Palkkahallinnon palvelut

Hankinnan kohteena nykyaikainen palkanlaskennan kumppani, jolta saadaan palkanlaskennan palvelut kokonaispalveluna, sisältäen modernit palkanlaskennan järjestelmät sekä sovellukset HR -käyttäjille, palkanlaskennan yhteyshenkilöille, esihenkilöille sekä työntekijöille. Tavoitteena on hankkia moderni palkkapalveluiden kumppani, joka pystyy tarjoamaan palkanlaskennan neuvonantoa, suosittelemaan parhaita käytäntöjä sekä käyttää teknologioita, automaatioita ja tekoälyä laadukkaan palkanlaskennan varmistamiseksi. Palkanlaskennasta saadaan myös analytiikkaa tiedolla johtamisen tueksi. Palkanlaskennan kokonaispalveluna tarkoitetaan, että palkanlaskennan kumppani tekee palkanlaskennan alusta loppuun sekä hoitaa viranomaisraportoinnit sekä muun palkanlaskentaan liittyvän kolmansien osapuolten raportoinnin ja toimenpiteet Sitran valtuutuksella. Mahdolllisuus palkkatositteiden arkistoimiseen katsotaan eduksi. Hankintojen tulee tukea henkilöstön johtamista, työnantajamielikuvaa ja esihenkilötyötä. Tärkeitä toiminnallisia ominaisuuksia ovat mm. SSO -kirjautuminen, SAAS -ympäristö, mobiilikäytettävyys, GDPR -mukainen käyttöjärjestelmä, aktiivinen järjestelmän kehittäminen sekä käyttäjäystävällisyys. Käyttäjien käyttöliittymän sekä palkkapalveluiden käyttökieli on suomi. Dokumenttien tallentamisen, tiedonhaun ja raporttitiedon tuottamisen tulee olla käyttäjälähtöistä, sujuvaa ja helppoa. Käytettävien järjestelmien ja sovellusten toimintojen tulee aktiivisesti tukea ja ohjata käyttäjiään. Järjestelmään kertyvien tietojen on oltava käyttäjilleen tehokkaasti saatavilla, käyttipä niitä toimistotiloissa, etätyöskentelyssä tai mobiilisti. Käyttöliittymät/työpöytänäkymät tulee voida muokata helposti eri käyttötarpeisiin sopiviksi: HR-käyttäjille, esihenkilöille sekä sopimusvastuuhenkilöille toteutetaan omat tehtävänhoitoa tukevat käyttöliittymänsä/työpöytänäkymänsä. Toimittajan tehtävä on ylläpitää järjestelmästä ajan tasalla olevaa dokumentaatiota sisältäen myös teknisen dokumentaation ja ohjeistusta. Toimittajalla tulee olla viestintäsuunnitelma, jossa on huomioitu myös häiriötilanteiden tiedottaminen. Viestintäsuunnitelma kuvataan alustavassa projektisuunnitelmassa, joka tulee toimittaa tarjouksen liitteenä. Dokumentaatiota on määritelty lisäksi liitteessä 1. Vaatimusmäärittely. Sitrassa on henkilöstöä 180, joista esihenkilöitä noin 15. Sopimuskaudella henkilöstömäärään voi tulla muutoksia ylös- ja/tai alaspäin. Palkkapalveluja tuotetaan tällä hetkellä noin 200 henkilölle sisältäen ulkopuoliset palkkionsaajat. Sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti, allekirjoitettavia sopimuksia on keskimäärin 5 kpl kuukaudessa. Kuukausittaisia palkanmaksupäiviä on kaksi, varsinainen palkanmaksupäivä on kuun 10. päivä ja kuun viimeinen päivä on mahdollinen lisäajo sekä ulkopuolisten palkkionsaajien maksupäivä. Työntekijät ovat kaikki kuukausipalkkaisia ja tuntipalkkaisia työntekijöitä on keskimäärin noin 0-5 kpl kuukaudessa. Sitrassa ei noudateta mitään voimassa olevaa työehtosopimusta. Sitrassa noudatetaan sovittuja prosesseja ja vakiintuneita käytäntöjä, joita määritellään yhdessä käyttöönottoprojektin aikana. NYKYTILA Sitra on tällä hetkellä ottamassa käyttöön HR-järjestelmä Personiota. Palkanlaskenta tehdään tällä hetkellä valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus eli Palkeiden toimesta. Näiden lisäksi kokonaisuuteen kuuluvat lisäksi seuraavat tietojärjestelmät/toiminnallisuudet: Kirjanpitotiedot (valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet) Työajanseurantajärjestelmä (Linkity) Matkahallinta (M2) Työterveys (Suomen Terveystalo) Arkisto (Puhti) Jne. HANKINNAN KOHDE JA TAVOITETILA Sitra pyytää tarjousta palkkapalvelusta, joka sisältää palkanlaskennan palveluna ja palkanlaskijoiden käyttämän palkanlaskentajärjestelmän, palkanmaksujärjestelmän, mahdolliset käyttäjien arkea helpottavat sovellukset sekä mahdollisen palkanlaskennan materiaalien arkistoinnin. Palkkapalvelu Palkanlaskenta koostuu palkkakausittain tapahtuvasta palkanlaskennasta, kuukauden vaihteeseen ja/tai kvartaaliin ajoittuvista töistä sekä vuodenvaihteen ympärille ajoittuvista vuositöistä, kuten viranomais- raportoinneista. Palkanlaskennan keskeiset prosessit ja toiminnallisuudet Palkanlaskenta palveluiden odotetaan mahdollistavan seuraavat palkanlaskennan prosessit: - Tehtäväkohtainen palkka omalla palkkalajilla - Tehtävä- ja vaativuusrakenteet - Työkokemus-, henkilökohtaiset ja muut lisät - Ylityöt - Palkankorotukset - Henkilöstöedut (esim. lounasedun hallinnointi ja siirto palkkatapahtumille) - Toistuvat ja kertaluonteiset maksut (esim. kielilisä) - Kertapalkkiot - Kertapalkkiot myös ulkopuolisille palkkionsaajille - Hallitus- ja kokouspalkkioiden maksu - Palkkojen ja palkkioiden maksu myös ulkomaisille tileille - Verokorttitietojen hallinta - Palkkauksen ja palkitsemisen raportointi - Luottamustoimen palkkioiden hallinta - Palkkatietojen raportointi mm. kirjanpitoon, tilintarkastajille, verottajalle, eläkevakuuttajalle ja työsuojeluviranomaiselle. - Palkanlaskennan seuranta ja analysointi: Järjestelmän avulla voidaan seurata ja analysoida palkanlaskennan tilaa, laatua, tehokkuutta ja kustannuksia. - Palkkatietojen tilastointi: Järjestelmä tuottaa erilaisia tilastoja, indikaattoreita, vertailuja ja ennusteita palkanlaskennasta.

Integraatiot muihin järjestelmiin Palkanlaskennasta on oltava integraatio HR- järjestelmään Personioon, jossa hoidetaan koko työsuhteen elinkaaren hallinta mukaan lukien palkkamuutokset. Integraatiot tarvitaan myös ajanhallinnan järjestelmään Linkityyn, työterveyshuollon kumppanille Suomen Terveystaloon sekä Sitran raportointityökaluun. Integraatiot määritellään yhdessä käyttöönottoprojektin aikana. Osana käyttöönottoa toteutettavat integraatiot on listattu alla. Käyttöönotossa toteutettavia integraatioita tarkennetaan valitun toimittajan kanssa yhteistyössä käyttöönoton määrittely- ja suunnittelu vaiheessa. Sitralle voi tulla myöhemmin sopimuksen voimassa ollessa muita integraatiotarpeita, jotka toimittaja toteuttaa erikseen sopien. Palkkahallinnon palveluissa tulee tukea yleisesti tunnettuja ja standardoituja tapoja toteuttaa integraatio. Järjestelmän tulee tukea myös Sitran integraatioarkkitehtuuria. Integraatioiden toteutustapa voi vaihdella tietosisältöjen ja kohde- /lähdejärjestelmien mukaan. Toimitus- ja käyttöönotto projektissa toteutetaan integraatiot: Palkkapalvelun ja seuraavien järjestelmien välille (kilpailutushetken tilanne): Integraatio 1: Edenred tai vastaava toimittaja: Henkilöstön työsuhde-edut Integraatio 2: Palkeet (Procountor): Kirjanpito- ja taloushallintojärjestelmä Integraatio 3: Linkity: Työajan seuranta Integraatio 4: Puhti: Sitran sähköinen arkistointiratkaisu Integraatio 5: HR-järjestelmä Personio Integraatio 6: Raportointijärjestelmä Greenstep BI book Kaikkien edellä kuvattujen integraatioiden sisältöjä tarkennetaan valitun toimittajan kanssa käyttöönoton määrittelyvaiheessa ja toimittajat voivat vaihtua projektin tai palvelun aikana. Erikseen tilattavat integraatiot (lisähankintamahdollisuus) Sitralla on mahdollisesti tarvetta toteuttaa integraatioita myös erikseen tilattavana. Erikseen tilattavat integraatiot toteutetaan osana toimitus- ja käyttöönottoprojektia projektin muutoshallintamenettelyin tai projektin jälkeen erillisinä toimeksiantoina tai erillisinä projekteina. Erikseen tilattavat integraatiot laskutetaan toteutuneen mukaan asiantuntijapalveluiden HTP-hinnoilla, jotka on ilmoitettu hintalomakkeella, tai osapuolet voivat sopia myös kiinteähintaisista toimituksista. Erikseen tilattavia integraatioita ovat esimerkiksi: Integraatio 1: Työterveyshuolto: Henkilöstön sairauspoissaolojen tiedot, henkilöstön perustiedot. Sitran työterveyshuollon palveluiden tarjoaja voi vaihtua käyttöönottoprojektin aikana tai sen jälkeen. Integraatio tilataan ja toteutetaan vasta sen jälkeen, kun palveluntarjoajan kanssa on sopimus. IT palveluntuottaja: Mahdolliset laitelunastukset palkanlaskennan tietoon. Kaikkien edellä kuvattujen integraatioiden sisältöjä tarkennetaan valitun toimittajan kanssa ennen niiden tilaamista. Asiakkaan nykyisten palkkatietojen vienti uusiin palkanlaskennan järjestelmiin sekä palkkapalveluihin Osana toimitus- ja käyttöönottoprojektia toimittaja toteuttaa Sitran nykyisien palkkatietojen siirron uuteen palkkapalveluun sekä palkanlaskennan järjestelmiin. Historiadataa siirretään kahden vuoden ajalta ja vain aktiivisten työntekijöiden tietoja. Toimittajan vastuulla on tietojen sisäänluku palkkapalveluihin. Sitra vastaa tietojen oikeellisuudesta sekä tietojen siivoamisesta sisäänluettavaan muotoon. Toimittajan vastuulla on määrittää sisäänluku ja ohjeistaa Sitraa tietojen siivoamisessa. Sitra ja valittu toimittaja määrittelevät ja suunnittelevat tietojen viennin toteutuksen yhteistyössä toimitus- ja käyttöönottoprojektin määrittely vaiheessa. Toteutustapa voi vaihdella tietosisältöjen ja lähdejärjestelmien mukaan Alla on kuvattu käyttöönottoprojektiin sisältyvät vanhojen tietojen siirrot ylätasolla: - Organisaatiotiedot ja organisaatiorakenteen - Työntekijät ja heidän esihenkilötiedot (esihenkilö-alaissuhde) - Työntekijöiden perustiedot - Työntekijöiden palkkatiedot - Vanhoista työntekijälle maksetuista palkkatiedoista tulee siirtää kaikki tiedot palkkalajeittain, maksupäivittäin ja vuositason tieto - Verokortit, ammattiyhdistysjäsenyydet ja ulosottotiedot - Lomaoikeudet - Palvelusaikakertymät (vähintään 5 vuotta) - Sairas- ja vuosilomaprosentit ja niiden kertymät - Kirjaussäännöt / tiliöintisäännöt - Laskentatunnisteet - Lomajaksot (ajanjakso määritellään myöhemmin) - Talouden tilikartta - Palkkojen ohjaustiedot Palkkapalveluiden toimitus- ja käyttöönottoprojekti Käyttöönottoprojekti tehdään ns. avaimet käteen periaatteella. Tämä tarkoittaa sitä, että toimittaja on kokonaisvastuussa käyttöönottoprojektin läpiviennistä ja teknisestä toteuttamisesta mukaan lukien transitiotehtävät olemassa olevista järjestelmistä hankinnan kohteena oleviin palkkapalveluihin sekä toimitus- ja käyttöönottoprojektissa toteutettavat integraatiot Sitran muihin järjestelmiin ja sidosryhmien järjestelmiin. Huomiona todettakoon, että Sitra on omalta osaltaan vastuussa omista kolmannen osapuolen toimittajista sekä Sitran sisäisen resurssien hallinnasta. Palkkapalveluiden käyttöönotto tulee toteuttaa projektina, jota ohjaa asetettu ohjausryhmä. Toimittaja on vastuussa projektin onnistuneesta kokonaistoimituksesta. Käyttöönottoprojektin lopputuloksena tulee olla Sitran vaatimusten mukainen ja tarvittavat toiminnallisuudet ja rajapintaliittymät sisältävät palkkapalvelut. Palkkapalveluiden tulee olla käyttöönottoprojektin päätteeksi teknisesti käyttövalmiita ja tuettuna SaaS-palveluna sekä Sitran käyttäjien täysimääräisesti käytettävissä. Käyttöönottoprojekti aloitetaan viipymättä sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Käyttöönoton tarkempia ehtoja on kuvattu liitteen 2 Sopimus- mallin alaliitteissä Pääsopimus ja alaliite 3 Toimitussopimus. Käyttöönottoprojektin alussa Sitra määrittelee yhdessä toimittajan kanssa tarkemmin, miten vaatimukset ja prosessit toteutetaan käyttöönottoprojektin aikana. Toimitus- ja käyttöönottoprojektin vaiheistus ja alustava aikataulu Sitra on suunnitellut palkkapalveluiden toimitus- ja käyttöönottoprojektin vaiheistuksen ja alustavan aikataulun seuraavasti. Käyttöönottoprojekti on tarkoitus aloittaa viipymättä sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, kuitenkin viimeistään 14 vuorokauden kuluttua sopimuksen allekirjoituksesta. Tavoiteaikataulu palkkapalveluiden aloittamiselle on viimeistään 1.6.2026 alkaen. Toimitus- ja käyttöönottoprojekti koostuu kahdesta vaiheesta, joista toimittaja on vastuussa ja Sitra toimii tukevassa roolissa. Nämä vaiheet ovat tekninen käyttöönotto (Vaihe 1) ja tehostettu tuki (Vaihe 2). Tarkemmin teknisen käyttöönoton ja tehostetun tuen vaatimukset on kuvattu liitteellä Vaatimusmäärittelyt. Vaihe 1. Palvelun ja järjestelmän tekninen käyttöönotto Palvelun ja järjestelmän tekninen käyttöönotto koostuu seuraavista tehtävistä (ajallisesti tehtävät voivat mennä lomittain ja hieman eri järjestyksessä, projektimallista voidaan keskustella toimittajan ehdotusten perusteella): - Toimituksen ja käyttöönoton suunnittelu sisältäen myös datamigraatioiden ja erikseen tilattavien integraatioiden suunnittelun - Järjestelmän konfigurointi ja räätälöinti sekä sellaisten toiminnallisuuksien kehitys, jotka eivät ole järjestelmässä valmiina ja joiden toteutukseen toimittaja on sitoutunut tarjouksellaan - Palkkapalveluiden suunnittelu sisältäen vastuumatriisin ja toimintamallit - Kiinteään toimitushintaan sisältyvien integraatioiden toteuttaminen - Erillisveloituksella laskutettavien integraatioiden toteuttaminen (tarkempi määrittely tehdään projektin alussa) - Järjestelmän testaus - Datamigraatioiden toteutus asiakaan nykyisistä järjestelmistä (tarkempi määrittely tehdään projektin alussa) - Datamigraatioiden testaus - Palkkojen rinnakkaisajo - Hyväksymistestauksen aloituspäätös - Hyväksymistestaus - Käyttöönottokoulutus - Tuotantoon siirto- ja käyttöönottopäätös - Jatkuvan palvelun valmistelu ja käynnistys - Tuotantoon siirto ja tuotantokäytön aloitus valmisteluineen Vaihe 2. Tehostettu tuki Tuotantokäytön aloituksen yhteydessä käynnistetään tehostetun tuen vaihe, jonka aikana toimittaja tuottaa jatkuvat ylläpitopalvelut Sitralle tehostetusti. Tehostetun tuen vaihe kestää vähintään kaksi (2) kuukautta. Tänä aikana toimittajan tulee kyetä tarjoamaan tuki- ja ylläpitopalveluita normaalia tuki- ja ylläpitopalvelua kattavammin. Tehostetun tuen tarkoituksena on varmistaa, että palkkapalvelut toimivat suunnitellusti ja häiriöttä, sekä tukea Sitran pääkäyttäjiä ja muita hallinnollisia käyttäjiä. Toimitus- ja käyttöönottoprojekti päättyy tehostetun tuen jakson päättymiseen. Kiinteähintaisen toimitus- ja käyttöönottoprojektin hinnan tulee sisältää sekä Vaihe 1 tekninen käyttöönotto että Vaihe 2 tehostettu tuki.