Kutsu markkinavuoropuheluun: Puhtauspalvelujen puitejärjestely, Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS, EIKÄ TARJOUSPYYNTÖ, VAAN KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN. Pohjois-Karjalan hankintatoimi valmistelee puhtauspalvelujen puitejärjestelyn kilpailutusta Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy:lle sopimuskaudelle 1.1.2026 - 31.12.2027 + yhden (1) + yhden (1) vuoden optiomahdollisuus. Pohjois-Karjalan hankintatoimi ja Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy järjestävät yhteisen ja kaikille avoimen tiedotus- ja keskustelutilaisuuden tulevasta hankinnasta. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa esitellään tuleva hankinta aikatauluineen. Lisäksi tilaaja esittäytyy lyhyesti. Tilaisuudessa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja ehdotuksia tulevaa hankintaa koskien. Asioita, joihin toivotaan kommentteja/ehdotuksia (niin tietopyyntöön vastaamalla kuin itse tilaisuudessa) on esitetty tämän kutsun kohdassa Muut ehdot, joka näkyy Tarjouspalveluun kirjautuneille käyttäjille. Yhteinen markkinavuoropuhelutilaisuus Maanantaina 15.9.2025 klo 9.30 - 11.00. Pyydämme ilmoittautumaan yhteiseen tilaisuuteen perjantaihin 12.9.2025 klo 12.00 mennessä osoitteeseen hankinta@jns.fi. Tilaaja vahvistaa tilaisuuteen osallistumisen osallistumishalukkuutensa ilmoittaneille. Tilaisuus tullaan järjestämään Microsoft Teams -työkalua hyödyntäen. Lähetämme kaikille tilaisuuteen ilmoittautuneille erillisen kutsun Teams -kokoukseen, joten pyydämme ilmoittamaan ilmoittautumisviestissänne sähköpostiosoitteet Teams-kutsua varten. Tilaisuus tullaan avaamaan maanantaina 15.9.2025 klo 9.20, jotta voitte testata yhteyksiä ennen varsinaisen tilaisuuden alkamista. Mikäli teillä tulee ongelmia yhteyden kanssa, voitte olla yhteydessä Virva Mertaseen, puh. 050 4105743. Tietopyyntö Tämän tietopyynnön / kutsun markkinavuoropuheluun tarkoituksena on tiedottaa markkinoita tulevasta kilpailutuksesta, kartoittaa markkinoiden tilannetta, mahdollistaa kommenttien ja ehdotusten esittäminen tulevasta hankinnasta sekä saada hankintaa koskevaa tietoa, jotta varsinainen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä täydennetään osaamista tarjouspyynnön laadintaan. Vastauksia ja kommentteja voitte esittää määräaikaan (22.9.2025 klo 12.00) mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin välityksellä vastaamalla esitettyihin kysymyksiin kohdassa "Muut ehdot". Vastaukset ja kommentit voi jättää myös lataamalla liitteen Tarjouspalvelun kohdassa "Lähetys". Tietopyyntövastaus tulee myös lähettää Lähetä-painikkeesta, jotta annetut vastaukset ja ladatut liitteet tulevat hankintayksikölle. Kommentteja, vastauksia ja kysymyksiä voi esittää myös tietopyynnön "Kysymykset ja vastaukset" -kohdan kautta (22.9.2025 klo 11.55 mennessä). Tietopyyntöön esitettyihin kysymyksiin ei vastata.

Puhtauspalveluiden tilaajana toimii Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy. Polkka tuottaa puhtaus-, ateria- ja logistiikkapalveluita omistajilleen Pohjois-Karjalassa. Polkka tuottaa puhtauspalvelut Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen lisäksi Joensuun ja Kiteen kaupungeille sekä Tohmajärven, Ilomantsin ja Heinäveden kunnille. Siivottavien kohteiden pinta-ala on yhteensä noin 530 000 m². Tulevan sopimuksen tulee palvella koko Polkan toiminta-aluetta Pohjois-Karjalan alueella. Hankintamalliksi on suunniteltu viiden (5) toimittajan puitejärjestely per osa-alue, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaiset erilliset sopimukset. Osa-alueet ovat: 1. Ylläpitosiivous tilaustyönä 2. Perussiivoukset 3. Hankalien ikkunoiden ja yläpölyjen puhdistukset 4. Liesituulettimien määräaikaispuhdistukset 5. Erikoissiivoukset Osa-alueen 1 ylläpitosiivoukset on jaettu kahteen osa-alueeseen: ylläpitosiivous tuntityönä ja ylläpitosiivous tilaustyönä. Ylläpitosiivouksella tarkoitetaan säännöllistä ja ennakoitavaa puhdistustyötä tilaajan määrittelemän tarpeen ja ohjeistuksen mukaisesti. Se sisältää myös määräaikaistyöt, kuten esimerkiksi yläpölyjen poiston, saniteettitilojen harjapesut sekä lattioiden hoitotoimenpiteet. Ylläpitosiivous tuntityönä toteutetaan tilaajan työvälineillä, puhdistusaineilla ja siivouskoneilla. Toimittaja vastaa työvälineistä, puhdistusaineista sekä siivouskoneista, kun työ tilataan tilaustyönä. Osa-alueen 2 töillä tarkoitetaan erillisiä tilaustyönä tehtäviä perussiivoustöitä, kuten esimerkiksi ikkunanpesuja, lattioiden perusteellista puhdistusta ja vahausta, asuntojen loppusiivouksia, käyttöönottosiivouksia, tekstiilikalusteiden ja -lattioiden koneellista puhdistusta. Perussiivoukset voivat sisältää myös seinien, kattojen, kalusteiden ja apuvälineiden puhdistuksia. Osa-alueen 3 töillä tarkoitetaan ulottumakorkeuden ulkopuolella olevien pintojen puhdistusta. Työt edellyttävät yleensä toimittajalta telineen, nosturin tai erikoismenetelmien käyttöä. Hankalien yläpölyjen ja pintojen puhdistukset toteutetaan tilaustyönä 1-3 vuoden välein tilaajan tarpeen mukaisesti. Hankalia yläpölyjä ja ikkunoita voivat olla mm. korkealla olevat ilmanvaihtoventtiilit ja sähkökiskot, korkeat ikkunat, ulokkeet, tasot jne. Nostimien ja telineiden käytöstä sovitaan erikseen ja tarvittaessa palveluntuottaja huolehtii niiden vuokraamisesta ja käyttämisestä. Tilaaja vastaa nostimien telinevuokrien kustannuksista ja laskutuksessa on oltava erittely niiden osuudesta. Osa-alueen 4 töillä tarkoitetaan liesituulettimien määräaikaispuhdistuksia esimerkiksi koulujen kotitalousluokissa. Puhdistuksen yhteydessä puhdistetaan liesituulettimien näkyvät osat, suodattimet, niitä ympäröivät pinnat ja osat. Kouluilla työ ajoitetaan loma-aikojen yhteyteen. Osa-alueen 5 erikoissiivoukset ovat tarpeen ilmetessä tehtäviä tilaustöitä, kuten esimerkiksi remontin jälkeisiä puhdistustöitä, allergia-, kalma-, vahinko- tai kosteusvauriosiivouksia. Käytettävät työmenetelmät, koneet, laitteet, välineet ja siivousaineet on valittava kohteen vaatimusten mukaisesti. Erikoissiivouksista tarjoaja listaa osaamisensa, jota haluaa tarjota tuntihinnalla. Mainittujen palveluiden lisäksi tilaaja voi puitejärjestelyn perusteella tarvittaessa hankkia myös muita hankinnan kohteeseen liittyviä puhtauspalveluita ja niiden hinnoittelussa tulee noudattaa samaa hinnoitteluperiaatetta kuin tarjottaville palveluille. Mikäli kohteessa toimii erillisellä kilpailutuksella valittu palveluntuottaja, palvelu pyritään hankkimaan tältä. Tilaaja voi toteuttaa kaikkien osa-alueiden sisällä minikilpailutuksia, kun palvelua tilataan esimerkiksi euromääräisesti suurempina kokonaisuuksina (yli 5 000 € tilaukset) tai kun kyse on esimerkiksi useamman kuukauden (yli 3 kk) määräaikaisesta palvelusta.