Sopimusmuutos, Dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna

Hankinnan kohteena oli Helsingin kaupungin asunnot Oy:n (Heka) dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankinta kokonaispalveluna. Tämä ilmoitus koskee sopimukseen tehtävää muutosta.

Kyse on hankintalain 136.2 §:n 2 kohdan mukaisesta alkuperäisen sopimuskumppanin tarpeesta suorittaa lisätöitä tai lisäpalveluja, jotka eivät sisälly alkuperäiseen sopimukseen. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista ja teknisistä syistä ja se aiheuttaisi Hekalle kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä. Muut palveluntarjoajat eivät pysty toteuttamaan hankittavia uusia toiminnallisuuksia, sillä palveluntarjoajalla ei ole hankintasopimuksen mukaan velvollisuutta avata muutokseen liittyviä rajapintojaan ulkopuolisille tahoille. Toiminnallisuuksien lisääminen järjestelmään edellyttäisi kokonaan uuden järjestelmän hankintaa. Lisäksi hankinnan uudelleenkilpailuttaminen johtaisi merkittäviin kustannuksiin organisaatiossa, esimerkiksi henkilöstön koulutuksen ja ylimääräisen manuaalisen työn muodossa. Hankintasopimuksen muutostarpeet eivät olleet Hekan ennakoitavissa alkuperäistä sopimusta kilpailutettaessa. Kielimalleissa ja generatiivisessa tekoälyssä on tapahtunut huomattavaa kehitystä sopimuksen voimaantulon jälkeen, eikä Heka ole voinut ennakoida tapahtunutta kehitystä ja sen järjestelmälle mahdollistamia uusia ominaisuuksia. Sopimusmuutoksen mukanaan tuomia toiminnallisuuksia ei myöskään rajattu alkuperäisen hankinnan laajuuden ulkopuolelle. Uudet toiminnallisuudet liittyvät tiiviisti alkuperäisen hankintasopimuksen tavoitteisiin muodostaa Hekalle yhtenäinen ja keskitetty dokumentinhallinta sekä kehittää tietotyötä ja mahdollistaa liikkuvat työtavat. Sopimusmuutoksen arvo on alkuperäisen hankintasopimukseen nähden vähäinen. 24.2.2021 julkaistun hankintapäätöksen mukaan alkuperäisen hankintasopimuksen arvo on 1 490 010,45 euroa (alv 0 %). Toteutettavan sopimusmuutoksen myötä hankintasopimuksen kokonaisarvo nousee 134 001,60 eurolla. Sopimusmuutoksen arvo prosentteina on 8,99 %, mikä alittaa hankintalain 136.3 §:n mukaisen 50 prosentin raja-arvon.

Sopimusmuutos koskee hankintayksikön 24.2.2021 julkaistun hankintapäätöksen perusteella 3.5.2021 tehtyä hankintasopimusta koskien dokumenttien- ja sopimustenhallinnan sekä arkistointijärjestelmän hankintaa kokonaispalveluna. Järjestelmään on tarve lisätä uusia toiminnallisuuksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen hankintasopimukseen. Tällä päätöksellä hankittavat uudet ominaisuudet ovat generatiiviseen tekoälyyn perustuva assistentti luonnollisen kielen käyttöliittymällä, toiminnallisuus, joka organisoi ja luokittelee järjestelmään tuotavien dokumenttien metadatan automaattisesti sekä M365 Copilot -integraatio.