HUS Kiinteistöpalvelut

HANKINNAN KOHDE Kilpailutus koskee HUS:n sairaalakiinteistöjen ja toimitilojen sekä niiden ulkoilualueiden kiinteistöpalveluja. Lisäksi palveluun sisältyy teknisenhuollon, kunnossapidon, irtaimisto- ja laitekunnossapidon palveluita sekä muita palveluita tarjouspyynnön mukaisesti. Hankinnan kohteena on palveluhankinta, jossa kiinteistöpalvelut luovutetaan valitulle toimittajalle yritysjärjestelyllä lopullisen tarjouspyynnön mukaisesti. Lopullinen tarjouspyyntö julkaistaan neuvottelujen jälkeen valituille ehdokkaille. Suunnitellussa hankinnassa on siten kyse järjestelystä, jossa HUS luovuttaa neuvottelumenettelynä kilpailutettavan palveluhankinnan yhteydessä HUS:n sairaalakiinteistöjen sekä niiden ulkoalueiden kiinteistöpalveluja koskevan liiketoiminnan yksityiselle palveluntarjoajalle. Alustavan suunnitelman mukaisesti palvelukokonaisuuden luovutus tapahtuu HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n koko osakekannan osakekauppana. Kilpailutus toteutetaan neuvottelumenettelynä, jonka aikana myös järjestelyn muoto on yksi neuvottelujen kohteista. Lopullinen palvelukokonaisuuden luovutus voi siis toteutua lopulta myös esim. liiketoimintakauppana. Selvyyden vuoksi tarjouspyynnössä on kuvattu järjestely alustavien suunnitelmien mukaisena HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n koko osakekannan osakekauppana. HUS Kiinteistöpalvelut Oy on HUS:n kokonaan omistama tytäryhtiö, jonka tehtävä on tarjota laadukkaita kiinteistöpalveluita, jotka vaativat erikoisosaamista ja varmistavat sairaalatoiminnan sujuvuuden kaikissa tilanteissa. HUS Kiinteistöpalvelut Oy vastaa HUS:n kanssa vuosittain solmitun ylläpitosopimuksen mukaisesti sairaalakiinteistöjen sekä niiden ulkoilualueiden hoidosta sekä osittain muusta kunnossapidosta sekä irtaimisto- ja laitekunnossapidosta. HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n ulkoistettava henkilöstö määrä on noin 170 henkilöä. Osakekaupan toteutus on suunniteltu toteutettavan osana julkisten hankintojen sääntelyn mukaisin menettelyin toteutettavaa tarjouskilpailua. Osakekannan ostajataho valikoituu julkisen kilpailutuksen perusteella. Julkisen hankinnan kohteena on näin ollen: A. Palveluhankinta (Hankintayksikkö ostaa Liitteessä 1, Palvelukuvauksen tiivistelmässä yksilöityjä kiinteistöpalveluja tarjouskilpailun voittaneelta palveluntarjoajalta), ja B. Osakekannan myynti (osakkeiden luovutukseen ei sovelleta hankintalakia vaan HUS Kiinteistöpalvelut Oy:n osakekanta muodostaa vastikkeen kohdan A. osalta). Ulkoistuksella HUS hakee kustannustehokkuutta, palvelun toimintavarmuuden ja laadun kärsimättä, ja ehdokkaalta edellytetään toimintojen kustannustehokkuuden kehittämistä. Järjestelyn toteutustapaa B. osalta käsitellään neuvottelujen aikana. Lopullinen osakekannan luovuttamista koskeva toteutus valikoituu neuvottelujen perusteella. HANKINNAN YLEISKUVAUS Hankintayksikkö hakee nyt käynnistettävällä kilpailutuksella sen hankintatarpeet parhaiten täyttävää ratkaisua kiinteistöpalvelutoiminnan hankintaan sekä osakekaupan toteuttamiseen. Hankintayksikön tavoitteena on neuvottelumenettelyn aikana käsitellä laajasti tarjottavan palvelun ja toteutuksen ominaisuuksia, tarkempaa sisältöä, edellytyksiä ja erityispiirteitä. Alustava kuvaus hankinnan kohteena olevasta palvelusta on tämän osallistumispyynnön Liitteenä 1, Palvelukuvauksen tiivistelmä. Hankinnan luonteesta johtuen tarjouspyyntöä ja palvelukuvausta ei voida laatia niin tarkasti, että kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous voitaisiin valita joko avointa tai rajoittelua menettelyä käyttäen. Myöskään etukäteinen kokonaishinnoittelu ei ole hankinnan luonteesta johtuen mahdollista. Hankintayksikkö tulee tarkentamaan tarjouskilpailussa tarjottavaa palvelua ja osakekaupan toteuttamista koskevia seikkoja valittavien ehdokkaiden kanssa käytävien neuvottelujen perusteella. Hankintayksikkö voi myös neuvottelumenettelyn aikana muuttaa alustavaa tarjouspyyntöä tai neuvottelukutsua sekä pyytää tarjoajilta uusia neuvottelujen perusteella mukautettuja tarjouksia. Neuvottelujen sisältö tarkentuu menettelyn aikana. Alustava neuvottelutarve koskee etenkin aiheita, joiden osalta hankintayksiköllä on tarve varmistaa ymmärrys toteutettavan osakekaupan erityispiirteistä ja sen luomista mahdollisuuksista hankintayksikön toiminnassa sekä sen tuottamasta lisäarvosta hankintayksikölle. Lisäksi neuvottelujen perusteella voidaan käsitellä palvelun tuottamiseen liittyvien kilpailukykytekijöiden eroavaisuutta ja kyseisten tekijöiden huomioimista yhteismitallisin keinoin hankintamenettelyssä. Alustavana arvioina hankintayksikkö esittää, että neuvotteluja järjestetään noin 1–2 kpl / ehdokas. Lopullinen neuvottelutarve täsmentyy mm. ehdokkaiden alustavien tarjousten perusteella. Neuvotteluissa käsiteltäviksi aihealueiksi on alustavasti identifioitu: — Palvelun haltuunotto ja suorittaminen — Laadunvarmistus — Vasteajat ja toimintaprosessi — Hinnoittelu — ICT — Osakekaupan toteuttaminen SOPIMUSKAUSI Hankintasopimuksen keston on alustavasti suunniteltu olevan neljä vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskauden kestoa tullaan käsittelemään osana neuvottelumenettelyä, jonka perusteella lopullinen sopimuskauden kesto tullaan HUSin toimesta päättämään. Sopimuskauden kesto kirjataan lopulliseen tarjouspyyntöön.

Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi sopimustoimittaja. Hankinta toteutetaan hankintalain 34–35 §:n tarkoittamana neuvottelumenettelynä. Hankintamenettelyyn liittyvät neuvottelut, koska 1. hankintaan kuuluu toiminnan suunnittelua sekä innovatiivisia ratkaisuja, joita ei ole mahdollista kuvata ilman neuvotteluja ehdokkaiden kanssa. 2. hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää ilman neuvotteluja ehdokkaiden kanssa ja mukauttamalla olemassa olevia ratkaisuja tilaajan tarpeisiin. 3. hankinnan kohteen ja laajuuden kuvausta ei voida määritellä riittävällä tarkkuudella ilman ehdokkaiden kanssa käytäviä neuvotteluja, jotka tähtäävät lopullisen tarjouspyynnön sekä sen kuvauksien ja laajuuden määrittelyyn. HALTUUNOTTO Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen valitun Palveluntuottajan kanssa aloitetaan palvelun haltuunottoprojekti. Haltuunottoprojekti perustuu Palveluntuottajan lopullisessa tarjouksessa kuvaamaan haltuunottosuunnitelmaan. Haltuunottoprojektin tarkemmat ehdot määritellään tämän kilpailutuksen lopullisessa tarjouspyynnössä.