Tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun: Kerhotilojen kalustus kokonaispalveluna

TÄMÄ ON TIETOPYYNTÖ EIKÄ TÄLLÄ ILMOITUKSELLA PYYDETÄ VIELÄ TARJOUKSIA. Tietopyyntö ja kutsu osallistua markkinavuoropuheluun koskien Hekan kerhotilakalusteiden hankintaa vuosille 2026-2029 JOHDANTO Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) on Helsingin kaupungin omistama, voittoa tavoittelematon yhtiö, joka omistaa ja hallinnoi valtion tuella rakennettuja kohtuuhintaisia vuokra-asuntoja lähes kaikissa Helsingin kaupunginosissa. Hekalla on yli 500 asuntokohdetta eri puolilla kaupunkia ja yhteensä noin 54 500 asuntoa, joissa asuu yli 92 000 helsinkiläistä. Yhtiön tavoitteena on tarjota laadukkaita, energiatehokkaita ja turvallisia koteja erityisesti pienituloisille ja kiireellisessä asunnontarpeessa oleville. JULKISET HANKINNAT JA VASTUULLISUUS Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää laadukkaampia ja tehokkaampia ratkaisuja, joilla edistetään kustannustehokkuutta ja pyritään vähentämään hankintojen negatiivisia ympäristövaikutuksia. Heka haluaa olla mukana tässä kehityksessä ja tarjota yrityksille uusia liiketoimintamahdollisuuksia kalusteiden uudelleenkäytölle. Hekan tavoitteena on huomioida vastuullisuus hankinnan elinkaaren kaikissa vaiheissa. Lisäksi omistajastrategia ohjaa meitä huomioimaan ympäristövaikutukset, joihin tässä hankinnassa voidaan vaikuttaa erityisesti neitseellisten resurssien kulutusta vähentämällä. Luontovaikutusten pienentäminen ja kiertotalous näkyvät myös Helsingin kaupunkistrategiassa. YLEISTÄ HEKAN KERHOTILOISTA “Kerhotilat on tarkoitettu asukkaidemme käyttöön ja asukkaat saavat itse ideoida kohteeseen sopivaa tekemistä. Kerhotiloissa voi järjestää monenlaista toimintaa kuten kokouksia kahvitarjoiluineen, laskiais- ja vappuriehoja, joulujuhlia, pienimuotoista liikuntaa tai lasten läksykerhoja. Asukkaamme pääsevät vaikuttamaan kerhotilan sisustussuunnitelman valintaan: kerhotilojen kalustuksen valitsemiseksi toimittaja suunnittelee sisustussuunnitelmat (2 kpl per kerhotila) asukasäänestystä varten. Kohteiden asukkaat valitsevat vaihtoehtoisista suunnitelmista heille mieluisimman kokonaisuuden sähköisellä äänestyksellä, jonka jälkeen Heka ilmoittaa toimittajalle, kumpi kahdesta vaihtoehdosta toteutetaan.” Ronja Hamutta, Asukastoiminnan koordinaattori, Heka HANKINNAN KOHDE Heka kalustaa kerhotilat peruskorjauksen tai uudisrakennuksen valmistuttua sekä uusii joidenkin vanhojen kerhotilojen kalustuksia. Kohdeosoitteessa voi olla yksi tai useampi kalustettava kerhotila. Vuosittain kalustettavia kohteita on noin 12 kpl. Kerhotilojen koot vaihtelevat 30–85 m2. Tiloja käytetään asukkaiden yhteisiin ja yksityisiin tilaisuuksiin. Hankinta sisältää kerhotilan sisustussuunnittelun, kalusteiden toimituksen ja asennuksen paikoilleen, pakkausmateriaalien asianmukaisen kierrätyksen ja mahdollisten vanhojen kalusteiden kierrätyksen tai asianmukaisen hävittämisen. Tilan muunneltavuus eri käyttötarkoituksiin on avainsana; pöytiä ja tuoleja voi helposti koota ja pinota tai nostaa seinille koukkuihin ja säilytysratkaisuja voidaan käyttää penkkeinä. Sisustussuunnitelma pitää sisällään esimerkiksi seuraavanlaisia kalusteita: kahden tai kolmen istuttavan sohvan/sohvia, nojatuolin tai istuimiksi kelpaavia säilytyskalusteita tai taitettavia/pinottavia tuoleja, varajakkaroita tai raheja, sohvapöydän, neuvottelupöytiä ja niihin tuolit, lukollisen säilytyskaapin, kalusteen mapeille ja papereille, hyllyn/hyllykön, naulakon, maton, näköesteen ikkunoihin, esimerkiksi verhot tai maitokalvot. Lisäksi mahdollisen lasten nurkkauksen. Kalusteiden ei tarvitse täyttää julkitilakalusteiden vaatimuksia, mutta niiden tulisi kestää kulutusta ja olla pitkäikäisiä. SUUNNITELTU SOPIMUSKAUSI Edellinen sopimuskausi on päättymässä 30.4.2026 ja uuden sopimuksen aloitusta on suunniteltu 1.5.2026 alkaen. Sopimuskauden pituudeksi on suunniteltu 2 vuotta, jonka jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa optiovuosilla 1+1 vuotta. Edellytämme, että kaikki toimittajat sitoutuvat noudattamaan Hekan vastuullisuusperiaatteita, jotka löytyvät tämän ilmoituksen liitteenä. OSALLISTUMINEN Heka tavoittelee sopimuskumppania, jolta voimme tilata kokonaispalvelun. Yritys voi jättää tarjouksen joko yksin tai yhdessä toisen yrityksen kanssa (ryhmittymänä tarjoaminen). Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Alihankinnan käyttö on myös sallittua, mutta alihankkijan soveltuvuus tarkistetaan (mm. tilaajavastuu- ja pakotetiedot). Alihankinnan ketjuttaminen on kiellettyä. Pyydämme osallistumaan markkinavuoropuheluun viimeistään 1.12.2025 lähettämällä kommentit osoitteeseen hankinnat@hekaoy.fi. Tarkempia hankintaan liittyviä kysymyksiä lisätiedot-kentän alla. Kaikkiin kysymyksiin ei ole pakko vastata eikä kysymyksiin vastaaminen ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle eikä se velvoita tekemään tarjousta. Liitteet: Vastuullisuusperiaatteet LOPUKSI Lisätietoja hankinnasta antaa: hankinnat@hekaoy.fi ja asukastoiminnan koordinaattori Ronja Hamutta ronja.hamutta@hekaoy.fi. Heka saattaa esittää tarkentavia kysymyksiä tähän tietopyyntöön vastaaville ja Heka saattaa järjestää myös toisen markkinavuoropuhelukierroksen ensimmäiseen tietopyyntöön vastanneille. Heka pidättää itsellään kaikki oikeudet muutoksiin koskien tässä ilmoituksessa esitettyjä hankintasuunnitelmia.

VASTUULLISUUS JA KIERRÄTETYT KALUSTEET OSANA HANKINTAA 1. Pystyttekö toiminnassanne sitoutumaan Hekan vastuullisuusperiaatteisiin (liite)? Millaisia ajatuksia periaatteet teissä herättävät? 2. Minkälaisia mahdollisuuksia teillä olisi hankkia kierrätyskalusteita kerhotiloihin? Millaisia kalusteita olisi mahdollista hankkia kierrätettyinä? Millaista osuutta hankinnan kalusteista ehdottaisitte hankittavaksi kierrätettyinä ja miksi? 3. Pystyisittekö toimittajana takaamaan kierrätettyjen kalusteiden olevan hajuttomia sekä sen, että niitä ei ole säilytetty sisäilmavaurioituneissa tiloissa? Kalusteiden mukana ei myöskään saisi siirtyä tuhoeläimiä- miten tämän mielestänne voisi varmistaa? 4. Minkälaista kokemusta teillä on kierrätettyjen huonekalujen käytöstä suunnittelutyössä? PALVELUN TOTEUTTAMINEN 5. Palvelulta toivomme mahdollisimman yksinkertaista mallia (ns. avaimet käteen-mallia). Onnistuuko teiltä tällainen kokonaispalvelu ja logistisesti kalusteiden toimittaminen sekä kasaaminen yhdellä oven avauksella tai vaihtoehtoisesti niin, että toimittaja hakee ja palauttaa avaimet kumppaniltamme/avainhallinnastamme ja luovuttaa kohteen valmiina tietyn aikarajan sisällä tilauksesta? Osaatteko arvioida miten kokonaispalvelun hinta muodostuu ja mikä osuus siitä on suunnittelua, kuljetusta, kasausta ja varsinaisia kalusteita? Millainen näkemys teillä on palvelun hinnasta per kerhohuone? 6. Tilojen on tarkoitus palvella eri käyttäjäryhmiä lapsista senioreihin. Miten ottaisitte nämä huomioon tilan sisustuksessa? 7. Mitä mieltä olette alihankinnasta? Heka yleisesti kieltää alihankinnan ketjuttamisen yli yhden tason. Millaisia yhteistyökumppaneita tarvitsette palvelun toteuttamiseen (esim. suunnittelupalvelu, kuljetukset) ? 8. Uusien kalusteiden osalta Heka edellyttää varaosien saatavuutta ja niiden kohtuullista hintatasoa. Miten pitkälle ajalle uusiin kalusteisiin on saatavilla varaosia ja millaisia osia useimmin joudutaan vaihtamaan? Miten pitkän takuuajan voitte antaa kalusteille? 9. Minkälaista visuaalista ja teknistä tietoa sisältäviä esityksiä sisustussuunnitelmista voisitte toteuttaa asukkaille esiteltäväksi? Voitte halutessanne liittää tietopyyntöön materiaalia, jollaista teillä olisi mahdollista luoda sähköiseen asukasäänestykseen. Heka toivoisi materiaalit JPG-kuvatiedostona sekä PDF-muodossa. SOVELTUVUUSVAATIMUKSET, KRITEERIT JA KILPAILUTUSPROSESSI 10. Miten voisimme kilpailutuksessa varmistaa, että kalustus tukee tilan käyttöä ja muunneltavuutta eri tilanteisiin? 11. Miten mielestänne seuraavat vaatimukset sopivat tähän hankintaan uusien kalusteiden osalta: Kalusteiden mahdollisten tekstiiliosien on oltava helposti puhtaana pidettäviä, kodin huonekaluille määritellysti paloturvallisia ja kankaiden hankauskeston tulee olla vähintään 50 000 martindalea. Kankaiden valonkeston on oltava vähintään tasolla 5 ja nyppyyntymis- eli pillinkitaipumus vähintään 4. Kalusteissa käytettyjen kankaiden hoito-ohjeet tulee toimittaa kalusteiden mukana. Lisäksi ohjeiden tulee löytyä yrityksen verkkosivuilla. Kalusteissa käytettyjen puupohjaisten levyjen tulee täyttää formaldehydille asetetut raja-arvot ja melamiini- ja laminaattipinnoitteisten levyjen rakennusmateriaalien päästöluokan arvon M1, E1, REACH-asetuksen tai vastaavan mukaiset raja-arvot? Miltä osin tai voiko edellä kuvattuja vaatimuksia mielestänne soveltaa käytettyihin kalusteisiin? 12. Mikä on realistinen aika, jossa pystyisitte toimittamaan kalusteet kerhotiloille tilauksen jälkeen? 13. Minkälaisia pätevyysvaatimuksia kerhotilojen suunnittelijoille tulisi asettaa? 14. Minkälaisia asioita tässä hankinnassa tulisi mielestänne pisteyttää tarjousvertailussa? 15. Minkälaisia referenssejä (vastaavasti toteutettuja palvelukokonaisuuksia) teillä olisi tarjota palvelun onnistumisen varmistamiseksi? 16. Miten pitkään olette toimineet alalla ja minkälaista liikevaihtoa teillä on vuosittain? 17. Entä millaisia tähän hankintaan sopivia vastuullisuuskriteereitä mielestänne voisimme asettaa yritykselle, suunnittelupalvelulle sekä hankittaville kalusteille? 18. Mitä muuta haluaisitte kommentoida hankintaan liittyen?