Markkinakartoitus vieraskielisten asukkaiden digipalveluratkaisuista

Kutsu markkinavuoropuheluun Tämä markkinavuoropuhelu on markkinakartoitus, jossa Espoon kaupungin tavoitteena on kartoittaa vaihtoehtoisia ratkaisuja vieraskielisten espoolaisten digitaaliseen palvelemiseen sekä saada näkemyksiä alan toimijoilta tutkimusyhteistyössä syntyneiden ideoiden toteuttamiseen. Tämä markkinavuoropuhelu ei ole osa hankintaprosessia. Varsinaista kilpailutusta varten järjestetään mahdollisesti myöhemmin erillinen markkinavuoropuhelu. Osallistuminen markkinavuoropuheluun ei sido eikä ole edellytys myöhemmälle kilpailutukselle. Ilmoittautuminen infotilaisuuteen Markkinavuoropuhelun infotilaisuus järjestetään 11.11 klo 10.20-11.30 Teamsin välityksellä. Ilmoittaudu tilaisuuteen lähettämällä sähköposti osoitteeseen irena.bakic@espoo.fi. Mainitse sähköpostin otsikossa Markkinavuoropuhelu. Voit lähettää kysymyksiä ennen markkinavuoropuhelua samaan osoitteeseen 7.11.2025 mennessä. Vastaamme kaikkiin saapuneisiin kysymyksiin kerralla. Mikäli et pääse osallistumaan infotilaisuuteen, voit pyytää tilaisuudessa esitettävän materiaalin sekä kysymykset ja vastaukset toimitettavaksi jälkikäteen. Esittelytilaisuus Järjestämme toimittajille esittelytilaisuuksia, jossa pääsemme keskustelemaan ratkaisusta ja toimittaja voi demota ratkaisuna. Demot järjestetään 12.11 alkaen. Pyydämme lähettämään ratkaisun kuvauksen ja muut pyydetyt tiedot osoitteeseen irena.bakic@espoo.fi kolme arkipäivää ennen esittelytilaisuutta tai viimeistään 19.11. Lähetettäessä taustamateriaaleja, merkitse selkeästi ne dokumentit, jotka haluat pitää luottamuksellisina. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Espoon asukkaista noin 25% eli 80 166 on muun kuin suomen- tai ruotsinkielisiä. He puhuvat äidinkielenään yli 150 kieltä. Espoon kaupunki pyrkii löytämään uusia tapoja palvella monikielistä asukaskantaansa. Uusia palvelukonsepteja on ideoitu asukkaiden, tutkijoiden, konsulttien ja kaupungin työntekijöiden kanssa. Haluaisimme kuulla yrityksiltä, konsortioilta, yhteisöiltä, millaisia ratkaisuja heillä olisi syntyneiden ideoiden konkreettiseen toteutukseen. Avainlukuja: Vieraskielisiä asukkaita vuonna 2024 80 166. Vieraskielisten määrä kasvaa noin 6 000 asukkaan verran vuodessa. Espoon vieraskielisille tarkoitetussa yleisneuvontapalvelussa Hello Espoo infossa on vuosittain 6 400 asiakaskäyntiä. Palvelukonsepti 1: Lomakkeentäytön tuki Viralliset lomakkeet toimivat porttina moniin tärkeisiin palveluihin ja etuuksiin. Lomakkeet ovat kuitenkin monille vaikeaselkoisia byrokraattisen kielen ja monimutkaisen rakenteen vuoksi. Palvelukonseptin tavoitteena on tukea asukkaita omatoimisessa täyttämisessä – ei tehdä sitä heidän puolestaan. Palvelu auttaa: • ymmärtämään lomakkeen sisällön ja tarkoituksen • tulkitsemaan vaikeaa kieltä • hahmottamaan kontekstin: miksi lomake on olemassa ja mihin ilmiöön se liittyy Lomake voidaan tuoda palveluun kuvana, tiedostona tai nimen perusteella. Palvelu anonymisoi tiedot tarvittaessa ja ohjeistaa GDPR:n mukaisesti, jotta henkilötietoja ei jaeta turhaan. Lisäksi palvelu neuvoo liitteissä: mitä tarvitaan ja mistä ne löytyvät (esim. Kanta.fi). Palvelu tekee lomakkeiden täyttämisestä ymmärrettävää, turvallista ja saavutettavaa kaikille. Palvelukonsepti 2: Digitaalinen avustaja kaupungin palveluihin Tieto kaupungin palveluista on hajallaan ja vaikeasti löydettävissä erityisesti silloin kun asukas on vasta muuttanut suomeen. Asukkaat eivät aina tunnista oikeuksiaan tai osaa etsiä apua virallisista kanavista. Pelko, häpeä, teknologian käyttöhaasteet sekä heikko luottamus lisäävät esteitä palveluun hakeutumiselle. Yksi asukkaiden ja tutkijoiden ideoimista konsepteista on digitaalinen avustaja, jonka avulla asukas voi kysyä kaupungin palveluista helposti ja omalla kielellään – kirjoittamalla tai puhumalla. Avustaja toimisi keskustelukumppanina, joka tukee asiointia eri kielillä, myös helpolla suomella. Avustajan vastaukset perustuvat ennalta määritettyihin sisältöihin ja ovat luotettavia, läpinäkyviä ja selkeästi tunnistettavissa tekoälypohjaisiksi. Vastauksissa näkyvät lähteet ja rajoitukset. Palvelu noudattaa EU:n tekoälyasetusta (AI Act). Palvelun tulee noudattaa korkeaa tietoturvan ja eettisyyden tasoa. Digitaalinen avustaja tarjoaisi siis helpon, luotettavan ja saavutettavan tavan kysyä ja saada ymmärrettävää tietoa omalla kielellä – silloin kun tarve syntyy. Palvelukonsepti 3. Assistentti palveluneuvojien tueksi Monikielisyys tuo palvelutilanteisiin omanlaiset haasteensa. Keskustelussa käytetään useita kieliä ja mukana voi olla tulkki. Palveluneuvojan ja asiakkaan aika kuluu usein muistiinpanoihin, ja silti ne voivat jäädä epäselviksi tai irralleen kontekstista. Tekoälyavusteinen muistiinpanotyökalu voisi tukea asukkaiden ja palveluneuvojien välisten keskustelujen dokumentointia monikielisissä palvelutilanteissa face-to-face tapaamisissa ja etäasioinnissa. Palvelun avulla asukas ja palveluneuvoja voivat: • saada monikielisen keskustelun keskeiset yksityiskohdat tiivistettynä selkeään ja ymmärrettävään muotoon, • jakaa muistiinpanot turvallisesti asukkaan ja palveluneuvojan välillä digitaalisesti Palvelu on läpinäkyvästi tekoälypohjainen, noudattaa EU:n tekoälyasetusta (AI Act) ja GDPR-vaatimuksia, ja tarjoaa korkean tietoturvan ja eettisyyden. Lisäksi se voi tuottaa tunnisteetonta tietoa dokumentaatiota varten. Markkinavuoropuheluun osallistuvilta yrityksiltä toivotut tiedot löytyvät lisätiedoista ja PDF dokumentista.

Toivomme yrityksiltä seuraavat tiedot: 1. Ratkaisun kuvaus 2. Referenssit 2.1 Esimerkkejä erityisesti julkiselta sektorilta, mieluiten Suomesta tai Espoon kokoisista kaupungeista. 2.3 Painotus ratkaisuihin, joita on kehitetty yhteistyössä asiakkaiden kanssa. 3. Asiakaskokemus 3.1 Arvio siitä, miten ratkaisu parantaa asiakaskokemusta. 4. Vaikuttavuus 4.1 Arvio kustannushyödyistä: kuinka paljon ratkaisu vähentää asiakastyöhön kuluvaa aikaa ja miten asiakas hyötyy. 4.1 Taloudelliset hyödyt sekä asiakkaalle että kaupungille. 5. Mittarointi ja raportointi 5.1 Käytetyt mittarit palvelun toimivuuden ja vaikuttavuuden arviointiin. 5.2 Mittareiden dokumentointi ja raportointi (esim. asiakaskokemus, vasteaika, virheiden määrä). 6. Käyttöaste 6.2 Kokemukset vastaavista käyttöönotoista tai piloteista. 6.3 Tiedot palvelun käyttöönottoprosentista (opt-in/opt-out). 7. Tietojenkäsittely ja riskienhallinta 7.1 Käsittelytoimien kuvaus sisältäen tietosuoja ja GDPR-vaatimukset (rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittely, tunnisteelliset tiedot, tietojen sijainti). 7.2 Tekoälyasetuksen mukainen riskiluokitus 7.3 ICT-arkkitehtuurikuvaus. 8. Yhteensopivuus 8.1 Kuvaus ratkaisun integraatiosta Espoon tekniseen ympäristöön (esim. Salesforce, Microsoft). 9. Kustannusarvio 9.1 Kustannusarvio Espoon kaupungin käyttöönotosta, käyttöönoton työmäärästä, ylläpidosta ja osaamistarpeista aiempiin toimeksiantoihin perustuen. 9.1.1 Kokeilulle 9.1.2 Jatkuvalle palvelulle (4 vuotta) Kustannusarviot toimitetaan erillisenä dokumenttina Lähetettäessä taustamateriaaleja, merkitse selkeästi ne dokumentit, jotka haluat pitää luottamuksellisina.