Pegasos ja ProConsona -muutosprojektien ja käyttöpalveluiden hankintaa CGI Suomi Oy:ltä koskeva sopimusmuutos

Hyvinvointialueen järjestämisvastuun alkaessa 1.1.2023, siirtyivät sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä pelastustoimen käytössä olevat nykyiset operatiiviset järjestelmät liikkeenluovutuksena hyvinvointialueen käyttöön. CGI Suomi Oy toimittaa Pegasos, ProConsona ja Omni360 -tuotteillaan terveydenhuollon ja sosiaalihuollon perusratkaisut Hangossa, Inkoossa, Kirkkonummella, Lohjalla, Raaseporissa ja Siuntiossa, sekä perusturvakuntayhtymä Karviaiselle. Nämä ratkaisut siirtyivät hyvinvointialueen vastuulle, ja edellyttivät migraatioprojektin käynnistämistä viipymättä. Hankinnan kohteena oli projektikokonaisuus, joka sisälsi Pegasos, ProConsona ja OMNI360 teknisen käyttöympäristön suunnittelu-, käyttöönotto- ja koordinointityöt sekä Pegasos, ProConsona ja OMNI360 järjestelmien sisältömuutosten toteutuksen. Hankinta ei laajentanut Pegasos ja Pro Consona-järjestelmien käyttöä Länsi-Uudenmaan alueella nykyisestään. Toteutusprojektissa nykyiset toisistaan erilliset Pegasos ja ProConsona-asennukset konsolidoitiin Pegasos, ProConsona ja OMNI360 asennuksiin, jotka perustettiin hyvinvointialueen tekniseen käyttöympäristöön. Hankinta sisälsi myös järjestelmien hallinta-, valvonta- ja kapasiteettipalvelut vuosille 2022-2023. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ja CGI Suomi Oy ovat sopineet kapasiteetti- ja levykapasiteettipalveluiden, OMNI360 Sosiaalipalveluiden alustapalveluiden, varmistuspalveluiden sekä tietokantojen valvonta- ja hallintapalveluiden käyttöönotosta ja jatkuvista palveluista 27.12.2022 allekirjoitetulla sopimuksella (S10323597). Tämä sopimusmuutos koskee Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -järjestelmien hallinta-, valvonta- ja kapasiteettipalveluiden hankinnan jatkamista CGI Suomi Oy:ltä. Tämän lisäksi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on tarve tehdä neljä uutta lisähankintaa: Pegasos etähallintatyöasemat, robotiikka-virtuaalipalvelin, Winhit-palvelinlaitteistojen optio sekä Pegasos käyttöympäristön laajentaminen Hangon kaupungin perusterveydenhuollon ammattilaisille. Sopimusta tulee muuttaa ja lisähankinnat on tehtävä, sillä Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -järjestelmien hallinta-, valvonta- ja kapasiteettipalveluita tarvitaan edelleen tuotanto- ja historiakäytössä olevien Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -järjestelmien ylläpitämisessä. Käyttöpalveluiden tuottaminen on erittäin kriittistä, koska niiden avulla varmistetaan Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -asiakas- ja potilastietojärjestelmien häiriötön tuotantokäyttö. Pegasos -etähallintatyöasemien lisähankinnalla varmistetaan myös historiakäytössä olevien katselukantojen ylläpito. Nykyisenä toimittajana vain CGI Suomi Oy pystyy tuottamaan sopimuksen S10323597 alla tuotetut kapasiteetti- ja levykapasiteettipalvelut, OMNI360 Sosiaalipalveluiden alustapalvelut, varmistuspalvelut sekä tietokantojen valvonta- ja hallintapalvelut. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä, ja muutos aiheuttaisi merkittävää haittaa ja kustannusten päällekkäisyyttä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi hyvinvointialueelle yhteensopimattomuutta ja kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia hyvinvointialueen toiminnan ja järjestämisvastuun osalta ja siten vaarantaisi hyvinvointialueen palvelujen jatkuvuuden, ja edellyttäisi muun ohella merkittävää muutosprojektia, mistä syntyisi päällekkäisiä kustannuksia, ja joka osaltaan sitoisi paljon resursseja, mikä ei ole järkevää ottaen huomioon se, että aikaisempi muutosprojekti on juuri saatu päätökseen. Tämän johdosta sopimusta jatketaan ja se muutetaan toistaiseksi voimassa olevaksi. Sopimusmuutoksen ennakoitu arvo on enintään 295 000 € (alv 0%).

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, “hankintalaki”) 136 §:n 1 momentissa säädetään, että hankintasopimusta tai puitejärjestelyä ei saa EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai kansalliset kynnysarvot ylittävissä liitteen E mukaisissa palveluhankinnoissa taikka käyttöoikeussopimuksissa olennaisesti muuttaa sopimuskauden aikana ilman tämän lain mukaista uutta hankintamenettelyä. Lainkohdan 136 §:n 2 momentissa säädetään poikkeuksista 1 momentissa mainittuun pääsääntöön. Hankintalain esitöiden (HE 108 /2016 vp) mukaan sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voitaisiin tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä sanotussa momentissa luetelluissa tilanteissa. Muutos olisi sallittu 2 momentissa tarkoitetuissa tilanteissa riippumatta siitä, täyttääkö muutos 1 momentissa määritellyt olennaisuuden tunnusmerkit. Hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi hankintalain 136 § 3 momentissa todetaan, että ”edellä 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla tämän lain säännösten kiertäminen.” Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tekee edellä mainituin perustein aiempaan sopimukseen perustuvan lisähankintaa koskevan sopimusmuutoksen. Sopimusmuutos ei vaikuta sopimuksen yleiseen luonteeseen, eikä sopimusmuutoksen arvo ylitä 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta ottaen huomioon hankintalain 136 §:n 5 momentissa mainittu indeksiehto. Näin ollen kysymys on hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesta sallitusta hankintasopimuksen muutoksesta.

Tämä sopimusmuutos koskee Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -järjestelmien hallinta-, valvonta- ja kapasiteettipalveluiden hankinnan jatkamista CGI Suomi Oy:ltä. Tämän lisäksi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on tarve tehdä neljä uutta lisähankintaa: Pegasos etähallintatyöasemat, robotiikka-virtuaalipalvelin, Winhit-palvelinlaitteistojen optio sekä käyttöympäristön laajentaminen Hangon kaupungin perusterveydenhuollon ammattilaisille. Sopimusta tulee muuttaa ja lisähankinnat on tehtävä, sillä Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -järjestelmien hallinta-, valvonta- ja kapasiteettipalveluita tarvitaan edelleen tuotanto- ja historiakäytössä olevien Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -järjestelmien ylläpitämisessä. Käyttöpalveluiden tuottaminen on erittäin kriittistä, koska niiden avulla varmistetaan Pegasos, ProConsona ja OMNI360 -asiakas- ja potilastietojärjestelmien häiriötön tuotantokäyttö. Pegasos -etähallintatyöasemien lisähankinnalla varmistetaan myös historiakäytössä olevien katselukantojen ylläpito.