TIETOPYYNTÖ: Kapasiteetinhallinnan järjestelmän hankinta

Tämä on tietopyyntö, joka ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tällä tietopyynnöllä selvitetään kapasiteetinhallinnan järjestelmän hankinnan markkinatilannetta, toiminnallisia ja teknisiä ominaisuuksia, toimittajien hinnoitteluperiaatteita sekä hintatasoa. Istekki Oy:ssä on meneillään Kapasiteetinhallinnan kehittäminen – projekti, jonka tavoitteena on luoda Istekin kapasiteetinhallinnalle yhtenäinen, yhteismitallinen kapasiteetinhallinnan toimintoketju ja vakiinnuttaa se yhtiön laajuiseksi, yhtenäiseksi ja yhteisesti hyväksytyksi tavaksi toimia. Projekti alkoi toukokuussa 2023 ja päättyy marraskuussa 2024. Kapasiteetinhallinnan tueksi Istekillä on tarve ratkaisulle, jolla voidaan toteuttaa keskitettyä, optimoitua ja osaamisperusteista henkilöresurssien hallintaa. Teknisen kapasiteetin hallinnan tarve voidaan täyttää samalla ratkaisulla, mikäli se on teknisesti ja toiminnallisesti mahdollista. Tietopyynnön kohteena on kapasiteetinhallinnan järjestelmähankinta tai kokonaisratkaisu resurssienhallinnan suorittamiseksi (jäljempänä ”järjestelmä”). Arvion mukaan järjestelmän piirissä käyttäjiä tulisi olemaan n. 1400 käyttäjää eli koko Istekki Oy:n asiantuntijaorganisaatio tukipalveluineen. Tukipalveluita ovat mm. talous ja viestintä sekä mahdollisesti myös yhtiön ulkopuolisia käyttäjiä, kuten alihankkijat. Järjestelmältä edellytetään ominaisuuksia resurssien suunnitteluun ja hallintaan sekä resurssikuorman raportointiin ja resurssitarpeen ennustamiseen osana rullaavaa suunnittelua. Tavoitteena on hankkia järjestelmä, josta on liittymät muihin järjestelmiin, lisenssit tai palvelumaksut sekä toimitusprojekti. Hankintaan voi sisältyä ylläpito, tuki- ja muita erikseen tilattavia asiantuntijapalveluita, esimerkiksi järjestelmän muutos- ja kehittämistarpeiden sekä järjestelmän kehittämisprojektien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Hankittavan järjestelmän tulee olla yhdistettävissä saumattomasti Istekin toiminnanohjausjärjestelmän (Efecte) palvelutoimituksen prosessiin, organisaatiorakenteeseen ja tällä hetkellä käyttöönoton osalta hankintaprosessissa olevaan asiakkuudenhallintajärjestelmään (D365). Järjestelmän toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin. Hankittavan järjestelmän tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ympäristöä riippumatta siitä, tuotetaanko se Istekin omasta kapasiteetista tai toimittajan kapasiteetista. Järjestelmän tulee sisältää sekä tuotantoympäristö että testiympäristö, joiden perusrakenteet ovat identtiset keskenään. Kapasiteetinhallintaan liittyvät järjestelmän toiminnalliset ja tekniset vaatimukset on esitetty liitteellä ”KAPA Vaatimusmäärittely tietopyyntöön.xlsx”. Tietopyynnön liitteessä on kuvattu hankintaa ja sen taustaa tarkemmin. Tietopyynnöllä kartoitetaan toimittajien valmiuksia tarjota ratkaisuja, jotka sisältävät tarvittavan kapasiteetinhallinnan kokonaisuuden sekä järjestelmäriippumattomat rajapinnat jo olemassa oleviin järjestelmiin, jotka tukevat hankittavaa kokonaisuutta. Tietopyynnön tavoitteena on järjestää markkinavuoropuhelut alan toimittajien kanssa järjestettävin Teams -tapaamisin. Tämän vuoksi pyydämme alan toimittajia ilmoittamaan kiinnostuksensa osallistua vuoropuheluun ja lähettämään suomen kielellä vastaukset tietopyynnön liitteissä esitettyihin kysymyksiin sekä vaatimusmäärittelyihin sähköpostiosoitteeseen hankinnat@istekki.fi. Saatujen vastausten perusteella valitaan 3-5 alan toimittajaa Teams -tapaamisiin, joita tulemme järjestämään viikoilla 3 (15.-19.1.2024) ja 4 (22.-26.1.2024). Tapaamiset kestävät n. 1,5 tuntia. Ajankohdat tapaamisiin: 17.1.2024 klo 11.30-13.00 22.1.2024 klo 10.00-11.30 23.1.2024 klo 11.00-12.30 24.1.2024 klo 8.00-9.30 Jos kutsuttavia on enemmän, lisätään ajankohtia tarvittaessa. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle. Tietopyyntö ei velvoita Istekki Oy:tä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamiselle ja osallistumisesta mahdollisiin tapaamisiin. Tapaamisessa arvostamme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita myöhemmin tehtävässä tarjouspyynnössä kannattaisi mielestänne huomioida. Osallistumispyyntö tapaamiseen sekä pyydetyt tietopyyntövastaukset tulee palauttaa 11.1.2024 kello 12.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@istekki.fi. Annetut tiedot käsitellään luottamuksellisesti. Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa: Kapasiteetinhallinnan järjestelmä/Tietopyyntö, yrityksen nimi. HUOM.: Tarjouspalvelu luo automaattisesti määräajan ilmoittautumiselle ja aineiston lähettämiselle. Kyseisen määräajan sijaan noudatetaan tässä tietopyynnössä esitettyä määräaikaa 11.1.2024 klo 12.00.