EU JÄLKI-ILMOITUS KILPAILUN KESKEYTYKSEEN: Oulun Tilapalvelut - ilmanvaihtosuodattimien hankintapalvelu

Tämä on EU jälki-ilmoitus kilpailun keskeytyksestä. Kilpailutus uusitaan piakkoin. Ilmanvaihtosuodattimet ja niihin liittyvät tarvikkeet Oulun Tilapalvelut -liikelaitoksen käyttöön. Hankinta koskee Oulun Tilapalvelut rakennuksissa käytettäviä tulo- ja poistoilmalaitteiden ilmanvaihtosuodattimia. Hankinta sisältää myös tilaajalle annettavan tuotetuen tilausjärjestelmineen, alkukartoituksen sekä vuosittaisen kiinteistökierroksen. Tilaaja hankkii tuotteita sopimuksen voimassaoloaikana kulloinkin sen hetkisten todellisten tarpeiden ja määrien perusteella. Suodattimien arvioitu hankintahinta on n. 350 000 €/vuosi (alv 0%). Toimitusosoitteet ja niiden määrä sekä toimitusten määrä voivat muuttua sopimuksen voimassaoloaikana. Tarjoukset pisteytetään siten, että energiakustannuskorin edullisimman tarjouksen tarjoaja saa 48 pistettä ja seuraavien pisteet lasketaan vertailukaavalla kohdan "hankinnan kriteerit" mukaisesti. Hintakorin edullisin tarjous saa 45 pistettä ja seuraavien pisteet lasketaan vertailukaavalla. Muita kuin tämän tarjouspyynnön liitteessä mainittuja tuotteita, tarjoaja antaa alennusprosentin (nettohinta), josta suurimman alennusprosentin tarjonnut saa 5 pistettä ja seuraavien pisteet lasketaan vertailukaavalla. Kaksi (2) lisäpisteitä saa jos tarjoajalla on käytössä hiilijalanlaskenta- ja raportointiohjelma. Valintaa tehtäessä em. pisteet lasketaan yhteen ja valituksi tulee korkeimmat yhteispisteet saanut tarjoaja. Hinnat: Tilaaja pyytää hinnoiteltavaksi myös muita kuin tämän tarjouspyynnön liitteessä mainittuja tuotteita, joita ovat esimerkiksi eri suodatinluokkaa/nimellismittoja olevat pussisuodattimet/kasettisuodattimet, pienkoneiden suodatinsarjat ja mattopalat. Muiden suodatintuotteiden hinnat määräytyvät suhteessa tarjottuihin hintoihin, jotka lopuksi syötetään toimittajan sähköiseen tilausjärjestelmään ja jotka katselmoidaan yhteistyössä tilaajan ja toimittajan kanssa. Alkukartoitus / toimintatapa : Toimittaja tekee alkukartoituksen tilaajan n. 250 kpl Oulun tilapalvelut -liikelaitokselle kuuluvassa kiinteistössä (kiinteistöllä voi olla useampi rakennus) 3kk kuluessa sopimuksen syntymisestä, kartoitus sisältyy tarjottuihin hintoihin ja sen yhteydessä laaditaan kaikkiin kohteisiin kaikista käytössä olevista suodattimista rakennuksissa sekä iv-konehuoneista/koneista. Toimittaja saa olemassa olevan kohde- ja suodatinlistauksen käyttöönsä sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Tilaaja ja Toimittaja sopivat yhdessä tarkemman toteutuksen ja aikataulun kierrettäville kiinteistölle. Toimittaja voi listaa hyväksi käyttäen syöttää suodatintietoja omaan järjestelmään ja kartoittaa tarpeen mukaan kiinteistöjä. Tavoitteena on tehdä suodatinlistaus, joka syötetään Toimittajan sähköiseen tilausjärjestelmään ja hinnoitellaan edellä kuvatusti. Toimittajalla on vastuu ylläpitää listaa alusta lähtien. Tilaaja tai tilaajan edustaja, kuten kiinteistöhuoltoyritys, tekee vuosittain Toimittajan sähköisellä tilausjärjestelmällä tilauksen kohteen suodattimista. Pääsääntöisesti suodattimet tilataan kohteeseen 2 kertaa vuodessa. Tarvittaessa tilaaja voi tehdä muita lisätilauksia yksittäisistä suodattimista sekä esimerkiksi HEPA -suodatin tilauksia. Suodattimien toimitusajat ovat vakiomittaisilla 2 viikkoa ja erikoismittaisilla 3 viikkoa. Toimittajalla on paikallinen yhteyshenkilö tai saatavilla oleva henkilö, joka on tarvittaessa käytettävissä asiointiin sekä kiinteistökierroksilla ennalta sovitusti. Tilaaja pitää vähintään kerran vuodessa yhteistyöpalaverin Toimittajan kanssa, jossa seurataan sopimuksen toteutumista (ostoraportointi) ja kehitetään yhteistyötä. Sähköinen tilausjärjestelmä: Toimittajalla on käytössään sähköinen tilausjärjestelmä. Tilausjärjestelmässä tulee olla suodatintiedot kohteittain ja konehuoneittain/koneittain tilattavissa. Toimittajan kartoituskierroksen jälkeen järjestelmään syötetään suodatintiedot hintoineen kaikista käytössä olevista suodattimista rakennuksissa sekä iv-konehuoneista/koneista. Sähköisestä tilausjärjestelmästä on tarjoukseen liitettävä tilausjärjestelmän www-osoite ja demo-tunnukset toimivaan testiympäristöön, jotta järjestelmän toimivuus voidaan todeta ennen hankintapäätöstä. Toimimattomuus johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tilausjärjestelmän välityksellä on oltava tilauksenseurantaominaisuus ja kenttä tilaajan omalle tilausnumerolle. Tilaajalla on käytössä Basware P2P osto- ja laskutusjärjestelmä. Tilaus laskutetaan, kun tavara on toimitettu. Rahtikulut sisältyvät tarjottuihin suodatinhintoihin. Tilausjärjestelmästä on valittavissa jokaisen tilauksen yhteydessä tiivistysnauha (15x10 L=600 mm), suojakäsineet ja hengityssuojain palveluntuottajan normaali listahinnoin. Sähköisen tilausjärjestelmän käyttöönottoa varten toimittaja järjestää koulutuksen tilaajan henkilökunnalle. Kiinteistöjen kierrokset / tuotetuki: Vähintään kerran vuodessa tehtävissä kiinteistökierroksilla Toimittajan tulee varmistaa, että käytössä on elinkaarimallin mukaan parhaat suodattimet. Toimittaja sitoutuu raportoimaan tilaajalle mm. kiinteistöissä suodattimiin liittyvistä huonoista asennustavoista tai muista ilmenevistä epäkohdista (esim. vialliset kehykset) sekä tekee tarpeen mukaan ehdotukset puutteista, parannuskohteista sekä mahdollisista uusista suodatinmalleista perusteluineen. Oulun Tilapalvelut järjestää kiinteistöjen teknisiin tiloihin pääsyn luovuttamalla toimittajalle huolto-organisaatioiden yhteystiedot. Toimittaja sopii kierrokset omatoimisesti kiinteistöhuollon kanssa. Tarjoajalla tulee olla elinkaarilaskenta (LCC-laskenta) ohjelma, jolla valittujen suodattimien energiataloudellisuus voidaan tarvittaessa osoittaa. Toimittaja sitoutuu pitämään kerran vuodessa koulutuksen henkilökunnalle sekä huoltoyhtiölle, jossa käsitellään yhteistyötä, tuotteita sekä alaan liittyviä ohjeistuksia ja standardeja. Toimittajalta odotetaan aktiivista otetta toiminnan kehittämisessä.

Katso kohta muut tiedot. Noudatetaan JYSE 2025 sopimusta. Määräaikainen sopimus 1.1.2026 - 31.12.2027. Optio mahdollisuudet 1.1.2028 - 31.12.2029. Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan yksi (1) kokonaistaloudellisesti edullisin tarjoaja. Tarjoaja toimittaa hankintayksikön pyynnöstä rikosrekisteriotteen, jonka se tilaa Oikeusrekisterikeskukselta omalla kustannuksellaan. Ote saa olla korkeintaan vuoden vanha. Sopimusta voivat hyödyntää myös muut Oulun kaupungin hallintokunnat / liikelaitokset, joilla on sama Y-tunnus, kuten Oulun Kaupunkiympäristöpalvelu ja Sivistys- ja kulttuuripalvelut. Reklamaatiot: Mahdolliset ongelmat pyritään ensisijaisesti ratkomaan yhteistyössä palveluntuottajan kanssa. Mikäli reklamoitavaa on säännöllisesti, on hankintayksiköllä mahdollisuus sen perusteella jättää optiovuodet käyttämättä. Mikäli toimittaja ei tilaajan kahdesta (2) kirjallisesta huomautuksesta huolimatta korjaa laatutasoaan kahden (2) viikon aikana, johtaa tämä sopimusvelvoitteen rikkomiseen, jolloin tilaaja varaa oikeuden purkaa sopimuksen välittömästi. Toimittaja on tällöin korvausvelvollinen kaikesta aiheuttamastaan haitasta tilaajalle. Kirjallinen reklamaatio tehdään silloin kun palvelussa on olennainen virhe. Kirjallisista reklamaatioista veloitetaan seuraavasti: 1. Reklamaatio, maksuton 2. Reklamaatio tilaajalla on oikeus periä toisesta ja useammasta reklamaatiosta haittakorvausta 1000,00 € / reklamaatio. Veloitus tapahtuu, mikäli tilaaja joutuu reklamoimaan uudelleen jo aikaisemmin reklamoidusta asiasta. Turvallisuusehto: Venäjän hyökkäyssota Ukrainaa vastaan helmikuusta 2022 alkaen aiheutti perustavanlaatuisen turvallisuusympäristön muutoksen. Samasta aikajaksosta alkaen ovat lisääntyneet vakavat tuhotyöt Euroopan Unionin jäsenvaltioiden (ml. Norjan) kriittistä infrastruktuuria kohtaan (esim. merikaapeleiden ja -putkistojen katkaisut, rahtiliikenteen tuhotyöt, teollisuus- ja/tai kaupparakennusten tuhopoltot, raideliikenteen vahingonteot, murrot vesilaitosten alueilla, tietomurrot ja palvelunestohyökkäykset julkisiin viranomaisiin ja palvelimiin,) ml. epämääräiset droonilennätykset kriittisten infrastruktuurialueiden yläpuolella. Muutos on vakavoittanut uhkailmastoa ja pakottaa erityiseen varautumiseen. Tämän turvallisuusympäristön ja -ilmaston muutoksen vuoksi Oulun kaupunki tiukentaa hankinnoissaan turvallisuus-, varautumis- ja huoltovarmuussensitiivisten tietojen käsittelyä ja jakamista, jotta voidaan suojata väestön turvallisuutta sekä väestön turvallisuutta takaavaa kansallista, kunnan omistuksessa ja hallinnassa olevaa kriittistä infrastruktuuria. Tähän luetaan myös fyysinen pääsy kriittiseen infrastruktuuriin. Turvallisuusnäkökulmaan kuuluu julkisten hankintojen lisäksi myös kiinteistökauppojen ja -vuokrauksen kriittinen tarkastelu ja tarvittaessa estäminen, kun kyseessä on toimija, jonka kansalaisuusvaltio on julistanut Suomen epäystävälliseksi maaksi tai jonka Suomen turvallisuusviranomaiset katsovat voivan harjoittaa vihamielistä vaikuttamista ja jolla on toimintaa kriittisen infrastruktuurin läheisyydessä. Tästä aiheutuu väestön turvallisuudelle ilmeisen korkea riski. Edellä kuvattu näkökulma koskee myös hankintojen toimittajia, yritysten vastuutahoja ja henkilöstöä. Tämän hankinnan kohteena on väestön turvallisuuden kannalta kriittisiä kiinteistöjä, jonka vahingoittaminen vaarantaa turvallisuutta ja huoltovarmuutta. Vahinkotapauksessa voi olla vakava uhka kansalliselle turvallisuudelle suuren väestömäärän ja maantieteellisen kohdentumisen vuoksi. Kriittisen infrastruktuurin tiedot on osittain poistettu ja/tai häivytetty internetistä ja julkisuudesta turvallisuussyistä jo Venäjän hyökkäyssodan alettua 2022. Nämä tiedot ovat siten salassa pidettäviä jatkossakin (Julkisuuslaki 24§ 7). Kriittiseen infrastruktuuriin lasketaan myös niitä tukevat hankinnat esim. siivous- ja vartiointipalvelut, työllistämispalvelut (erit. henkilöstövuokraus), kiinteistöhuolto- ja -korjauspalvelut (palveluilla on pääsy kriittiseen infrastruktuuriin). Näistä turvallisuus-, varautumis- ja huoltovarmuusperusteluista johtuen tässä hankinnassa käytetään harkinnanvaraista poissulkuperustetta. Hankintayksikkö edellyttää, että toimittaja, sen vastuutahot ja henkilöstö ovat luotettavia (lojaliteettivelvoite) ja turvallisia toimijoita, joiden koti- ja sijaintipaikka on EU- ja ETA-alueella. Toimijat eivät saa edustaa kansalaisuusvaltiota, joka on julistanut Suomen epäystävälliseksi maaksi, tai valtiota, jos Euroopan Unionin neuvosto toteaa, että kyseinen kansalaisuusvaltio käy hyökkäyssotaa ja loukkaa toisen valtion itsenäisyyttä ja suvereniteettia, mikä voi muodostaa Suomelle kansallisen turvallisuuden riskin (jäljempänä ”Turvallisuusehto”). Tämän Turvallisuusehdon täyttymisen todentamiseksi hankintayksikkö edellyttää tarjoajaa täyttämään ja toimittamaan tarjouksensa liitteenä tarjouspyynnön liitteenä olevan vakuutuksen. Lisäksi em. Turvallisuusehdon täyttymisen todentamiseksi hankintayksikkö voi tarvittaessa käyttää turvallisuusselvityksiä. Turvallisuusehdon täyttyminen tulee todentaa ennen kuin mahdollista turvaluokiteltua tai hankintayksikön arvioimaa turvallisuussensitiivistä tietoa jaetaan tarjouskilpailussa ja/tai ennen kuin hankintapäätös tehdään ja hankintasopimus solmitaan. Hankinnan kohteessa työskentelevän henkilöstön turvallisuuskelpoisuus voidaan tarvittaessa todentaa turvallisuusselvityksin, ja heiltä vaaditaan ennen varsinaisen työn alkamista lisäksi valokuvauskiellon sisältävä turvallisuus- ja salassapitositoumus (ks. liitteet). Toimittajaan kohdistuvan turvallisuusehdon tulee olla voimassa koko hankintasopimuksen ajan. Mikäli toimittajan omistuksessa, vastuutahoissa ja henkilöstössä tapahtuu hankintasopimuksen aikana muutos, joka vaarantaa tämän Turvallisuusehdon, toimittaja on velvollinen ilmoittamaan muutoksesta hankintayksikölle ennen kuin muutos astuu voimaan. Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden irtisanoa hankintasopimus välittömästi, mikäli toimittajan Turvallisuusehto ei ole enää voimassa. Turvallisuusehdon rikkomisesta kesken sopimuskauden, mikä johtaa hankintasopimuksen päättymiseen, toimittaja on velvollinen maksamaan tilaajalle korvauksen 50 000 €. Valittu toimittaja sitoutuu allekirjoittamaan valokuvauskiellon sisältävän turvallisuus- ja salassapitositoumuksen jo ennen kuin salassa pidettävää materiaalia käsitellään poisluettuna työsuorituksiin kuuluva laatua ja suoritusdokumentointia koskeva valokuvaus. Hankintayksikön työkohteissa toimiva henkilöstö sitoutuu allekirjoittamaan henkilökohtaisen salassapitositoumuksen.