkentuu myöhemmin Ehdokas voi hakeutua koreihin 1-9. Määrittelemättömiin koreihin 10-12 ei voi perustamisvaiheessa hakeutua. Istekki Oy varaa mahdollisuuden perustaa korit 10-12 dynaamisen hankintajärjestelmän voimassaoloaikana. Korit 10-12 voivat sisältää Turvallisen viestinnän palvelun teknologioita, lisenssejä, alustapalveluita ja valmisratkaisuja. Korien 10-12 tarkoitus on mahdollistaa joustava reagointi Turvallisen viestinnän palveluiden markkinakehitykseen ja teknologisiin muutoksiin. Dynaamiseen hankintajärjestelmään voivat hakea tarjoajaksi kaikki sellaiset ehdokkaat, jotka täyttävät ESPD-lomakkeella ja osallistumispyynnöllä ilmoitetut soveltuvuusvaatimukset. Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytään kaikki ehdokkaat, jotka täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset. Kaikki kiinnostuneet ehdokkaat voivat koko dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajan pyytää oikeutta osallistua dynaamiseen hankintajärjestelmään. Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttävien ehdokkaiden määrää ei ole rajoitettu. Ehdokas hakeutuu dynaamiseen hankintajärjestelmään jättämällä osallistumishakemuksen. Istekki Oy voi halutessaan lyhentää tai pidentää dynaamisen hankintajärjestelmän kestoa julkaisemalla siitä hankintailmoituksen. Istekki Oy voi myös korottaa hankinnan arvoa julkaisemalla siitä hankintailmoituksen. Dynaaminen hankintajärjestelmä on perustamisvaiheen jälkeen vuosittain suljettuna heinäkuun ajan. Lisäksi Istekki Oy pidättää itsellään oikeuden sulkea tilapäisesti osallistumishakemuksien jättämisen dynaamiseen hankintajärjestelmään sen voimassaolon aikana (esim. loma-ajat). Tänä aikana ei järjestetä kilpailutuksia dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä.

Dynaamisen hankintajärjestelmän ennakoitu kokonaisarvo on enintään 6 000 000 euroa (ilman arvolisäveroa). Arvio on alustava ja perustuu osallistumispyynnön julkaisuhetkellä tiedossa olevaan hankintatarvearvioon. Istekki Oy ei sitoudu mihinkään hankintamääriin tai määräostovelvoitteisiin tällä ilmoituksella. Istekki Oy varaa itselleen oikeuden hankkia hankinnan kohteena olevia palveluita / tuotteita myös tämän perustettavan dynaamisen hankintajärjestelmän ulkopuolelta. DYNAAMISEN HANKINTAJÄRJESTELMÄN PERUSTAMINEN Dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisvaihe on kestoltaan vähintään 30 vuorokautta siitä päivästä laskettuna, kun dynaamista hankintajärjestelmää koskeva hankintailmoitus on julkaistu. Tänä aikana sen sisällä ei tehdä kilpailutuksia, mutta perustamisvaiheen aikana osallistumishakemuksien jättäminen on mahdollista. Perustamisvaiheessa saapuneet osallistumishakemukset Istekki Oy käsittelee enintään 30 työpäivän kuluessa perustamisvaiheen päättymisen jälkeen. Hankintavaiheen alettua ensimmäisen kahden viikon aikana saapuneet osallistumishakemukset käsitellään 30 työpäivän kuluessa osallistumishakemuksen saapumisesta. Perustamisvaiheessa vastaanotetut osallistumishakemukset voidaan käsitellä yhdellä päätöksellä, joka koskee kaikkia perustamisvaiheen aikana saapuneita osallistumishakemuksia. Myöhemmin järjestelmään hyväksyminen on tehtävä 10 työpäivän kuluessa osallistumishakemuksen saapumisesta (tai järjestelmän uudelleen avaamisesta). Hankintayksikkö voi pidentää määräaikaa myöhemmin yksittäistapauksissa 15 työpäivään, jos hyväksymisarvioinnissa on tarkasteltava täydentäviä asiakirjoja tai muutoin tarkistettava soveltuvuusvaatimusten täyttyminen, taikka muusta perustellusta syystä. 15 työpäivää lasketaan siis osallistumishakemuksen saapumisesta tai järjestelmän tilapäisen sulkemisen uudelleen avautumisesta. Dynaamiseen hankintajärjestelmään hakeminen ja hyväksytyksi tuleminen EI velvoita Tarjoajaa osallistumaan dynaamisen hankintajärjestelmä sisällä järjestettäviin kilpailutuksiin. Selvyyden vuoksi mainitaan, että järjestelmään hakeutuminen ei automaattisesti tarkoita osallistumista dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtäviin kilpailutuksiin vaan Tarjoajan tulee jättää erikseen tarjous dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä järjestettäviin kilpailutuksiin. Hankintavaiheen kesto on 14.1.2026–31.12.2032 (kilpailutuksia voidaan suorittaa), jonka aikana ehdokkaat voivat jättää osallistumishakemuksia ja jo järjestelmään hyväksytyt Tarjoajat voivat jättää tarjouksia dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä järjestettäviin kilpailutuksiin. Istekki Oy pyrkii käsittelemään osallistumishakemukset mahdollisimman pian sekä ilmoittamaan ehdokkaalle, onko se hyväksytty Tarjoajaksi dynaamiseen hankintajärjestelmään. Dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 31.12.2032 saakka, ellei sitä keskeytetä tai muuteta dynaamisen hankintajärjestelmän voimassaolon aikana. DYNAAMISEN HANKINTAJÄRJESTELMÄN SISÄISET KILPAILUTUKSET Varsinaiset hankinnat tehdään dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä järjestettävillä kilpailutuksilla perustamisvaiheen jälkeen, joissa kuvataan ja täsmennetään hankinnan kohde ja sopimusliitteet kilpailutuskohtaisesti. Dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä kilpailutetuista hankinnoista solmitaan erikseen tarvittavat (hankinta)sopimukset kunkin Sopimustoimittajaksi valitun Tarjoajan / Tarjoajien kanssa. Sopimuskauden kesto määritellään erikseen kilpailutuskohtaisesti sisäisessä kilpailutuksessa. Sisäisten kilpailutusten pohjalta tehtävät sopimukset voivat olla määräaikaisia tai voimassa toistaiseksi. Sisäisiin kilpailutuksiin sovelletaan tämän osallistumispyynnön (soveltuvuus)ehtoja ja hankinta-asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Kilpailutuskohtaiset vaatimukset, kuvaukset ja asiakirjat ovat nähtävillä kilpailutuksen aikana dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille Tarjoajille. Istekki Oy pidättää itsellään oikeuden päivittää vakioliitteitä hankintakohtaisesti. Sopimuksiin tullaan soveltamaan kulloinkin sovellettavissa olevia JIT-ehtoja. Järjestelmän sisällä jo aiemmin kilpailutettuihin hankintoihin ei voi jättää tarjouksia ennen kuin kilpailutus mahdollisesti avataan uudelleen. Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa Sopimustoimittajaksi valituksi tulleen tarjoajan tulee toimittaa viipymättä hankintalain mukaiset rikosrekisteriotteet, yhteisösakkokysely ja tarvittavat vastuullisuusdokumentit ennen sopimuksen allekirjoittamista viipymättä hankintayksikön erillisestä pyynnöstä. Tarjoaja vastaa siitä, että osallistumisvaiheessa ilmoittamansa tiedot ESPD-lomakkeella ovat voimassa koko dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajan. Hankintayksiköllä on oikeus tarkastaa poissulkuperusteet missä tahansa dynaamisen hankintajärjestelmän hankinnan vaiheessa. Tarjoaja on velvollinen ilmoittamaan hankintayksikölle järjestelmän voimassaoloaikana, mikäli ESPD-lomakkeella ilmoitetut tiedot muuttuvat. Valintaperusteena sisäisissä kilpailutuksissa käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on Istekki Oy:n kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Siinä tapauksessa, jos kokonaistaloudellisuuden perusteena käytetään ainoastaan halvinta hintaa, on laatuun liittyvät seikat huomioitu hankinnan kohdetta koskevissa pakollisissa vähimmäisvaatimuksissa. Tilaaja voi halutessaan kilpailuttaa hankinnan myös ns. ranskalaisena urakkana, jossa Tilaaja asettaa hankinnalle kiinteän hinnan ja vertailee ainoastaan tarjousten laatua etukäteen ilmoitetuilla, tämän sopimuskohdan mukaisilla laatuperusteilla. Tällöin laatuperusteiden painoarvo on yhteensä 100 %. Tilaaja tarkentaa vertailuperusteet ja niiden painoarvot sisäisen kilpailutuksen tarjouspyynnössään. Selvyyden vuoksi todetaan, että Tilaaja voi käyttää sisäisessä kilpailutuksessa myös muita vertailuperusteita, kuin mitä tässä dokumentissa on kuvattu. Sisäinen kilpailutus voidaan koostaa useammasta korista. Vaihtoehtoisesti pienissä määrin toisen korin sisältöä on mahdollista sisällyttää toiseen koriin, jolloin niitä ei välttämättä tarvitse kilpailuttaa erikseen. Tilaajalla on milloin tahansa oikeus päättää Hankintajärjestelmä ilmoittamalla siitä kaikille järjestelyssä mukana oleville Tarjoajille. Menettelyn päättämisellä ei ole vaikutusta menettelyn sisällä solmittuihin hankintasopimuksiin. Tarjoaja voi milloin tahansa pyytää poistamista Hankintajärjestelmästä. Poistumispyyntö koskee poistamista koko Hankintajärjestelmästä. Tarjoaja voi jättää uuden hakemuksen, jos Tarjoaja haluaa hakeutua Hankintajärjestelmään uudelleen. Pyyntö poistaa Hankintajärjestelmästä ei tarkoita voimassa olevan Sopimuksen irtisanomista. Sopimuksen irtisanominen tapahtuu sopimusehtojen mukaisesti.