Monitoimilaitteiden ja niiden tuki- ja ylläpitopalveluiden hankinta

Tarkoituksena on solmia alla mainittujen organisaatioiden käyttöön hankintasopimus monitoimilaitteista ja niiden tuki- ja ylläpitopalveluista. Hankintasopimus koskee seuraavia Kokkolanseudun IT-yhteistyön jäseniä: • Centria-ammattikorkeakoulu • Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite • Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä • Kokkolan kaupunki Puitejärjestelyn hankintasopimus tehdään enintään viiden (5) laitetoimittajan kanssa neljälle (4) laiteluokalle, jotka on määritelty liitteessä 1 (pdf-muotoinen taulukko). Samassa liitteessä on esitetty myös huolto- ja ylläpitopalvelua koskevat vaatimukset. Mikäli tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia saadaan vähemmän kuin viideltä (5) toimittajalta, voidaan puitejärjestelyyn valita se määrä toimittajia, joilta on saatu tarjouspyynnön mukainen tarjous. Tilaajat eivät sopimuskauden aikana korvaa kaikkia laitteita uusilla, vaan olemassa olevia laitteita hyödynnetään niiden elinkaaren loppuun saakka tai niin pitkään kuin se on teknisesti ja taloudellisesti perusteltua. Tästä syystä tilaajille on tärkeää, että mahdollisesti hankittavat uudet laitteet eivät vaikuta nykyisten laitteiden toimintaan. Tulostuspalvelimet ovat tilaajien hallinnoimia, ja UniFlow-lisenssit omistetaan erillissopimusten mukaisesti. Tulostuksenhallintajärjestelmiä ei olla vaihtamassa. Olemassa olevaa tulostuksenhallintajärjestelmää hyödynnetään organisaatioiden tulostusympäristöjen hallinnan ja kehittämisen tukena. Järjestelmän avulla keskitetään tulostimien ja käyttäjien hallinta yhteen paikkaan, mikä tehostaa ylläpitoa ja vähentää hallinnollista työmäärää. Tulostuksenhallintajärjestelmä mahdollistaa myös tulostustoiminnan seurannan, raportoinnin ja kustannusten hallinnan. Näiden avulla organisaatiot saavat selkeän kokonaiskuvan tulostusmääristä ja -kustannuksista, mikä tukee taloudellista ja resurssitehokasta toimintaa. Lisäksi järjestelmä tukee turvatulostuksen toteuttamista, jolloin tulostustyöt vapautetaan vasta käyttäjän tunnistautumisen jälkeen. Tämä parantaa tietoturvaa ja estää luottamuksellisten asiakirjojen päätymisen vääriin käsiin. Kaikissa tarjottavissa monitoimilaitteissa tulee olla liitettävyys käytössä oleviin tulostuksenhallintajärjestelmiin. Raportoinnin ja analytiikan tarjoaman tiedon avulla organisaatiot kehittävät tulostusinfraansa, optimoiden laitekantaansa sekä edistävät ympäristöystävällisiä tulostuskäytäntöjä. Tarjoajan tulee selvittää ja varmistaa, että tarjottu tulostusratkaisu on yhteensopiva tarjottavien laitteiden kanssa ja toimii moitteettomasti niiden kanssa. Laitteiden liittämisestä olemassa olevaan tulostuksenhallintajärjestelmään aiheutuvat kustannukset on sisällytettävä laitteen kokonaishintaan. Hankittavien laitteiden määrät ja kokoonpanot voivat muuttua sopimuskauden aikana. Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Tämän puitejärjestelyn tilaukset tehdään lähtökohtaisesti puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta sovituin ehdoin. Yksittäisissä tilauksissa, joiden arvo ylittää 15 000 €, käytetään minikilpailutusta puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken. Alle 15 000 €:n tilaukset voidaan tehdä tilaajan vapaasti valitsemalta puitesopimustoimittajalta. Kilpailutuksen perusteella solmittavat sopimukset eivät tuota toimittajalle yksinoikeutta sopimuksissa määriteltäviin laitteisiin. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eikä tilaaja sitoudu tilausten vähimmäis- tai enimmäismääriin.