Tapahtumapalvelut

Sitra hakee kahta kumppania tapahtumiensa tuottamiseen. Sitra järjestää vuosittain noin 200 tapahtumaa, joista vuositasolla n. 20 tapahtuman toteutukseen hankimme tapahtumapalveluita. Näistä esimerkkeinä: - messuosastot 1-3 vuodessa (esim. Kuntamarkkinat, Educa-messut tai Maailma kylässä) - Sitran ja yhteistyökumppaneiden kanssa järjestettävä kansainvälinen maailman kiertotalousfoorumi WCEF -- virtuaalitapahtumat (esim. Megatrendit 2023 -julkistustilaisuus 12.1.2023 (tallenne) - YouTube kaltainen toteutus: https://www.youtube.com/watch?v=xVZdm1WfuZc&t=29s - hybriditapahtumat järjestettynä Sitran toimipaikan kiinteistön auditoriossa tai ulkopuolisessa tapahtumapaikassa hyödyntäen tarvittavilta osin tilojen tai toimittajan tekniikkaa - kevyen verkkotapahtuman teknistä tuotantoa, jossa tapahtumakumppani tarjoaa tekniset puitteet verkkotapahtuman toteutukselle esim. verkkoalusta, esiintyjät etäyhteyksillä, greenroom-puhujille, taustamusiikki, mahdollinen striimaus suoraan YouTubeen. Sitran virtuaalituotannoissa pääasiallisesti käytämme Teamsiä. Sitra voi hankkia kumppanipalveluita tarvittaessa kansainvälisille tapahtumille. Tapahtumien kokoluokka voi vaihdella muutaman sadan osallistujan vuorovaikutuksellisista virtuaalituotannoista tai live-tapahtumista noin 3000 osallistujan monipäiväiseen kansainväliseen tapahtumaan Suomessa tai ulkomailla. Suurin osa tapahtumista on suunnattu kotimaan sidosryhmille, mutta riippuen tilaisuuden kohdeyleisöstä ja puhujista tapahtumia järjestetään myös englanniksi. Kaiken tekemisemme johtotähtiä ovat kestävyys, vastuullisuus, saavutettavuus ja esteettömyys. Kestävyys ja vastuullisuus tarkoittavat meille myös taloudellisuutta. Sitralle on nimettävä asiakkuusvastaava sekä vastaava tuottaja. Sitralle tehtävissä toimeksiannoissa, niihin liittyvissä tuotteissa ja raportoinneissa on noudatettava yleistä tietosuoja-asetusta sekä saavutettavuusvaatimuksia.

Valittavan toimittajan tehtäviin Sitran tapahtumatuotannoissa kuuluvat: - tapahtumien järjestelyvastuu ja -hallinta asiakkaan kanssa tapahtumakohtaisesti erikseen sovittavalla tavalla - tapahtumille sovitun budjetin ja kustannusarvion seuranta ja mahdollisten poikkeavuuksien välitön raportointi asiakkaalle - tapahtumakohtainen raportointi sekä lisäksi kumulatiivinen koosteraportointi kvartaaleittain jäljempänä tarkennetulla tavalla - säännölliset yhteistyötapaamiset ajankohtaisista aiheista.