Kaukolämmön siirtolinjan rakentaminen Hyvinkäälle

Hyvinkään Lämpövoima Oy ("Tilaaja") hankkii kaukolämpölinja rakennusurakan Hyvinkään Kulomäen kaukolämpövarastolle lämmöntoimituskuntoon saatettuna, tarvittavin liitos- ja muutostöineen. Kaukolämpöputkisto rakennetaan Sahamäenvoimalaitokselta kausivaraston lämmönsiirrinasemalle. Rakennuskohteeseen sisältyymyös PEH250 väliaikaisen vesiputken sekä kuitukaapeleiden (2 kpl) rakentaminen. Kaukolämpöverkoston rakennuspaikka sijaitsee Hyvinkään kaupungissa. Hankkeen urakkamuotona on kokonaisurakka, joka sisältää seuraavat työt: 1. Maanrakennustyöt 2. Putkityöt 3. Jatkos- ja eristystyöt 4. Kaukolämpöelementtitarvikkeet Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin alustavan tarjouspyynnön liitteissä.

HANKINTAMENETTELYN VAIHEISTUS Hankintamenettely on vaiheistettu kahteen vaiheeseen I ja II. Ehdokkaille/tarjoajille ei makseta korvauksia hankintamenettelyyn osallistumisesta. VAIHE I Vaiheessa I kaikki hankinnasta kiinnostuneet ehdokkaat voivat osallistua hankintamenettelyyn toimittamalla osallistumishakemuksensa asetettuun määräaikaan mennessä. Osallistumishakemuksen tulee olla osallistumispyynnön ehtojen ja vaatimusten mukainen. Tilaajalla on oikeus sulkea hankintamenettelystä ehdokas, jonka osallistumishakemus ei ole osallistumispyynnössä kuvattujen ehtojen tai vaatimusten mukainen, tai jonka osallistumishakemusta ei ole toimitettu asetettuun määräaikaan mennessä. Tilaaja valitsee kaikki osallistumispyynnön ehtojen ja vaatimuksen mukaisen osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat neuvotteluihin. Tilaaja tulee ilmoittamaan ehdokkaille niiden valinnasta neuvotteluihin. VAIHE II Tilaaja lähettää neuvotteluihin valituille tarjoajille neuvottelukutsun ja alustavan tarjouspyynnön. Tarjoajien tulee toimittaa alustava tarjouksensa Tilaajalle alustavassa tarjouspyynnössä kuvattujen ehtojen ja vaatimusten mukaisesti. Tilaajalla on oikeus sulkea hankintamenettelystä tarjoaja, jonka alustava tarjous ei ole alustavassa tarjouspyynnössä kuvattujen ehtojen ja vaatimusten mukainen, tai jos alustavaa tarjousta ei ole toimitettu asetettuun määräaikaan mennessä. Alustavia tarjouksia ei vertailla. Tilaaja neuvottelee kaikkien valittujen alustavan tarjouksen toimittaneiden tarjoajien kanssa. Neuvotteluita voidaan käydä yksi tai useampi kierros. Neuvottelut käydään lähtökohtaisesti kirjallisesti, mutta myös suulliset neuvottelut ovat mahdollisia. Tilaaja ilmoittaa neuvotteluihin valituille tarjoajille tarkemmat neuvotteluajankohdat sekä neuvotteluiden sisällön ja toteutustavan. Tilaajalla on oikeus päättää neuvotteluiden sisällöstä ja kestosta parhaaksi katsomallaan tavalla. Neuvotteluiden päätyttyä tarjoajat toimittavat Tilaajalle lopulliset tarjouksensa Tilaajan asettamaan määräaikaan mennessä. Tämän jälkeen Tilaaja tarkastaa ja vertailee lopulliset tarjoukset asetettujen ehtojen, vaatimusten ja vertailuperusteiden mukaisesti. Selvyyden vuoksi todetaan, että tarjoajien lopullisista tarjouksista ei voida enää neuvotella tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi. KYSYMYKSET JA VASTAUKSET Osallistumispyyntöä koskevat kysymykset tulee esittää asetettuun määräaikaan mennessä HILMA-palvelussa. Muilla tavoin (esim. puhelimitse) esitettyihin kysymyksiin ei vastata ehdokkaiden tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi. Ehdokkaan tai kysymyksen esittäjän nimeä ei ilmoiteta kysymyksiin annettavissa vastauksissa. HANKINTA-ASIAKIRJAT JA SALASSAPITO Alustava tarjouspyyntö sisältää salassa pidettäviä tietoja ja Tilaaja tulee luovuttamaan alustavan tarjouspyyntömateriaalin kokonaisuudessaan ehdokkaille allekirjoitettua salassapitositoumusta vastaan. Salassapitositoumus on osallistumispyynnön liitteenä "Salassapitositoumus". Ehdokkaan tulee toimittaa täytetty (ks. keltaisella taustavärillä olevat kohdat) ja allekirjoitettu salassapitositoumus sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@hlv.fi, jonka jälkeen Tilaaja toimittaa hankinta-asiakirjat ehdokkaan määrittämään sähköpostiosoitteeseen. Ehdokkaan tulee ilmoittaa yhteyshenkilön sähköpostiosoite, johon hankinta-asiakirjat toimitetaan. Salassa pidettäviin hankinta-asiakirjoihin tulee olla pääsy vain henkilöillä, joiden on välttämätöntä saada niihin pääsy tarjouksen jättämiseksi ja neuvotteluihin osallistumiseksi. Ehdokkaan tulee huomioida tämä antaessaan sähköpostiosoitteen, johon asiakirjat toimitetaan. Tilaaja suosittelee, että ehdokas toimittaa allekirjoitetun salassapitositoumuksen viipymättä, jotta ehdokkaalle jää riittävästi aikaa perehtyä aineistoon kokonaisuudessaan. Alustava tarjouspyyntöaineisto voidaan toimittaa ehdokkaille aikaisintaan 15.12.2025. TUTUSTUMINEN URAKKA-ALUEESEEN Tilaaja kehottaa hankinnasta kiinnostuneilleehdokkaita/tarjoajia tutustuman urakka-alueeseen viimeistään ennen lopullisen tarjouksen jättämistä. Kiinnostuneet ehdokkaat/tarjoajat voivat tutustu aurakka-alueeseen omatoimisesti. Urakka-alueeseen tutustuminen ei ole edellytys tarjouksen jättämiselle. Urakka-alueeseen tutustumatta jättäminen ei kuitenkaan vapauta tarjoajaa tarjouksen jättämiseen liittyvistä velvoitteistaan taikka tarjouspyynnön tai sen liitteiden mukaisista vastuistaan ja velvoitteistaan. Mikäli tarjoaja ei tutustu urakka-alueeseen, ei tarjoaja voi vedota seikkaan, joka olisi selvinnyt tutustumalla urakka-alueeseen. ALUSTAVA AIKATAULU Tilaaja varaa oikeuden muuttaa tai muokata alustavaa aikataulua tarpeidensa mukaisesti. Ehdokkaiden tulee huomioida, että osallistumishakemusten jättämisen määräaika sekä osallistumispyyntöä koskevien kysymysten määräaika ovat sitovia. - Osallistumishakemusten tarkastus: viikko 1 - Päätös neuvotteluihin valittavista tarjoajista: viikko 2, - Neuvottelukutsun ja alustavan tarjouspyynnön (mahdollisten päivitysten) toimitus neuvotteluihin valituille tarjoajille: viikko 2 - Tarjoajien alustavien tarjousten (=tarjoajien kommentit ja ehdotukset alustavaan tarjouspyyntöaineistoon) määräaika: viikko 2 - Tarjoajien alustaviin tarjouksiin perustuvat kirjalliset neuvottelut (lähtökohtaisesti yksi (1) kirjallinen neuvottelukierros): viikko 3 - Lopullisten tarjousten jättämisen määräaika: viikko 6 - Lopullisten tarjousten tarkastus ja hankintapäätös: viikko 7, ja - Sopimuksen allekirjoitus tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa: viikko 9. Tilaaja käy neuvotteluihin valittujen tarjoajien kanssa lähtökohtaisesti yhden (1) kirjallisen neuvottelukierroksen per tarjoaja. Tilaaja pyytää ehdokkaita tutustumaan tarjouspyyntöaineistoon huolellisesti ja hyvissä ajoin neuvottelujen sujuvan etenemisen varmistamiseksi. Tilaaja varaa oikeuden muuttaa neuvottelujen kulkua ilmoituksellaan.

HANKINTA-ASIAKIRJAT JA SALASSAPITO Alustava tarjouspyyntö sisältää salassa pidettäviä tietoja ja Tilaaja tulee luovuttamaan alustavan tarjouspyyntömateriaalin kokonaisuudessaan ehdokkaille allekirjoitettua salassapitositoumusta vastaan. Salassapitositoumus on osallistumispyynnön liitteenä "Salassapitositoumus". Ehdokkaan tulee toimittaa täytetty (ks. keltaisella taustavärillä olevat kohdat) ja allekirjoitettu salassapitositoumus sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@hlv.fi, jonka jälkeen Tilaaja toimittaa hankinta-asiakirjat ehdokkaan määrittämään sähköpostiosoitteeseen. Ehdokkaan tulee ilmoittaa yhteyshenkilön sähköpostiosoite, johon hankinta-asiakirjat toimitetaan. Salassa pidettäviin hankinta-asiakirjoihin tulee olla pääsy vain henkilöillä, joiden on välttämätöntä saada niihin pääsy tarjouksen jättämiseksi ja neuvotteluihin osallistumiseksi. Ehdokkaan tulee huomioida tämä antaessaan sähköpostiosoitteen, johon asiakirjat toimitetaan. Tilaaja suosittelee, että ehdokas toimittaa allekirjoitetun salassapitositoumuksen viipymättä, jotta ehdokkaalle jää riittävästi aikaa perehtyä aineistoon kokonaisuudessaan. Alustava tarjouspyyntöaineisto voidaan toimittaa ehdokkaille aikaisintaan 15.12.2025.