Effector-apuvälinejärjestelmäpalvelun määräaikaisen käytön jatkaminen 1.1.2024 alkaen

HUSin ja Polycon Oy:n välinen sopimus Effector apuväline- ja kuntoutuksen ostopalvelujärjestelmästä päättyi 17.9.2017. HUSissa aloitettiin vuonna 2015 apuvälineiden hallintaan sopivan järjestelmähankinnan valmistelu sekä käyttöönoton suunnittelu. HUSin arkkitehtuurilinjauksen mukaisesti uutta apuvälinejärjestelmää tullaan jatkossa hallinnoimaan HUSillla jo olemassa olevilla Oracle-moduuleilla sekä niihin räätälöitävillä tai liitettävillä lainauksen ja huollon toiminnallisuuksilla apuvälinetoiminnan mahdollistamiseksi. Oraclen kanssa tehdyn selvitystyön perusteella saatiin apuvälinetoiminnan sisältämän lisätyön osalta työmääräarvio huhtikuussa 2016. Tarvittavien lisäosien ja lisenssien hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus, josta Effector-järjestelmän toimittaja Polycon Oy teki valituksen markkinaoikeuteen. HUS keskeytti valituksen vuoksi hankintamenettelyn, minkä seurauksena uuden apuvälineiden hallintahankkeen aikataulu viivästyi. Koska hankkeeseen liittyi valituksista johtunutta viivettä, HUS teki suorahankintapäätöksen sekä sopimuksen Polycon Oy:n Effector-järjestelmän käytön jatkamisesta maaliskuussa 2017. Hankintapäätös oli määräaikainen 30.9.2018 asti. Koska uuden järjestelmän kilpailutusprosessi oli tässä vaiheessa kesken, teki HUS syyskuussa 2018 uuden suorahankintapäätöksen Effector-järjestelmän määräaikaisen käytön jatkamisesta 30.6.2020 asti. Apuvälinejärjestelmä ja Lääkintätekniikan toiminnanohjausjärjestelmä suunniteltiin toteutettavan samassa hankkeessa. Tarjouspyyntöön päätettiin yhdistää molempien tahojen vaatimukset, mikä osoittautui hankalaksi ja vei odotettua enemmän aikaa. Lisäksi HUS teki keväällä 2017 periaatepäätöksen, että nykyiseen Oracle-pohjaiseen Harppi-järjestelmään ei tehdä enää muutoksia, koska toimittajan tuki loppuu 1,5 vuoden kuluttua. Kilpailutus päätettiin toteuttaa neuvottelumenettelyllä ja neuvottelujen aikana HUS vastaanotti useita tarkentavia kysymyksiä sekä toisistaan poikkeavia ratkaisuvaihtoehtoja mahdollisilta toimittajilta. Näiden ratkaisujen läpikäymiseen ja lopullisen tarjouspyynnön muokkaamiseen kului HUSilta paljon odotettua kauemmin aikaa. Kilpailutus eteni tarjouksen tarjouspyynnön valmistumiseen asti, jolloin HUS joutui arvioimaan investointejaan uudelleen Covid-19 -pandemian ja sen aiheuttamien vaikutusten johdosta. HUSin rahoituksellinen tilanne oli muuttunut ja tietotekniikan investointeja jouduttiin karsimaan kyseiseltä ja tulevilta vuosilta merkittävästi. Yhtenä karsinnan kohteena oli keskeneräinen hankintamenettely "HUS 048-2019 Toiminnanohjausjärjestelmä apuvälineille ja lääkintälaitteille EU-hankintailmoitus (8.2.2019 / 2019-002973)" uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankkimiseksi. Hankintamenettely keskeytettiin 6.11.2020. HUS on valmistellut uutta tarjouspyyntöä, joka suunniteltiin julkaistavaksi kesällä 2022. Valmistelu on edennyt odotettua hitaammin, ja julkaisua ei saatu tehtyä vuonna 2022. Suunniteltu ennakkoilmoitus tarjouspyynnöstä julkaistaan joulukuussa 2023. Tarjouspyynnön lähettämiseen, toimittajien kyselyihin, tarjouksien käsittelemiseen, sopimusteknisten yksityiskohtien määrittelyyn ja sopimiseen sekä lopulta tarjouksen hyväksymiseen ja järjestelmän käyttöönottoon arvioidaan menevän n. 18 kuukautta. Lisäksi käytön tuki ja koulutus pitää myös olla tehtynä ennen käyttöönottoa. Polycon Oy on tarjouksessaan nro 1949 (30.11.2023) tarjonnut Effector-järjestelmän käytön jatkamista hintaan 29.800,00 euroa/kk (alv 0%). Uuden järjestelmän käyttöönotto vienee aikaa n. 18 kuukautta, joten nykyisen järjestelmän jatkamisen osalta hankinta on syytä tehdä 18 kuukauden ajalle. Tällöin kustannukset apuvälineosuudesta ovat 536.400,00 euroa (alv0%). Kuukausikulujen lisäksi HUS varautuu teetättämään tietojärjestelmään muutostöitä, jotka voivat johtua lainsäädäntömuutoksista tai Apotti-tietojärjestelmän käyttöönotosta. Näihin muutostöihin varataan enintään 50.000,00 euroa (alv 0 %) ja niistä sovitaan aina toimittajan kanssa erikseen tarjous-tilaus -menettelyllä.

Hankintalain (1397/2016) 41.1 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen tavaran hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Tällaisten sopimusten ja uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa ainoastaan poikkeuksellisesti ylittää kolme vuotta. Järjestelmän käyttöoikeuden jatkohankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen laajentaminen ajallisesti siihen saakka, kunnes apuvälineiden hallintaan sopivaa järjestelmää koskeva hankintamenettely on toteutettu. Toimittajan vaihtaminen tässä vaiheessa johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen järjestelmän hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta ja suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja ylläpidossa. Sopimuksen ennakoitu kesto on korkeintaan 18 kuukautta. Edellä mainituin perustein hankinta toteutetaan hankintalain 41.1 §:n mukaisena suorahankintana. Sopimus apuvälinetietojärjestelmäpalvelun jatkamisesta on voimassa toistaiseksi, kunnes HUS on siirtynyt käyttämään kilpailutuksen perusteella valittua järjestelmää, ja tämän hankintapäätöksen perusteella palvelua hankitaan korkeintaan 18 kuukauden ajaksi 30.06.2025 asti.