Sotkamon kunnan taloushallinnon palvelut

Kilpailutuksen kohde Kilpailutuksen kohteena on taloushallinnon palveluiden tuottaminen kokonaispalveluna sisältäen kirjanpito, ostolaskujen käsittely, myyntilaskutus, tilinpäätös, raportointi, arkistointi ja maksuliikenteen hoitaminen. Toimittaja vastaa palvelun tuottamisesta, ohjauksesta ja jatkuvasta kehittämisestä koko sopimuskauden ajan. Lisäksi hankinta sisältää mahdollisuuden hankkia pienimuotoisia taloushallinnon konsultointi- ja projektipalveluita. Vaatimukset tarjojille Palvelu tuotetaan hyödyntäen tilaajan lisensoimaa Raindance Kuntamalli ‑järjestelmää. Toimittajalla tulee olla vahva Raindance sekä CashManagement -järjestelmin osaaminen ja valmius toimia tilaajan ympäristössä. Toimittajan tulee toimittaa asiantuntijoille omat henkilökohtaiset tietokoneet ja matkapuhelimet tarvittavine lisensseineen. Käyttöoikeudet ja tunnukset kunnan järjestelmiin myöntää Sotkamon kunta. Tarjoajalta edellytetään vahvaa kunta-alan osaamista, kokemusta konsernirakenteisesta taloushallinnosta sekä kykyä laatia ja tukea konsernitilinpäätöstä. Tarjouksen tulee kuvata tiimin kokemus vastaavista toimeksiannoista kuntasektorilla. Volyymitiedot Sotkamon taloushallinnon volyymitiedot Osakkuusyhtiöt (2 kpl): Kiinteistö Oy Vuokrattikeskus (31,80 %) Asunto Oy Osalanrivi II (40,57 %) Tytäryhtiöt (6 kpl): Snowpolis Oy (100 %) Sotkan Voima Oy (100 %) Kiinteistö Oy Sotkanmaa (100 %) Kiinteistö Oy Sotkanpesä (100 %) Sotkamo-Vuokatti Jäähalli Oy (99 %) Vuokratin Lumilautatunneli Oy (61,54 %) Kuntayhtymät (2 kpl): Kaunuun Liitto (12,0242 %) Ekokymppi (12,26 %) Taloushallinnon palvelut Kassa: 326 Kirjanpidon tositteiden määrä / vuosi: 2500 Myyntilaskujen määrä vuodessa: 7700 Ostolaskut paperiset kpl määrä: 1200 Ostolaskut sähköiset kpl määrä: 14 700 Sisäisten laskujen määrä vuodessa: 0 Kustannuspaikkojen määrä: 72 Käyttäjät ja hyväksyjät Raportointikäyttäjät: 93 Ostolaskujen raportointikäyttäjät: 93 Asiatarkastajat ja hyväksyjät käyttäjät: 93 Muut tiedot JAMIX-ateriapalvelut/liittymän kautta kirjanpitotositteet kuukausittain Puhtaanapitopalvelut muistiotosite 3x/vuosi Vesi kirjanpitoliittymätosite 3x/vuosi Sisäiset vuokrat muistiotosite 1x/vuosi Sis. maksumääräykset 450 kpl Palkat: 28 jamix/ateria: 33 alkusaldot: 2 Tarjoaja voi käyttää alihankkijoita hankinnan sopimusvelvoitteiden täyttämisessä. Ehdokas vastaa mahdollisten alihankkijoiden toiminnasta kuin omastaan. Mahdolliset alihankkijat tulee hyväksyttää ennakkoon hankintayksiköllä.

Hankinnan tausta ja tavoite Sotkamon kunta tavoittelee taloushallinnon palveluiden kokonaisvaltaista kehittämistä ja tehostamista vastaamaan kehittyvän toimintaympäristön vaatimuksia. Kunnan taloushallinnon prosessien sujuvuus, luotettavuus ja läpinäkyvyys ovat keskeisessä roolissa sekä arjen hallinnassa että toiminnan pitkäjänteisessä suunnittelussa. Hankinnan avulla Sotkamon kunta pyrkii turvaamaan laadukkaat, kustannustehokkaat ja toimintavarmat taloushallinnon palvelut koko sopimuskauden ajan. Lisäksi hankinnalla pyritään parantamaan prosessien automaatiota ja vähentämään manuaalista työtä. Palveluntuottajalta edellytetään riittävää osaamista ja resursseja, jotta sopimusvelvoitteet täyttyvät koko sopimuskauden ajan. Hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset on kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tavoitteet tarjouspyynnön kohteena oleville palveluille - Palvelut tuotetaan kokonaispalveluna asiantuntijatyönä siten, että toimittaja vastaa palvelukokonaisuuden tuottamisesta, ohjauksesta ja jatkuvasta kehittämisestä koko sopimuskauden ajan. Palvelun tulee kattaa kaikki hankinnan kuvauksessa nimetyt taloushallinnon osa‑alueet ja niihin liittyvät tukitoiminnot. - Toimittaja varmistaa, että hankintayksiköllä on aina käytettävissään riittävän osaavat asiantuntijat, jotta sopimusvelvoitteet täyttyvät. Toimittaja vastaa avainroolien miehityksestä, varahenkilöjärjestelyistä sekä asiantuntijoiden osaamisen ylläpidosta. Palvelua tuottavan henkilöstön vaihtuvuus on minimoitava. - Ensiarvoisen tärkeänä pidetään myös tarjottavien palveluiden tarkkaa kuvaamista vastuiden ja tehtävien osalta niin, että tarjouksesta selviää yksiselitteisesti, mitkä tehtävät tulevat kunnan vastuulle ja mistä tehtävistä tarjoaja vastaa. - Palveluiden hinnoittelun tulee perustua käyttäjä- ja/tai tositemääriin, esimerkiksi laskumääriin yms. Tarjoajan tulee kuvata tarkkaan kaikki erillisveloitettava työ, joka ei sisälly käyttäjä- ja/tai tositemääriin. - Palvelulle asetetaan selkeästi mitattavat SLA‑tasot sekä keskeiset KPI‑mittarit. Toimittaja toimittaa sovitun ajan välein laaturaportin ja osallistuu säännöllisiin yhteistyöpalavereihin. - Toimittaja noudattaa tilaajan tietoturva‑ ja tietosuojavaatimuksia sekä muita kulloinkin voimassa olevia juridisia vaatimuksia näihin liittyen. - Palvelu otetaan käyttöön sovitun projektisuunnitelman mukaisesti viimeistään 1.1.2026. Tarjouksessa on esitettävä siirtymäsuunnitelma.