HR-järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna ja palkanlaskentapalvelut

Hankinnan kohteena on HR-järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna ja palkanlaskentapalvelut sekä näihin liittyvät kehitys ja ylläpito Tampereen Tilapalvelut Oy:lle. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Alustava hankinnan kohteen kuvaus. Hankinnan ennakoitu arvo neljälle (4) vuodelle on noin 310 000 €. Hankinta toteutetaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 34 §:n mukaisena neuvottelumenettelynä. Hankintayksikkö pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen neuvottelumenettelyyn tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Neuvotteluihin valitaan mukaan maksimissaan neljä (4) Toimittajaa. Tämän osallistumispyynnön liitteenä on seuraavat asiakirjat, joita tullaan käyttämään mahdollisin muutoksin myös myöhemmin julkaistavassa alustavassa tarjouspyynnössä: - Liite 1 Alustava hankinnan kohteen kuvaus - Liite 2 Vaatimusmäärittely - Liite 3 Vastuunjakotaulukko - Liite 4 Sopimusluonnos - Liite 4.1 Palvelutasoehdot - Liite 4.2.Tietosuojaliite - Liite 4.2.1 Tietosuojaliitteen liite 1 - Kuvaus henkilötietojen käsittelytoimista - Liite 5 Alustava projektisuunnitelma Hankinnan sisältö on alustava ja Tilaaja tarkentaa tarjouspyyntöasiakirjojaan kilpailutusprosessiin valittujen tarjoajaehdokkaiden kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta. Hankintaa koskevat asiakirjat ja niiden sisältö täydentyvät hankintamenettelyn aikana ja lopullinen hankinnan kohde ja vaatimukset esitetään lopullisessa tarjouspyynnössä. Hankintamenettelyyn osallistumisesta tai tarjouksen laadinnasta ei makseta ehdokkaille korvausta. Tarkemmat hankinnan kohteen tiedot esitetään hankinta-asiakirjoissa.

Hankinta toteutetaan neuvottelumenettelynä. Neuvottelumenettelyn vaiheet ovat pääpiirteittäin seuraavat: 1. Osallistumisvaihe. Hankintayksikkö pyytää tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita Toimittajia jättämään osallistumishakemuksen hankintamenettelyyn. Hankintayksikkö tarkastaa ehdokkaiden soveltuvuuden osallistumishakemuksien perusteella. Soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ovat esitetty tässä osallistumispyynnössä. Osallistumishakemusten perusteella neuvotteluihin valitaan mukaan maksimissaan neljä (4) Toimittajaa tässä osallistumishakemuksessa esitetyin perustein. 2. Alustava tarjouksen jättäminen. Hankintayksikkö lähettää alustavan tarjouspyynnön sekä neuvottelukutsun neuvottelumenettelyyn osallistumisvaiheessa valituille Toimittajille. Neuvottelumenettelyyn valitut Toimittajat lähettävät alustavan tarjouksen alustavassa tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti. 3. Neuvottelut. Toimittajakohtaiset neuvottelut koostuvat alustavasti yhdestä kokopäivän mittaisesta neuvottelupäivästä per. Tarjoaja. Neuvottelut pidetään alustavasti viikolla 14 etäyhteydellä (Teams-kokous) tai Tarjoajan halutessa paikan päällä Tampereella (Tampereen Tilapalveluiden tiloissa osoitteessa: Hermiankatu 12 C 33720 Tampere). Neuvotteluissa on tarkoituksena neuvotella muun muassa vaatimuksista, ehdoista ja määrittelyistä siltä osin kuin alustavassa tarjouspyynnössä on määritelty. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarjouspyyntöä koskeviin ja muihin tarjousmenettelyn muutoksiin edellä kuvatun hankintamenettelyn neuvotteluvaiheen osalta, kuitenkin siten, että hankintamenettely on hankintalain 3 §:n 1 momentissa tarkoitettujen periaatteiden mukainen sekä noudattaa neuvottelumenettelyn kulkua siten kuin hankintalain 35 §:ssä on määritelty. Hankintayksikkö voi muun muassa neuvotteluvaiheen aikana pyytää täsmennettyjä alustavia tarjouksia tai alustavia sitovia tarjouksia ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisua. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. 4. Lopullisen tarjouksen jättäminen. Neuvotteluiden jälkeen Hankintayksikkö julkaisee lopullisen tarjouspyynnön neuvotteluihin osallistuneille Tarjoajille ja pyytää Tarjoajia jättämään lopulliset tarjoukset. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) Toimittaja lopullisessa tarjouspyynnössä esitettyjen arviointi- ja vertailuperusteiden mukaisesti.