Rekrytointijärjestelmän hankinta

Hankinnan tavoitteena on rekrytointijärjestelmän hankinta ja käyttöönotto sekä Monetra-konsernin omaan käyttöön että Monetra-konsernin asiakkaiden käyttöön osana Monetran tarjoamaa kokonaispalvelua. Monetra-konserni toimii rekrytointipalvelun palveluntarjoajana asiakkailleen palvelukeskusmallilla. Palvelukeskusmallilla tarkoitetaan mallia, jossa Monetra-konsernin asiakkailleen tuottamat palvelut on tuotteistettu ja niitä tarjotaan pääosin samansisältöisenä useille asiakkaille samalla tietojärjestelmällä ja sen samalla instanssilla/tenantilla. Monetra-konsernin henkilöstön kokonaismäärä on tällä hetkellä noin 1400 henkilöä. Monetran rekrytointipalveluiden toteuttamien rekrytointien kappalemäärä vuonna 2024 oli yli 1600 kappaletta. Lisäksi vuosittain täytettäviä eri alojen sijaistarpeita on tuhansia. Esimerkiksi erään pääomistajamme vuonna 2024 varhaiskasvatuksen sijaistarpeita oli yli 5000 kappaletta. Monetra-konsernin rekrytointikokonaisuuden uudistamisen keskeisenä tavoitteena on saada kustannustehokkaasti ja turvallisesti toimiva rekrytointijärjestelmä, jonka kehittämistyöhön toimittaja sitoutuu. Monetra-konsernille ja asiakasorganisaatioille saadaan yhtenäiset sähköiset työkalut ja käyttäjäystävällinen rekrytointikokonaisuus osaksi Monetra-konsernin tarjoamaa kokonaispalvelua. Hankinnan kohteena ovat seuraavat palvelukokonaisuudet: Rekrytointijärjestelmä SaaS-palveluna kattaen kaikki vaatimusmäärittelyssä pakollisiksi merkityt ominaisuudet ja toiminnot. Rekrytointijärjestelmän jatkuvat tuki- ja ylläpitopalvelut kattaen toimitetun SaaS-palvelun ja siihen tehtyjen sovitusten ylläpidon sekä näihin liittyvät tukipalvelut vaatimusten mukaisina. Järjestelmän käyttöönotto Monetran ja Monetra- konsernin asiakasorganisaatioiden palvelutuotantoon kattaen kaikki vaatimusten mukaiset järjestelmän ja palvelun käyttöönottoon tarvittavat tehtävät. Täydentävät sopimuskauden asiantuntijapalvelut esim. järjestelmän jatkokehitys, sovitusten muutokset, jne. Hankinnan kohteeseen sisältyy lisäksi oikeus valittavan järjestelmän laajentamiseen mahdollisilla uusilla maksullisilla ominaisuuksilla, moduuleilla tai muilla vastaavilla lisäosilla ja -palveluilla. Hankinnan liiteasiakirjoissa on kuvattu hankintaa tarkemmin. Hankinnan liitteet on esitelty erillisessä liiteasiakirjassa "Monetra TP E30_2025 Rekrytointijärjestelmä Liitteet" Liiteasiakirjojen nimissä on noudatettu puitesopimuksen ja toimitussopimuksen liitteiden numerointia ja nimiä niiltä osin kuin tarjouksessa palautettavat liitteet tulevat puitesopimuksen tai toimitussopimuksen liitteiksi. Selvyyden vuoksi, tarjouspyynnössä olevien ja tarjoukseen liitettävien täydennettyjen liitteiden tiedostonimiä tai tiedostomuotoja ei ole sallittua muuttaa tarjousta jätettäessä. Excel-muotoisiin liitetiedostoihin ei ole sallittua lisätä, poistaa tai muuttaa rivejä, sarakkeita, välilehtiä, kaavoja tms. taulukon teknisiä elementtejä.

Hankinnassa on 6.5.2025 julkaisu ennakkoilmoitus "Tietopyyntö/kutsu alustavan tarjouspyyntöaineiston kommentointiin Rekrytointijärjestelmän hankinta Monetra-konserni" (Ilmoituksen Hilma-numero 2025-024223). Samaa hankintaa koskevaa aiempaan ja keskeytettyyn tarjouspyyntöön "Monetra E30/2025 / Rekrytointijärjestelmän hankinta" verrattuna hankintayksikkö on tehnyt muutoksia seuraaviin hankintailmoituksen liitteisiin: Liite Hankinnan kohteen kuvaus Puitesopimus Liite 1 Henkilötietojen käsittelyn ehdot Puitesopimus Liite 4 Tekoälyn käytön ehdot Puitesopimus Liite 3 Vaatimusmäärittely, välilehti "1. Tietoturva&Suoja" Puitesopimus Liite 6 Hinnoittelutaulukko Hankintayksikkö kehottaa tarjoajaa tutustumaan huolellisesti tarjouspyyntöön sekä sen kaikkiin liiteasiakirjoihin.

Hankintayksikkö on täsmentänyt tarjouspyyntöä seuraavasti: "Puitesopimus Liite 1 Henkilötietojen käsittelyn ehdot"-liite: Sopimuskohtaa 4.12. on muutettu seuraavasti: "Asiakkaan tulee ilmoittaa kirjallisesti Toimittajalle aikomuksesta tehdä tai teettää tarkastus vähintään neljätoista (14) päivää etukäteen." ja "Asiakkaalla tai Asiakkaan edustajalla on oikeus haastatella palvelun tuottamiseen osallistuvia henkilöitä ja tutustua niihin Toimittajan asiakirjoihin, joihin tutustuminen on tarpeen toiminnalle asetettujen vaatimusten arvioimiseksi.". "Puitesopimus Liite 1 Henkilötietojen käsittelyn ehdot"-liitteeseen ei ole tehty muita muutoksia. "Toimitussopimus Liite 1 Alustava projektisuunnitelma" -liitteeseen mainitun 10 sivun ylärajan tarkoittamaa sisältöä. Korjattu hankintailmoitus sisältää korjatun liitteen. Lisätty seuraava ohjeteksti tarjouspyynnön hankinnan kohteen kriteereihin ko. liitteen lataamisen sallivaan kohtaan:  "Liitteellä 11 - Järjestelmän ehdot tarkoitetaan valmisohjelmistojen ja  valmispalvelujen (pilvipalvelujen) toimittajien vakioehtoja." Korjauksen yhteydessä seuraavat liitteet on korjattu: Monetra TP E30_2025 Rekrytointijärjestelmä Liitteet KORJATTU.pdf Puitesopimus Liite 1 Henkilötietojen käsittelyn ehdot KORJATTU.pdf Toimitussopimus Liite 1 Alustava projektisuunnitelma KORJATTU.docx Liiteluetteloon "Monetra TP E30_2025 Rekrytointijärjestelmä Liitteet KORJATTU" on korjattu liitteiden nimet. Muita muutoksia liiteluetteloon ei ole tehty.

Tarjousten jättämisen määräaikaa on jatkettu seuraavasti: Oikaistava tieto 8.12.2025 13:00:00 Oikaisu 10.12.2025 9:30:00