Senaatti-kiinteistöt - Kiinteistötiedon, vuokrauksen ja palveluiden sopimus- ja laskutusjärjestelmä

Tavoitteena on hankkia moderni, parhaisiin käytänteisiin perustuva järjestelmä(t). Kiinteistötietorekisteri-, vuokra- ja palvelusopimusjärjestelmään sisältyy tarjouspyynnön materiaaleissa tarkemmin kuvattuna mm. vuokra- ja palvelusopimusten sekä muiden toistuvasti laskutettavien sopimusten ylläpito, päivittäminen ja sopimusten päättäminen, sopimusten mukainen laskutus ja reskontratoiminnallisuudet / laskujen siirto reskontraan. Järjestelmään sisältyy myös tarkastuskirjeiden lähetys ja kiinteistötiedon hallinnan toiminnallisuudet. Järjestelmässä laaditaan sopimuksia ja ylläpidetään sekä hallinnoidaan kiinteistötietorekisteriä koskevia tietoja. Järjestelmässä ylläpidetään tietojen ajantasaisuutta ja oikeellisuutta. Järjestelmäkokonaisuudessa tulee hallita laskutustietoja ja reskontraa / laskujen siirtoa reskontraan. Järjestelmäkokonaisuudessa tulee toteuttaa laskujen lähteminen sopimuksen mukaisina ajallaan ja laskujen maksutilanteen seuranta. Järjestelmän tulee pitää sisällään seuraavat osiot: * Vuokrasopimukset * Palvelusopimukset * Yhdistelmäsopimus (vuokraus ja palvelut) * Muut sopimukset (mm. käyttöoikeus, maahan kohdistuvat, asiantuntijapalvelu, erillistilaukset) * Kohderekisteri (sis. kiinteistötiedot ja osakerekisteri) * Sopimusten mukainen laskutus (toistuva) * Muu laskutus (mm. toteuman mukaan erillislaskutettavat, vahingonkorvaukset, jäännösarvovastuut) * Em. laskutusten reskontra / laskujen siirto reskontraan * Osapuolitiedot * Käyttöoikeushallinta * Raportointi * Taustarekisterin hallinta * Tarvittavat integraatiorajapinnat sisään tuotaville ja ulos vietäville tiedoille

SOPIMUSKAUSI Sopimus on määräaikaisena voimassa kaksi (2) vuotta lukien siitä, kun järjestelmä on kokonaisuudessaan toimitettu Tilaajalle ja Tilaaja on hyväksynyt ko. järjestelmän (kiinteä sopimuskausi). Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana kiinteän sopimuskauden päättymisen jälkeen.