Digitaalisen suunnittelun palveluiden hankinta

Helsingin yliopisto (Tilaaja) pyytää tarjouksia Design systemin jatkuvan kehittämisen, käyttöliittymäsuunnittelun, digitaalisen asiakas- ja käyttäjäkokemuksen, sisältömuotoilun ja saavutettavuuden palveluista (”Digitaalisen suunnittelun palvelut”) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat ovat suomenkielisiä. Helsingin yliopisto arvioi vuosittaisten hankintojen kokonaismäärän olevan noin 400 000€ (alv 0%), mutta se voi olla myös suurempi tai pienempi. Arvio tai sopimus ei muodosta Tilaajalle ostovelvoitetta. Hankinta ylittää hankintalaissa tarkoitetun EU-kynnysarvon, joten hankintapäätöksestä tullaan tekemään jälki-ilmoitus. Tilaaja valitsee sopimustoimittajaksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tarjoajan käyttäen arvioinnissa parasta hinta-laatusuhdetta. Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa tehdään puitesopimus neljäksi (4) vuodeksi Helsingin yliopiston tarvitsemista tarjouspyynnön mukaisista Digitaalisen suunnittelun palveluista. Puitesopimus on kaikkien Helsingin yliopiston yksiköiden (ml. erilliset laitokset), sekä yliopistokonsernin yksiköiden käytettävissä (ml. Helsingin yliopiston rahastojen tytär-yhtiöt HY247 Oy, Helsingin innovaatiopalvelut Oy ja HY+ Oy). Mikäli valittu toimittaja ei kykene toimittamaan tarjouksen mukaisia palveluita tai asiantuntijoita ja sopimus valitun toimittajan kanssa puretaan, Helsingin yliopisto voi tehdä sopimuksen kilpailutuksessa toiselle sijalle sijoittuneen toimittajan kanssa ilman uutta kilpailutusta. Puitesopimuksen perusteella toimitettavat palvelut ovat seuraavat: 1. Helsingin yliopiston design systemin jatkuva kehittäminen ja UX/UI-suunnittelun palvelut 2. Konseptointi, palvelumuotoilu ja asiakaskokemuksen (CX) suunnittelupalvelut 3. Sisältömuotoilun palvelut 4. Saavutettavuuden suunnittelu-, arviointi- ja testauspalvelut Tilaajan tekemä kuvaus tarvittavista palveluista on liitteessä 4 (Palvelukuvaus). Sopimusta laadittaessa voidaan tilaajan luvalla sopia muutoksista palveluiden sisältöön valitun toimittajan oman palvelutarjonnan mukaisesti. Toimittajan on tarjottava kaikkia palvelukuvauksessa olevia palveluita tarjotulla hinnalla ja nimettävä 6 asiantuntijaa, jotka toteuttavat palvelua. Palveluihin 1 ja 2 tarjotaan molempiin kaksi asiantuntijaa ja palveluihin 3 ja 4 tarjotaan molempiin yksi asiantuntija. Tarjotut asiantuntijat muodostavat yhdessä design-tiimin. Design-tiimiin sekä palvelujen tilaamiseen, hinnoitteluun ja laskutukseen liittyvät ehdot on kuvattu liitteen 4 Palvelukuvauksessa. Arvioidut sitoumuksettomat työmäärät ensimmäisenä vuonna ovat palveluittain seuraavat: • palvelu 1: 350 htp • palvelu 2: 80 htp • palvelu 3: 80 htp • palvelu 4: 100 htp Sopimuksen perusteella voidaan myös tilata verkkosivujen ja digitaalisten palveluiden kehittämistyötä vähäisessä määrin silloin, kun se on tarkoituksenmukaista palvelun toteutuksen kannalta. Ketterästä ohjelmistokehityksestä on kuitenkin olemassa oma puitesopimuksensa, jota käytetään silloin kun tarvitaan laajemmin kehitysresursseja . Vastaavasti ketterän ohjelmistokehityksen puitesopimustoimittajat voivat tarjota tässä mainittuja palveluita vähäisessä määrin vastaavassa tilanteessa. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn todellisesta ja perustellusta syystä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajalle korvausta, ellei asiasta ole tarjouspyynnössä toisin mainittu.

Helsingin yliopiston digipalvelukokonaisuuteen kuuluu julkinen verkkosivusto (www.helsinki.fi), Opiskelu-palvelu (studies.helsinki.fi), intranet (Flamma), Helsingin yliopiston kirjaston palvelut sekä paljon laajoja opetus- ja oppimisympäristöjen digipalveluita ja muita erillissivustoja. Yhteensä palveluissa vieraillaan yli 20 miljoonaa kertaa vuodessa (luku perustuu evästeet hyväksyneisiin, todellisuudessa käyntejä paljon enemmän). Sopimuksen kautta tilattavilla palveluilla pyrimme kehittämään yliopiston digipalveluita asiakaslähtöisesti ja kokonaisvaltaisesti, jaettua tietoa ja osaamista hyödyntäen, sekä luomaan palveluille kestävän pohjan, jotta niitä on turvallista käyttää. Helsingin yliopiston brändi on uudistumassa. Tavoitteenamme on brändimielikuvan ja tunnettuuden vahvistaminen kotimaassa ja kansainvälisesti. HY-brändi kaipaa lisää itsevarmuutta, energiaa, emootiota ja rohkeutta. Haluamme brändimme koskettavan enemmän ihmistä ja yhteiskuntaa ja puhuttelemaan konkreettisemmin nuoria, joka kohderyhmänä painottuu jatkossa viestinnässä ja markkinoinnissa entistä enemmän. Uusi brändilupauksemme on ”elämän läpimurtoja”. Digitaalisen suunnittelun perustukset ja tärkeimmän työkalun muodostaa yliopiston design system (kts. linkki kohdassa: Liitteet ja linkit), joka sisältää periaatteiden, tyylien ja ohjeiden lisäksi käyttövalmiit, saavutettavat käyttöliittymäkomponentit yliopiston palveluiden käyttöön. Design systemistä löytyvät myös yhteisesti sovitut suunnittelutyötä ohjaavat suunnitteluperiaatteet (design principles): - Suunnittelemme inklusiivisesti - Teemme tarkoituksenmukaisesti yksinkertaista ja selkeää - Pyrimme kestävään ja laadukkaaseen lopputulokseen - Luomme yhtenäistä käyttäjäkokemusta Käytämme työssämme mm. seuraavia työkaluja ja teknologioita: Figma, Storybook, Drupal, Liferay, React, Stencil. Suurin osa toimeksiannoista tulee Yliopistopalveluilta, johon kuuluvat seuraavat toimialat: Opetus- ja opiskelijapalvelut, Viestintä ja yhteiskuntasuhteet, Henkilöstöpalvelut, Talouspalvelut, Tutkimuspalvelut, Tilat ja kiinteistöt, Yleishallinto ja Toiminnanohjausyksikkö. Digipalveluiden kehitystä johdetaan Yliopistopalveluiden toimintamallilla, joka sisältää yhteisen prosessin, työkalut ja tukiroolit. Suurimpia kehityskohteita seuraavina vuosina ovat design systemin jatkuva kehittäminen ja käyttöönoton tukeminen sekä Yliopistopalveluiden uuden palvelumallin tuomat muutostarpeet digitaalisiin palveluihin. Uudessa palvelumallissa tukea ja tietoa etsivälle tarjoutuu näkymä kaikkiin yliopiston palveluihin yhden aloituskanavan kautta. Kanavasta löytyvät sekä neuvonta, tuki, ohjeet että omatoimipalvelut. Palveluiden toteuttajan on pystyttävä: - toimimaan tarvittaessa sekä strategisia tavoitteita edistävänä konsulttina että palveluntarjoajana ja toteuttajana. - toimimaan asiakas- ja käyttäjälähtöisesti sekä käyttämään asiakaskeskeisiä ja yhteisölliseen (co-creation, palvelumuotoilu) toimintatapaan perustuvia menetelmiä. - hyödyntämään analytiikkaa ja datajohdettuja suunnittelumenetelmiä. - käyttämään ketteriä (agile/lean) työskentelymenetelmiä ja toimimaan osana yliopiston monitoimittajaista ekosysteemiä. - sitoutumaan sujuvaan yhteistyöhön yliopiston muiden toimittajien kanssa (mm. mainostoimistot ja sovelluskehittäjät).