Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä

Jokioisten ja Humppilan kunnat pyytävät tarjouksia varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä (jokaiselle kunnalle erikseen), joka yhdistää varhaiskasvatuksen hallinnon, toimintayksiköt ja asiakkaat samaan järjestelmään. Kunnat kilpailuttavat SaaS -palveluna (Software as a Service) tuotettua järjestelmää, jonka tulee sisältää ainakin seuraavat toiminnallisuudet: Käyttäjä- ja oikeushallinta Kirjautuminen järjestelmään Hakemukset & huoltajan sähköinen asiointi Hakemusten käsittely & sijoitukset - Työntekijät Päätökset Laskutus Työn organisointi Asiakasrekisteri Toimipaikkojen ja ryhmien hallinta Työntekijät järjestelmässä Työntekijöiden mobiilisovellus Lasten läsnäoloseuranta Perhepäivähoidon toiminnot järjestelmässä Raportointi Huoltajien sovellukset Viestintä työntekijöiden ja huoltajien välillä Hoidontarpeen ja poissaolojen ilmoittaminen Pedagogiset asiakirjat Integraatiot ja tiedonsiirto Toiminnanohjausjärjestelmän kanssa yhteensopiva henkilöstön työvuorosuunnittelu- ja työajanseuranta. Perustamiskustannusten ja käyttöönottoprojektin tulee sisältää kaikki järjestelmän käytön kannalta keskeiset koulutukset, niin että koulutusten jälkeen henkilöstöllä on mahdollisuus sujuvaan järjestelmän käyttöön. Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta ja järjestelmävaatimuksista on tarjouspyynnön liitteillä. Tarjouskilpailun osallisia pyydetään tutustumaan kaikkiin kilpailutuksen dokumentteihin. Järjestelmätoteutuksen käyttöönotto alkaa talvella 2026 ja järjestelmän käyttöönoton tavoiteaikataulu on keväällä 2026. Kahden kunnan toiminnanohjausjärjestelmien piitiin kuuluu käyttäjiä seuraavasti: Jokioinen: 50 työntekijää ja 180 asiakasta (lasta), sisältää esiopetuksen Työntekijöistä 17 on perhepäivähoitajia, 3 ryhmäperhepäivähoitajia Humppila: 28 työntekijää ja 85 asiakasta (lasta), sisältää esiopetuksen Järjestelmän käyttäjä- ja oikeushallinnan tulee olla suunniteltu sopivaksi varhaiskasvatuksen toimintaympäristöön. Käyttäjien oikeuksien antaminen ja hallinta tulee olla sujuvaa ja jokaiselle käyttäjäroolille (hallinto, huoltajat, työntekijät) on omat toiminnot ja näkymät. Hankittavan järjestelmän tulee olla laiteriippumaton ja käytettävissä selaimella tai mobiilisovelluksella. Järjestelmän tulee kattaa Suomen varhaiskasvatusta koskevat säädökset ja normit sekä tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Tarkoitukseen parhaiten soveltuvan palvelun käyttöönottoprojekti aloitetaan mahdollisimman pian ja tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla mahdollisimman pian, viimeistään keväällä 2026. Tarkempi aikataulu sovitaan valitun toimittajan kanssa. Tarjoajan tulee nimetä 3 referenssiasiakkuutta, missä tarjottu järjestelmän käyttöönotto on tapahtunut edellisen 3 vuoden aikana tämän tarjouspyynnön julkaisupäivämäärästä laskettuna ja järjestelmä on käytössä edelleen. Tarjoajan tulee ilmoittaa jokaisen referenssin yhteyshenkilön yhteydenottotiedot referenssiasiakkuuden tarkistamiseksi. Tehtävä sopimus on voimassa 3 vuotta ja tarjoushinnat ovat voimassa koko sopimuskauden. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, kunnes sopimus irtisanotaan. Sopimus alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta.

Hankinnasta tehdään kaksi sopimusta saman, kilpailutuksen voittaneen toimittajan kanssa. Molempien kilpailutuksessa mukana olevan kunnan kanssa tehdään sopimus erikseen. Sopimuksissa noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2025). Toiminnanohjausjärjestelmämuutoksessa tulee toteutua integraatio uuteen järjestelmään. Nykyiset käytössä olevat järjestelmät, joista integraatio tehdään: Jokioinen: - laskutus ProEconomica Premium - palkanlaskenta Populus - tällä hetkellä ei ole käytössä tietojen siirtoa ulkoiseen järjestelmään eikä sähköistä arkistointia - nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä Wilma Humppila: - laskutus ProEconomica Premium - palkanlaskenta Populus - tällä hetkellä ei ole käytössä tietojen siirtoa ulkoiseen järjestelmään eikä sähköistä arkistointia - nykyinen toiminnanohjausjärjestelmä ProConsona