Vantaan jäähallien ja tekojäiden jäähdytysjärjestelmän ja -laitteiden huoltosopimus

Hankinnan kohteena on jäähallien ja ulkojääkenttien jäähdytysjärjestelmien ja -laitteiden huoltopalvelut. Sopimusta voivat käyttää kaikki Vantaan kaupungin kaikki toimialat, liikelaitokset sekä kaupungin enemmistöosuudella omistama osakeyhtiö VTK Kiinteistöt Oy. Huoltopalvelun kohteena on tällä hetkellä kahdeksan (8) kohdetta: - Hakunilan tekojäärata - Hiekkaharjun tekojäärata - Kartanonkosken tekojäärata - Kartanonkosken tekojäärata - Martinlaakson tekojäärata - Myyrmäen jäähalli - Myyrmäen harjoitushalli - Tikkurilan jäähalli ja harjoitushalli TUTUSTUMISKIERROKSET (PAKOLLINEN) Tarjousten ja huoltosuunnitelmien laatimisen helpottamiseksi Tilaaja järjestää tutustumiskierrokset kohteisiin seuraavasti: 07.08.2025 kello 09.00 - Hiekkaharjun urheilupuisto, Urheilutie 15, 01350 Vantaa, ulkokenttä 07.08.2025 kello 10.00 - Tikkurilan urheilupuisto, Läntinen valkoisenlähteentie 54, 01300 Vantaa, jäähalli 07.08.2025 kello 12.00 - Hakunilan urheilupuisto, Luotikuja 2, 01200 Vantaa, ulkokenttä 07.08.2025 kello 13.00 - Kartanonkosken urheilupuisto, Tilkuntie 9, 01520 Vantaa, ulkokenttä 07.08.2025 kello 14.00 - Myyrmäen urheilupuisto, Raappavuorentie 10, 01600 Vantaa, jäähallit Tarjoajien tulee ilmoittautua kohteiden tutustumiskierroksiin etukäteen Tilaajan yhteyshenkilölle sähköpostitse osoitteeseen sami-pekka.manerus@vantaa.fi viimeistään 06.08.2025 kello 12.00 mennessä. Osallistujien lukumäärä/yritys on ilmoitettava tässä yhteydessä. Tutustumiskierros on edellytys tarjouksen jättämiselle, sillä tutustumatta kohteisiin Tarjoaja ei voi saada riittävää käsitystä tai tietoja kohteista. Tutustumiskierroksilla Tilaajan edustaja kirjaa ylös paikalla olijat. Tarjoaja, joka ei ole osallistunut tutustumiskierroksille, pois suljetaan tarjouskilpailusta. Tilaaja ei vastaa tutustumiskierroksen aikana esiin heränneisiin Tarjoajien kysymyksiin, vaan tarjoajia pyydetään esittämään kysymykset kootusti Tarjouspalvelu- toimittajaportaalin kautta tarjouspyynnössä asetetun lisäkysymysten esittämisen määräaikaan 14.08.2025 kello 14:00 mennessä. Tarjoaja osallistuu tutustumiskierroksille omalla kustannuksellaan, eikä muustakaan tarjouksen laatimiseen liittyvistä toimenpiteistä makseta Tarjoajille korvausta. OHJEITA TARJOUSPYYNNÖN TÄYTTÄMISEEN Tarjoajia pyydetään: 1. Laatimaan kaikille kuvaukseen ja liitteisiin liittyville tehtäville kertahuoltohinta. Hinnat ilmoitetaan liitteissä kolme (3), viisi (5), seitsemän (7), yhdeksän (9), yksitoista (11), kolmetoista (13), viisitoista (15), seitsemäntoista (17) ja kahdeksantoista (18). Hinta sisältää tarjouspyynnön liitteissä kaksi (2), neljä (4), kuusi (6), kahdeksan (8), kymmenen (10), kaksitoista (12), neljätoista (14) ja kuusitoista (16) luetellut määräaikaishuollossa tehtävät toimenpiteet. Jokaisen kohteen oma kokonaishinta tulee ilmoittaa ja täytetyt liitteet ladata tarjouspyynnöllä hankinnan kohteen tietojen syöttö -kohdissa 1-9. 2. Laatimaan eri rooleille sekä päivystykselle, ylityöhinnoille sekä etäpalvelulle työtuntihinnat. Hinnat ilmoitetaan yksikköhintaliitteessä yhdeksäntoista (19). Kokonaishinta tulee ilmoittaa ja täytetty liite ladata tarjouspyynnöllä hankinnan kohteen tietojen syöttö -kohdassa 10 . 3. Laatimaan kemikaaleille kokonaishinta. Hinnat ilmoitetaan yksikköhintaliitteessä kaksikymmentä (20). Kokonaishinta tulee ilmoittaa ja täytetty liite ladata tarjouspyynnöllä hankinnan kohteen tietojen syöttö -kohdassa 11. 4. Laatimaan asennetuille taajuusmuuttajille hinnat. Hinnat ilmoitetaan yksikköhintaliitteessä kaksikymmentäyksi (21) ja kaksikymmentäkaksi (22). Kokonaishinnat tulee ilmoittaa ja täytetyt liitteet ladata tarjouspyynnöllä hankinnan kohteen tietojen syöttö -kohdissa 12-13. 5. Laatimaan hinnastot varaosille. Tarjoaja tekee hinnastot omille pohjilleen sisältäen myös listatut pääkomponenttien hinnat vaihdettuna ja asennettuna. Kokonaishinta tulee ilmoittaa ja Tarjoajan tekemät hinnastot kohteittain ladata tarjouspyynnöllä hankinnan kohteen tietojen syöttö -kohdassa 14. 6. Laatimaan kohteille huoltosuunnitelmat tarjouspyynnön liitteiden kaksi (2), neljä (4), kuusi (6), kahdeksan (8), kymmenen (10), kaksitoista (12), neljätoista (14), kuusitoista (16) määräaikaishuollon sisällön mukaisesti. Jokaisen kohteen sisältämä huoltosuunnitelma tulee ladata tarjouspyynnöllä hankinnan kohteen tietojen syöttö -kohdassa 15.

Määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi (1) sopimustoimittaja. Tilaaja ei sitoudu tiettyihin palveluiden hankintamääriin tai euromääräiseen arvoon. Tilaaja tilaa palveluita tarpeen mukaan. Toimittaja sitoutuu tuottamaan huoltopalvelua tarjouspyynnön ja Sopimuksen vaatimusten mukaisesti koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajan Tilaajalle myöntämä takuuaika työlle ja varaosille on vähintään kolme (3) kuukautta sekä uusille laitteille ja koneille vähintään 24 kuukautta. Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet on mainittu pelkästään hankinta-asiakirjoissa. Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous tai tarjoaja, joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia voidaan hylätä tai sulkea pois tarjouskilpailusta.