Joutsan kunnan palkkahallinnon ulkoistaminen

Joutsan kunnan palkkahallinnon järjestämistä on tarkasteltu osana toiminnan ja talouden kehittämistä. Tavoitteena on varmistaa palkanlaskennan sujuvuus, tehokkuus ja ajantasaisuus muuttuvassa toimintaympäristössä. Ulkoistamalla palkkahallinto saadaan käyttöön erikoistunutta asiantuntemusta, ajanmukaiset järjestelmät, sijaisjärjestelyt sekä mahdollisuus hyödyntää palveluntuottajan prosessien ja teknologian kehitystä. Lisäksi ulkoistaminen voi tuoda kustannustehokkuutta ja vähentää hallinnollista kuormitusta, mikä mahdollistaa resurssien kohdentamisen kunnan ydintoimintoihin. Palkkahallinnon ulkoistamisella turvataan palkkahallinnon jatkuvuus ja laatu, sekä varmistetaan palvelun sujuvuus pitkällä aikavälillä. Joutsan kunta pyytää tarjouksia tämän hankintailmoituksen ja sen liitteiden mukaisesti palkkahallinnon palveluista 1.1.2026 alkavalle sopimuskaudelle. Jatkuvuuden varmistamiseksi varsinaisen palveluntuotannon sopimuskausi on aluksi määräaikainen kaksi (2) vuotta. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana tilaajan kuuden (6) kuukauden ja palveluntuottajan kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen päättyminen tulee ajoittaa lähtökohtaisesti kalenterivuoden loppuun. Hankintaprosessi toteutetaan hankintalain (1397/2016) mukaisesti. Palveluntuottajalta voidaan tarvittaessa sopimuskauden aikana hankkia vähäisissä määrin myös muuta hankinnan kohteeseen sisältyvää konsultaatiota ja asiantuntijatyötä. Näistä on pyydetään erillinen tuntiveloitushinta. Lisätöiden tuntihinta ei ole tarjouksen vertailuperusteena, eikä näinollen vaikuta hankintapäätökseen. Tarjouspyynnössä pyydetään myös erillinen hinta käyttöönottoprojektille, joka ei sekään ole tarjouksen vertailuperusteena, eikä näinollen vaikuta hankintapäätökseen. Hankintasopimuksen tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella palveluratkaisu, jossa palveluntuottaja tarjoaa tilaajalle kokonaisvaltaiset palkkahallinnon palvelut. Palvelu sisältää palkkahallinnon palvelut, sekä palveluntuottajan tarjoamat sovellukset, joihin tilaaja saa käyttöoikeuksia sopimuksen mukaisesti.

Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Osatarjoukset eivät ole sallittuja, koska hankinnan kohde muodostaa yhden tarkoituksenmukaisen ja yhtenäisen kokonaisuuden, jota ei ole tarkoituksenmukaista jakaa osiin. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät myöskään ole sallittuja. Tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta, tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. Muita lisätietoja: - Tilaajalla on käytössään CGI:n HR Po (Populus) -henkilöstöhallinnon järjestelmä. Kyseinen järjestelmä ei jää hankintayksikön käyttöön. Ensisijaisena toiveena on, että Palveluntuottajalla olisi mahdollisuus tuottaa palvelut samalla järjestelmällä, mutta Palveluntuottajan käyttämä järjestelmä ei vaikuta hankintapäätökseen. - Kirjanpidon tilaajalle hoitaa Monetra Keski-Suomi Oy, jonka kanssa palveluntuottaja toimii yhteistyössä kirjanpidollisten asioiden osalta. - Käyttöönottoprojektin yhteydessä kirjanpidon historiatietoa tuodaan kahdelta (2) vuodelta ja raportointitietoja viidelta (5) vuodelta palkkahallinnon järjestelmistä. Tarjoajan tulee sisällyttää edellä tarkoitetusta ko.datan tuomisesta aiheutuvat kustannukset käyttöönottoprojektille tarjottavaan hintaan.