JÄLKI-ILMOITUS: Viestintätoimistopalvelut

Osakokonaisuus 1 sisältää kaupunkistrategiaan ja pormestariohjelmaan pohjautuvien tavoitteiden mukaista viestinnän suunnittelua ja toteuttamista sekä yhtenäisen kaupunki-imagon kehittämistä. Osakokonaisuudessa 1 on kyse uusien kokonaisuuksien ja toimien suunnittelusta. Viestintätoimenpiteitä ja -materiaaleja ja esimerkiksi kampanjoita suunnitellaan koko kaupungin tarpeisiin, huomioiden kaupungin palvelukokonaisuuksien erityispiirteet. Toimeksiannot sisältävät myös yhteistyötä kaupungin mainos- ja digimarkkinointitoimistojen kanssa. Toimeksiannot voivat sisältää mm: - kaupungin viestintästrategian suunnittelua - suurtapahtumien ja suurhankkeiden viestinnän suunnittelua - kaupungin hankkeiden ja ohjelmien viestinnän suunnittelua - kaupungin esitysmateriaalien sisällön suunnittelua - rahalliselta panokseltaan ja/tai näkyvyydeltään merkittävien kokonaisuuksien suunnittelua - yhteistyöhankkeiden (mukana useita eri toimijoita) viestinnän suunnittelua - edellä mainittuihin toimeksiantoihin liittyvien viestinnän toimien tekemistä ja - viestintään liittyvien koulutuksellisten ideatyöpajojen vetämistä. Osakokonaisuuteen valitaan yksi sopimuskumppani.

Osakokonaisuus 2 sisältää kaupunkikonsernin eri toimijoiden ja hankkeiden viestinnän suunnittelua ja toteuttamista kaupunkistrategian ja pormestariohjelman tavoitteisiin ja muihin kaupungin määrittelemiin tavoitteisiin perustuen. Osakokonaisuuden 1 toimeksiantoihin verrattuna kyse on yksinkertaisemmista ja pienemmistä kokonaisuuksista, joissa toteutetaan viestinnällisesti kaupunkistrategian ja pormestariohjelman ja viestinnän tavoitteita. Toimeksiannoissa hyödynnetään kaupungin viestinnän tavoitteita, pääviestejä ja muita ohjeistuksia, samoin kuin kaupungin graafista ohjeistusta ja brändiin liittyvää ohjeistusta. Toimeksiannot voivat sisältää mm: - kampanjasuunnittelua - materiaalien sisällöllistä suunnittelua, esim. seuraavissa: o tiedotteet, kutsut, power pointit o verkkosivujen sisällöt o esitteiden, flyereiden, julkaisujen sisällöt o copypalveluita, kuten luonnostekstistä kohderyhmän huomioivaa tekstiä Osakokonaisuudesta 2 tehdään puitejärjestely, johon valitaan kolme (3) palveluntuottajaa. Puitejärjestelyssä Tilaaja suorittaa ennen lopullista toimeksiannon tilausta kevennetyn kilpailutuksen (ns. minikilpailutus) yli 30 000 euron (alv 0 %) toimeksiantojen osalta ko. osakokonaisuuden puitejärjestelyyn valittujen palveluntuottajien kesken. Alle 30 000 euron (alv 0 %) arvoiset hankinnat voidaan hankkia joltakin puitejärjestelyyn valitulta palveluntuottajalta ilman kevennettyä kilpailutusta.

Sosiaalisen median kumppanuus sisältää kaupunkikonsernin eri toimijoiden ja hankkeiden sosiaalisen median strategista suunnittelua, koulutusta, konsultointia ja tukea. Toimeksiannot sisältävät mm.: - Sosiaalisen median kanavasuunnittelua - Sosiaalisen median sisältösuunnittelua - Sosiaalisen median monikanavaista kampanjasuunnittelua - Sosiaalisen median koulutusta - Sosiaalisen median konsultointia - Sosiaalisen median ylläpidon tukea - Sosiaalisen median analytiikkaa - Sosiaalisen median mainonnan suunnittelua, konsultointia ja toteuttamista

Hankinnan kohteena on Linnakaupungin kahden kaava-alueen sekä satamaan rakennettavan yhteisterminaali Ferry Terminal Turun viestintään liittyviä suunnittelu-, valmistelu- ja toteuttamistehtäviä sekä muita tilaajan erikseen määrittämiä projektin viestinnällisiä tehtäviä. Tehtävään voi sisältyä pienemmissä määrin myös markkinointitoimenpiteiden suunnittelua ja toteuttamista, mutta tilaajalla on oikeus tilata tämä palvelu myös muualta. Hankinnan kokonaisarvo vuosina 2025–2028 on arviolta 100 000 euroa vuodessa. Sopimus tehdään yhden palveluntuottajan kanssa. Linnakaupungin viestinnän tavoitteena on yhteisen, systemaattisen ja myönteisen julkikuvan ylläpitäminen mittavasta ja moniulotteisesta kokonaisuudesta viestinnän keinoin ja tiedonkulun varmistaminen eri sidosryhmien kesken. Viestintäpalvelu edellyttää tiivistä ja säännöllistä yhteydenpitoa. Viestintä tehdään suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi siten, että suomenkielinen viestintä on pääosassa. Kohderyhminä ovat muiden muassa turkulaiset, alueella asuvat ja toimivat, suomalaiset, sataman kautta matkustavat tai kansainvälinen yleisö. Viestintäpalvelut pitävät sisällään muun muassa seuraavia viestinnän tehtäviä, jotka ja joiden toteuttamisesta sovitaan tarkemmin tilaajan kanssa: - viestinnän suunnittelu ja koordinointi, sisältäen viestintäsuunnitelman laatimisen eri kohderyhmille, suunnitelman ylläpidon ja siinä sovittujen toimenpiteiden toteuttamisen, - pääviestit eri kohderyhmille, - kiteytys (one-pager) hankkeen hyödyistä ja vaikutuksista, - kriisiviestintäsuunnitelma ja kriisiviestintäkoulutus hankkeessa mukana oleville toimijoille, - viestinnän ohjausryhmän ja muiden tarvittavien viestintään liittyvien kokousten valmistelu, kokouksiin osallistuminen ja sihteerinä toimiminen, - säännölliset vierailut työmaalla, - projekti- ja muiden tiedotteiden tekeminen, hyväksyttäminen ja jakelu, - mediasuhteiden hoitaminen, medialistojen laatiminen sekä mediajakelu, - mediakoulutus projektin avainhenkilöille, - hankkeen verkkosivujen sisällön suunnittelun, ylläpidon ja koordinoinnin tukeminen, - sosiaalisen median sisällön suunnittelu ja toteuttaminen, - hankkeen yhtenäisen ilmeen linjakkuuden varmistaminen projektissa, esittelymateriaaleissa, alueella jne., - esittelymateriaalien, kuten ppt-esitysten, infograafien, videoiden ja esitteiden tuottaminen painohuolinnasta painotöiden tilaamiseen saakka, - kartta-aineiston tuottaminen, - kysymys&vastaus-patteriston tuottaminen, - kuulutusten ja lehti-ilmoitusten sisällöntuotanto, taittaminen ja toimitus monikanavaisesti mm. medioihin, - käännösten tilaaminen ja niiden laadunvalvonta, - hankkeen valokuvaus ja muu dokumentointi, - yleisesittelyjen hoitaminen, esittelytilojen ylläpito, - esittely-, tiedotus- ja asukastilaisuuksien järjestäminen, näihin liittyvä osallisuustyö, tilaisuuksien järjestelyt ja dokumentointi, - suorat yhteydet hankkeen viestinnän kannalta keskeisiin ulkoisiin ja sisäisiin sidosryhmiin, tiedonkulun varmistaminen ja yhteyslistojen kokoaminen, - asiakaspalautteiden vastaanottaminen ja niiden käsitteleminen, sähköpostikirjeenvaihdon koordinointi, - viestinnän mittaaminen, seuranta ja raportointi ohjausryhmälle, - sisäisen viestinnän koordinointi ja toteuttaminen, - hankeviestinnän loppuraportti ja - muut erikseen sovittavat viestintätehtävät.