Dynasty 10-päätöksentekojärjestelmän hankinta

Länsi-Uudenmaan kuntien kansalaisille suunnatut sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyivät sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta lain (616/2021 ”voimaanpanolaki”) mukaan Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023 alusta. Sosiaali- ja terveystoimen ammattilaisten käyttämät tietojärjestelmät sekä niiden voimassa olevat käyttöoikeus- ja ylläpitosopimukset siirtyivät voimaanpanolain 25 § 1 mom. mukaisesti hyvinvointialueelle, jonka tulee huolehtia niiden siirtämisen ja haltuunoton vaatimista teknisistä toimenpiteistä. Espoon kaupunki on kilpailuttanut alkuperäisen päätöksentekojärjestelmän hankinnan kilpailullisella neuvottelumenettelyllä, jonka jälkeen Espoon kaupunki ja Innofactor Software Oy ovat allekirjoittaneet 29.4.2019 sopimuksen päätöksentekojärjestelmän ohjelmisto- ja ylläpitopalveluiden toimittamisesta (3832/2018). Espoon kaupunki on sopinut Innofactor Software Oy:n kanssa 1.2.2022 siirtävänsä sopimuksen päätöksentekojärjestelmän ohjelmisto- ja ylläpitopalveluiden toimittamisesta (3832/2018) (”Alkuperäinen Sopimus") osittain Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on tehnyt 17.12.2021 päätöksen (11856/2021, 101 §), vastaanottaa sopimuksen päätöksentekojärjestelmän ohjelmisto- ja ylläpitopalveluiden toimittamisesta (3832/2018). Siirron myötä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueesta tuli Alkuperäisen Sopimuksen mukainen tilaaja koskien siirrettävää sopimuskokonaisuutta. Sopimuksen muutos johtui valtakunnallisesta sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen uudistuksesta ja perustui Sopijapuolten välisen Sopimuksen mukaisiin Sopimuksen siirtoehtoihin sekä hankintalain 136 § 2 mom. 1. kohtaan. Voimaanpanolain 25 §:ssä säädetään kuntaa sitovien sopimusten ja vastuiden siirtymisestä hyvinvointialueelle. Pykälän 1 momentin mukaan hyvinvointialueelle siirtyvät sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämiseen liittyvät sopimukset 1 päivästä tammikuuta 2023, jolleivät hyvinvointialue ja kunta toisin sovi. Jos sopimusta ei ole mahdollista siirtää tai jakaa, kunta tekee voimaapanolain 26 §:ssä tarkoitetussa selvityksessä esityksen sopimukseen liittyvän vastuun jakautumisesta. Sopimuksen osittainen siirto perustuu voimaanpanolain 25 §:n 1 momentin nojalla tehtyyn sopimukseen Espoon kaupungin ja Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen välillä. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle jaetun sopimuksen hankinnan arvo on 170 000 euroa. Päätöksentekojärjestelmän kustannukset ovat olleet ennakoitua suuremmat, sillä järjestelmän käyttöoikeus- ja ylläpitokustannusten lisäksi järjestelmän kehittämisestä ja sovittamisesta hyvinvointialueen toimintaympäristöön on syntynyt erilaisia kehityskustannuksia. Yllättävien lisätöiden ja niistä aiheutuneiden kustannusten takia jaetun sopimuksen arvo on osoittautunut riittämättömäksi, eikä nykyistä sopimusta voida hyödyntää niin pitkään kuin oli aiemmin suunniteltu. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen käytettyä jaetun sopimuksen arvon, hankintayksikön tulee toteuttaa asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän kilpailutus aiemmin kuin oli ennakoitu. Kilpailutusta ei ole kuitenkaan mahdollista saada valmiiksi nykyisen sopimuksen päättymiseen ja sopimuksen arvon loppumiseen mennessä. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen päätöksentekoprosessin tulee toimia kaikissa olosuhteissa eikä päätöksenteon toteuttaminen saa vaarantua, sillä toimiva päätöksenteko on kriittistä hyvinvointialueen toiminnalle. Nykyisen päätöksentekojärjestelmän jatkuvien palveluiden saatavuus tulee varmistaa ja taata uuden asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän kilpailutuksen ajalle, minkä perusteella Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tekee suorahankinnan tällä hetkellä käytössä olevasta Dynasty 10-päätöksentekojärjestelmästä ja siihen liittyvistä palveluista.

Hankintalain 40 § 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan ja järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Teknisistä syistä vain Innofactor Software Oy voi nykyisenä järjestelmätoimittajana myöntää käyttöoikeudet päätöksentekojärjestelmään, tuottaa järjestelmän käyttöön liittyvät jatkuvat palvelut ja välttämättömät järjestelmän kehittämiseen liittyvät palvelut kilpailutuksen valmistelun sekä kilpailutuksen valmistelun valmistuessa kilpailutuksen ajaksi. Dynasty 10 -järjestelmä sisältää lisäksi integraatioita muihin eri hyvinvointialueen järjestelmiin, joten päätöksentekojärjestelmän vaihtaminen ei ole mahdollista ilman kattavan käyttöönottoprojektin läpivientiä. Uuden kattavan käyttöönottoprojektin toteuttaminen sekä uuden kilpailutuksen järjestäminen ei ole muun ohella lain mukaisen järjestämisvastuun turvaamiseksi sekä lain mukaisen laadukkaan kilpailutuksen valmistelun ja toteutuksen vuoksi tässä tilanteessa teknisesti mahdollista. Järjestelmätoimittajan vaihtaminen nykyisestä aiheuttaisi lisäksi suurta teknistä yhteensopimattomuutta sekä teknisiä haasteita tiedonsiirrossa ja integraatioissa olemassa olevien järjestelmien välillä sekä vaarantaisi hyvinvointialueen hallintolain (434/2003) hyvän hallinnon mukaisen toiminnan. Järkeviä korvaavia tai vaihtoehtoisia ratkaisuja ei ole tunnistettu. Edellä mainitun lisäksi hankintalain 40 §:n 2 mom. 4 kohdan mukaan sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Nykyisen jaetun sopimuksen arvo on osoittautunut riittämättömäksi yllättävien kehityskustannusten vuoksi hankintayksiköstä riippumattomista syistä, eikä hankintayksikkö pysty toteuttamaan ko. palvelun kattavaa kilpailutusta nykyisen sopimuksen päättymiseen mennessä. Hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida yllättäviä kehityskustannuksia. Yllättävien kehityskustannusten myötä hankintayksikkö on saavuttanut äkillisesti Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja Espoon kaupungin välisen jaetun Alkuperäisen Sopimuksen jakosopimuksen mukaisen arvon. Lisäksi Komission tiedonantoa (KOM (2015) 454 lopullinen) vastaavasti Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue ei ole voinut olla etukäteen riittävän tietoinen siitä, kuinka paljon jakosopimuksen arvoa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulee lopulta tarvitsemaan. Hankintayksikön resurssivaje tukee osaltaan myös suorahankinnan toteuttamista. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on huomatessaan jaetun sopimuksen mukaisen arvon riittämättömyyden äkillisesti tiedustellut voimaanpanolain 26 §:n mukaisesti lisäarvon jakamisesta hankintayksiköiden välillä ko. palveluun alueen kunnilta. Tiedustelut eivät ole tuottaneet tulosta ja näin ollen muun ohella Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue joutuu toteuttamaan hankinnan tässä tarkemmin kuvatulla tavalla. Nyt tehtävä suorahankinta on lisäksi kaikki edellä mainittu huomioon ottaen ehdottoman välttämätöntä.