Hankintasopimuksen muutos - Suomen ympäristökeskuksen IT-Konsultointi 2018-2022

Hankinnan kohteena on Suomen ympäristökeskuksen IT-projektien toteutukseen ja teknologiakonsultointiin tarvittava henkilötyö. Hankinta perustuu Hanselin IT-Konsultoinnin 2018-2022 -dynaamisen hankintajärjestelmän sisäiseen kilpailutukseen.

Hankintayksikön tarpeet Hankintayksiköllä on tarve tilata asiantuntijaresursseja toimittajalta seuraavien keskeneräisten IT-projektien loppuunsaattamiseksi. 1. Vesistötyöjärjestelmä Vestyn ja hydrologisten seurantatietojen kirjauksen lomakkeiden kehitys, jonka työmäärä loppuun saattamiselle 11-12/2023 on 16 htp ja työmäärä loppuun saattamiseksi vuonna 2024 on 300 htp. 2. Pohjaeläintietojärjestelmän uusiminen, jonka työmäärä loppuun saattamiselle 11-12/2023 on 20 htp ja työmäärä loppuun saattamiseksi vuonna 2024 on 130 htp. 3. Purkutietojärjestelmän käyttöliittymäsuunnittelu laajuus htp., jonka työmäärä loppuun saattamiselle 11-12/2023 on 10 htp ja työmäärä loppuun saattamiseksi vuonna 2024 on 30 htp. 4. Syke-intran ylläpito, jonka työmäärä vuonna 2024 on 10 htp. 5. Vesien tilan seurannan tietojärjestelmä SeSu_SP., jonka työmäärä loppuun saattamiselle 11-12/2023 on 10 htp ja työmäärä loppuun saattamiseksi vuonna 2024 on 15 htp. 6. Muut tilaukset: uhanalaisten kasvien lupatietojärjestelmä ”CITES”, vesienhoidon EU-raportointi, ympäristötiedon automaattinen laadunvarmennus ”LaatuVahti”,, jonka työmäärä loppuun saattamiselle 11-12/2023 on 2 htp ja työmäärä loppuun saattamiseksi vuonna 2024 on 15 htp. Hankinnan arvo muutoksen jälkeen suhteessa alkuperäiseen arvioituun laajuuteen: 145 %. Hankintalain mukaan hankintasopimuksen muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Oikeudelliset perustelut Hankintalain (1397/2016) 136 §:ssä on määritelty, minkälaisia muutoksia hankintasopimukseen voidaan tehdä sopimusaikana. Lainkohdan mukaiset muutokset voidaan tehdä, vaikka ne saattaisivat olla luonteeltaan olennaisia muutoksia. Tässä tapauksessa hankintayksikkönä toimiva Syke katsoo, että lainmukaiset perustelut ovat olemassa. Hankintalain mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä mm. silloin, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lain perusteluiden mukaan tällaisissa tapauksissa alkuperäisen hankintasopimuksen muuttaminen ilman uutta hankintamenettelyä voi olla perusteltua erityisesti, jos lisäsuoritukset on tarkoitus toteuttaa joko jo sovittujen palvelujen, tavaroiden tai asennusten osittaisena korvaamisena tai lisäyksenä, kun suorittajan vaihto edellyttäisi sitä, että hankintaviranomainen hankkii materiaaleja, urakoita tai palveluja, joilla on erilaiset tekniset ominaisuudet, mistä voi aiheutua yhteensopimattomuutta tai kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia toiminnan ja huollon osalta. Kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos hankintasopimusta muutetaan kyseisen kohdan mukaisesti, tulee hankintayksikön tehdä asiasta sopimusmuutosta koskeva ilmoitus HILMAan. Sopimusmuutoksen tekeminen on välttämätöntä, jotta Syke pystyy saattamaan loppuun yllä kuvatut voimassa olevalla hankintasopimuksella tilatut palvelut. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista yllä tarkemmin kuvatuilla perusteilla ja myös sen takia, että uudelleen kilpailuttaminen aiheuttaisi liian suuren viivästyksen toimitusten loppuunsaattamiseen. Aikataulu ei ole yksin Syken asettama, vaan myös MMM:n ja YM:n tarpeista johtuva, sillä projekteilla on Tilaajien (MMM tai YM) asettamat aikataulut, joiden toteutumisen kannalta on välttämätöntä hankkia yllä kuvatut asiantuntijaresurssit. Aikataulujen viivästyminen aiheuttaisi merkittävää haittaa Hankintayksikölle ja Tilaajille. Asiantuntijoiden vaihtaminen järjestelmän kehitystyön ollessa kesken vaarantaisi aikataulut, sillä nykyisillä asiantuntijoilla on sellaista osaamista keskeneräisistä järjestelmistä, jota ei käytännössä pysty korvata kesken suunnittelu- ja kehitystyön. Lisäksi asiantuntijoiden vaihtaminen kasvattaisi huomattavasti hankintayksikön kustannuksia (mm. uusien kehittäjien perehdytyskulut, nykyisten kehittäjien päällekkäiset kulut perehdytyksen aikana). Muutosten arvo jää alle sallitun enimmäismäärän. Muutoksesta julkaistaan Hilma-ilmoitus, joka julkaistaan myös TED-ilmoituskanavassa. Vaikutukset Hankintayksikkö on käynnistänyt uuden it-asiantuntijaresurssien hankinnan suunnittelun huomattuaan option puuttumisen allekirjoitetusta sopimuksesta. Hankinnan kriteerien tekeminen ja muu valmistelu vie aikaa ennen kuin tarjouskilpailu saadaan avattua ja hankintapäätös ja hankintasopimus tehtyä. Asiakas tekee uudet tilaukset uuden toimitussopimuksen kautta ja tällä sopimusmuutoksella saatetaan loppuun ainoastaan jo aiemmin tilatut palvelut. Em. seikkojen johdosta julkaistaan tämä sopimusmuutosta koskeva ilmoitus.

Hankintasopimuksen laajuudeksi muutetaan arvioidun työmäärän 5034 htp perusteella 3 387 988 euroa, siten että sopimuksen nojalla saatavien resurssien hoitamat keskeneräiset projektityöt saadaan saatetua loppuun vuonna 2024. Hankintasopimuksen voimassaolon päättymispäiväksi muutetaan 31.12.2024. Asian tausta: Syke kilpailutti keväällä 2020 IT-konsultoinnin asiantuntijaresursseja IT-projektien toteutukseen ja teknologiakonsultointiin. Kilpailutus tehtiin Hanselin dynaamisen puitejärjestelyn kautta. Kilpailutuksessa toimittajaksi valittiin Gofore Oyj. Tarjouspyynnössä todettiin voimassaoloajasta ja optioista seuraavaa: ”Hankintasopimuksen voimassaoloaika 01.06.2020 - 31.12.2023 Lisähankintamahdollisuuksien kuvaus Sopimuskautta voidaan pidentää enintään (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Optiokauden käyttö on yksin Asiakkaan harkinnassa. Optiokausi otetaan automaattisesti käyttöön ellei Asiakas erikseen muuta ilmoita. Lisähankintojen alustava kesto 12 kuukautta” Optio on mainittu myös tarjouspyynnön liitteenä olleessa sopimusluonnoksessa. Maininta optiosta on jäänyt vahingossa pois allekirjoitetusta sopimuksesta. Koska option olisi pitänyt tulla automaattisesti voimaan, varsinaista option käyttöönottopäätöstä ei tehty ja option puuttuminen sopimuksesta huomattiin vasta lokakuussa 2023.