KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN: Analogisen arkistoaineiston digitointipalvelun hankinta

Tämä on tietopyyntö ja ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä. Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Kymenlaakson hyvinvointialue pyrkii tällä tietopyynnöllä kartoittamaan markkinoiden tilannetta ja tarjolla olevia järjestelmiä toiminnallisuuksineen ja kehityssuunnitelmineen, jotta varsinainen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyyntö ei velvoita Kymenlaakson hyvinvointialuetta toteuttamaan hankintaa. Tämä tietopyyntö käsittelee Kymenlaakson hyvinvointialueen hankintaa analogisen aineiston digitointipalvelusta. Tavoitteena on digitoida Kymenlaakson hyvinvointialueen hallussa olevaa analogista asiakirja-aineistoa sähköiseen arkistojärjestelmään. Tilaaja pyytää esimerkkejä muun muassa alla mainituista toteutusvaihtoehdoista: 1. Vaihtoehto A: Kokonaispalvelu (Digitointipalvelu ulkoistettuna) Tämä vaihtoehto kuvaa perinteistä mallia, jossa toimittaja vastaa kokonaisuudesta. Palvelun sisältö: Kattaa koko prosessin: aineiston nouto, valmistelu, digitointi (skannaus/kuvaus), kuvatiedostojen käsittely (esim. nimeäminen, indeksointi, laadunvalvonta), tallentaminen määriteltyyn järjestelmään/hakemistoon sekä analogisen aineiston palautus. Vastuut: Toimittaja vastaa koko työn suorittamisesta, aikataulusta, laadusta, laitteista, ohjelmistoista ja henkilöstöstä. Tilaaja vastaa aineiston määrittelystä ja vastaanotosta. Laitteistot ja järjestelmät: Sisältyvät toimittajan tarjoukseen, toimitetaan toimittajan toimesta. Henkilöstö: Toimittajan omaa, koulutettua henkilöstöä. Hinnanmuodostus: Kokonaiskustannus yleensä kappale- tai juoksumetripohjaisena tai kokonaishintana määritellylle aineistomäärälle. Edut Tilaajalle: Vaivattomuus, nopeus, vähemmän resurssien sitomista, pääsy ammattitaitoon ja erikoislaitteisiin. 2. Vaihtoehto B: Laitteisto ja Järjestelmät Palveluna (Työ itse tehtynä) Tämä vaihtoehto kuvaa mallia, jossa toimittaja tarjoaa työkalut ja tukihenkilöstön, mutta asiakas suorittaa itse digitoinnin. Palvelun sisältö: Laitteiston ja tarvittavien ohjelmistojen vuokraus/leasing/palvelu (XaaS - Everything as a Service) Tilaajan tiloihin tai erikseen sovittuun tilaan. Sisältää laitteiston asennuksen, ylläpidon, viankorjaukset, käyttökoulutuksen ja teknisen tuen. Saattaa sisältää myös konsultointia työn organisoimiseen. Vastuut: Tilaaja vastaa itse digitoinnin suorittamisesta (aineiston käsittely, skannaus, laadunvalvonta) omalla henkilöstöllään, projektin hallinnasta ja aikataulusta. Toimittaja vastaa laitteiston toimivuudesta. Laitteistot ja järjestelmät: Toimittaja toimittaa sopimuksessa määritellyt skannerit/kamerat, käsittelytyöasemat ja ohjelmistot (esim. kuvankäsittely, indeksointi) palveluna (huolto ja tuki sisältyvät hintaan). Henkilöstö: Tilaajan omaa henkilöstöä. Toimittaja tarjoaa teknisen tuen ja käyttökoulutuksen. Hinnanmuodostus: Kuukausi- tai projektikohtainen palvelumaksu laitteista ja tuesta, mahdollisesti koulutuksen kertamaksu. Edut Tilaajalle: Suurempi kontrolli aineiston käsittelyyn, henkilöstön osaamisen kehittyminen, digitoinnin kustannukset (henkilöstö) pysyvät omassa budjetissa. Hankintaa koskevat lisätiedot Toimittajia pyydetään vastaamaan tässä tietopyynnössä oleviin kysymyksiin 31.10.2025 klo 13.00 mennessä. Vastaukset tulee toimittaa Tarjouspalvelun kautta. Mahdolliset lisätietokysymykset tulee lähtökohtaisesti jättää osana tietopyyntövastauksia. Hankintayksikkö ei julkaise tietopyyntövaiheessa jätettyjä lisätietokysymyksiä. Markkinavuoropuhelu aloitetaan tutustumalla vastaajien toimittamiin vastauksiin. Tarvittaessa hankintayksikkö valitsee 1-3 toimittajaa tunnin mittaiseen keskusteluun toimittajan ja Kymenlaakson hyvinvointialueen välillä, jossa käydään läpi tarkemmin tarjottua ratkaisua ja mahdollisia avoimia kysymyksiä. Mahdolliset keskustelut toteutetaan Teamsin välityksellä arviolta viikolla 46. Kymenlaakson hyvinvointialue ilmoittaa keskusteluajat valituille toimittajille. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta, eikä Kymenlaakson hyvinvointialue korvaa tietopyyntöön vastaamisesta tai toimittajatapaamisista aiheutuvia kustannuksia.