Kiinteistöhallintajärjestelmän hankinta

Vihdin kunta on uusimassa kiinteistöhallintajärjestelmää. Hankinnan tavoitteena on Vihdin kunnan omistamien ja hallinnoimien kiinteistöjen, rakennusten ja tilojen hallintaa sekä sisäistä ja ulkoista vuokrausta tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva tietojärjestelmä. Järjestelmä hankitaan SaaS-palveluna. Nykyisellään hankintayksikön käytössä on Haahtela-kehitys Oy:n toimittama Haahtela Kiinteistötieto-tietojärjestelmä. Hankittava kokonaisuus tarkentuu hankintavaiheessa neuvotellen. Järjestelmän keskeisiä toiminteita ovat mm. · tilojen, kohteiden ja rakennuskannan hallinta · asiakasrekisteri, sisäiset ja ulkoiset asiakkaat · vuokrasopimusten hallinta ja laskutus · budjetointi · raportointi · dokumenttien hallinta · integraatiot (mm. taloushallinto, kiinteistönhoito) Kiinteistöhallintajärjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat palvelukokonaisuudet · tukipalvelut, järjestelmän ylläpidon ja päivitykset · järjestelmän kehittämisen · järjestelmän migraation ja konversiot uuteen järjestelmään · koulutukset Järjestelmän käyttäjiä ovat pääosin tilaajan hallinnon sekä yllä- ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 6 hlö) sekä mahdolliset asiakkaat asiakaskäyttöliittymän kautta. Kohteita on seuraavasti: · Rakennuksia noin 70 kpl. · Sisäisiä vuokrasopimuksia n. 135 kpl. · Ulkoisia vuokrasopimuksia n. 45 kpl. · Sisäänvuokratut kohteet n. 10 kpl. · Kohteiden alle tallennettuja liitetiedostoja n. 3500 kpl. Järjestelmän tulee olla kokonaispalvelu, joka sisältää kaikki vaatimuksissa määritetyt ominaisuudet mahdollisimman yhtenäisen ja päätelaiteriippumattoman selainkäyttöliittymän kautta, huomioiden tietosuoja, tietoturvallisuus ja voimassa oleva lainsäädäntö ja muut määräykset. Käyttöliittymän tulee olla suomenkielinen. Järjestelmän tulee olla kokonaisuudessaan käytettävissä julkisen tietoverkon kautta. Hankinnan sopimusehdot perustuvat julkisen hallinnon hankintojen yleisiin sopimusehtoihin. Hankinta tehdään toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin. Järjestelmän on oltava toiminnassa viimeistään 1.6.2026. Tarkempi aikataulu käydään hankintaneuvottelussa lävitse. Osana hankintaneuvotteluja käydään lävitse järjestelmän keskeiset ominaisuudet.