HR-järjestelmä

Tässä HR-järjestelmän hankinnassa hankintayksikkönä toimii Kaiku24 Oy. Kaiku24 tuottaa hyvinvointialueille digitaalista sote-asiakaspalvelua, niin sanottua ensilinjaa, johon sisältyy mm. asiakkaan hoidon tarpeen ja kiireellisyyden arviointi, hoidontarpeen ratkaisut sekä etävastaanotto- ja neuvontapalvelut. Vuoden 2024 aikana yhtiö hoiti yli miljoona kontaktia, joista yli 50% ratkaistiin ensilinjassa. Kaiku24 on Etelä-Karjalan, Kymenlaakson, Varsinais-Suomen, Satakunnan ja Kanta-Hämeen hyvinvointialueiden omistama yhtiö. Yhtiön palveluksessa työskentelee vajaat 300 työntekijää, joista valtaosa on terveydenhuollon ammattilaisia. Hankinnan kohteena on HR-järjestelmä, joka toimii ohjelmistopalveluna verkon yli (eli ns. SaaS-palvelu). Hankinnan tavoitteena on hankkia valmisratkaisuna modulaarinen, helppokäyttöinen, tietosuoja- ja muun lainsäädännön vaatimukset täyttävä kokonaisratkaisu, jolla voidaan tuottaa palvelua koko työsuhteen elinkaaren ajan aina työsopimuksen valmistelusta työsuhteen päättymiseen. Tavoitteena on parantaa henkilöstötietojen hallittavuutta ja käytettävyyttä organisaatiotasoisesti, jolloin HR-järjestelmällä korvataan manuaalista tietojen käsittelyä ja tietojen ylläpitoa Excel-tiedostoissa. HR-järjestelmä tukee esihenkilöiden ja HR:n työtä henkilöstötietojen ja -dokumenttien hallinnassa ja hyväksyntäprosessin hoitamisessa sekä vähentämällä sähköpostin käytön tarvetta henkilöstöasioiden käsittelyssä. HR-järjestelmä parantaa raportoinnin laatua ja nopeuttaa raportointia, kun kaikki tarvittavat tiedot ovat samassa järjestelmässä. HR-järjestelmä helpottaa myös työntekijöiden omien tietojen näkyvyyttä ja omien yhteystietojen hallintaa. HR-järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen sekä palvelussuhteen tietojen ensisijainen master datan lähde, jolloin HR-järjestelmään syötetyt tiedot päivittyvät myös palkka- ja työaikajärjestelmiin. HR-järjestelmä tukee hankintayksikön henkilöstön suorituksen ja osaamisen johtamisen prosesseja, kuten tavoite- ja kehityskeskusteluja. HR-järjestelmä mahdollistaa Kaiku24:n henkilöstön koulutusten ja pätevyyksien seurannan ja niihin liittyvät hälytykset ja seurantaraportit. Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmää valmisratkaisuna, joka tarjoaa valmiit toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin ja prosessien hoitamiseen. Hankintayksikön tavoitteena on, että tarjottu Järjestelmä pystyy toteuttamaan tarjouspyynnössä vaaditut toiminnallisuudet ilman merkittävää asiakaskohtaista räätälöintiä. Tarkempi hankinnan kohteen kuvaus liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.

Sopimus on toistaiseksi voimassaoleva.

Tarjouspyynnön vaatimuslomakkeella (Liite 4, Vaatimuslomake) on havaittu kaavavirhe, jonka seurauksena pisteitä lasketaan myös pakollisten vaatimusten osalta, vaikka tämä ei ole ollut tarkoitus. Virheellä ei ole vaikutusta tarjousten vertailuun eikä tarjouksen valmisteluun, mutta haluamme varmistaa hankinnan oikeellisuuden ja tasapuolisen kohtelun kaikille tarjoajille. Hankintalain 56 §:n mukaan määräajan pidentäminen ei olisi tässä tapauksessa pakollista, koska kyse ei ole sellaisesta tiedosta tai muutoksesta, joka olisi välttämätön tarjouksen laatimiseksi, eikä lisätietoja ole pyydetty hyvissä ajoin. Varovaisuusperiaatteen mukaisesti Kaiku24 kuitenkin pidentää tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa vähintään kuudella (6) kalenteripäivällä, jotta kaikilla tarjoajilla on riittävästi aikaa huomioida annettu ohjeistus. Yhtä lailla hankintayksikkö vahvistaa, että tarjouspyyntöä ja hankinta-asiakirjoja ei ole tätä lisäohjeistusta ja tarjousten jättämisen määräajanpidennyksen lisäksi muutettu miltään osin.

Tarjoukset tulee jättää alkuperäisen tarjouspyynnön mukaisella vaatimuslomakkeella (Liite 4, Vaatimuslomake). Hankintayksikkö ei halua muodostaa riskiä sille, että tarjoukset jätettäisiin eri lomakeversiolla, joten uutta lomaketta ei julkaista. Kaikki tarjoukset käsitellään ja vertailu tehdään alkuperäisen lomakkeen pohjalta. Kaavavirhe huomioidaan tarjousvertailussa siten, että pakollisista vaatimuksista ei anneta laatupisteitä, vaan pisteytys perustuu luonnollisesti (ja alkuperäisen tarjouspyyntöaineiston mukaisesti) ainoastaan niihin vaatimuksiin, jotka on tarjouspyynnössä määritelty pisteytettäviksi. Tarjoajien tulee täyttää kaikki tarjoajan täytettäväksi tarkoitetut kentät ja noudattaa tarjouspyynnön sekä liitteiden ohjeita. Mikäli tarjoaja jättää vastaamatta tai vastaa ”Ei” pakolliseen vaatimukseen, tarjous voidaan hylätä hankintalain mukaisesti. Tarjoajien tulee huomioida, että soveltuvuusvaatimukset ja tarjottua HR-järjestelmää koskevat pakottavat vaatimukset tulee täyttyä tarjouksen jättöhetkellä. Uusi määräaika on ilmoitettu tarjouspalvelussa. Hankintayksikkö pahoittelee tilannetta.