Tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun - Eläinlääkintähuollon asianhallintajärjestelmän hankinta

Tampereen kaupunki suunnittelee eläinlääkintähuollon asianhallintajärjestelmän hankintaa. Osana hankinnan valmistelua kaupunki julkaisee tietopyynnön ja kutsuu toimittajia mukaan myöhempään markkinavuoropuheluun. Hankinnan tausta, tavoitteet ja alustava aikataulu, tietopyynnön kysymykset ja niihin vastaaminen, sekä suunniteltu myöhempi markkinavuoropuhelu on kuvattu tarkemmin kohdassa Osa, Menettelyä koskevat lisätiedot. Pyydämme vastauksia tietopyyntöön mahdollisimman pian, viimeistään kuitenkin ti 12.8.2025 klo 12:00 mennessä tämän lomakkeen kautta: https://forms.office.com/e/w3arsqTWtd Huomioittehan, että tämä tietopyyntö ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnöllä ei pyydetä eikä vastaanoteta tarjouksia.

Tampereen kaupunki suunnittelee eläinlääkintähuollon asianhallintajärjestelmän hankintaa. Osana hankinnan valmistelua kaupunki julkaisee tietopyynnön ja kutsuu toimittajia mukaan myöhempään markkinavuoropuheluun. Hankinnan tausta, tavoitteet ja alustava aikataulu, tietopyynnön kysymykset ja niihin vastaaminen, sekä suunniteltu myöhempi markkinavuoropuhelu on kuvattu tarkemmin kohdassa Osa, Menettelyä koskevat lisätiedot. Pyydämme vastauksia tietopyyntöön mahdollisimman pian, viimeistään kuitenkin ti 12.8.2025 klo 12:00 mennessä tämän lomakkeen kautta: https://forms.office.com/e/w3arsqTWtd Huomioittehan, että tämä tietopyyntö ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnöllä ei pyydetä eikä vastaanoteta tarjouksia.

Tampereen kaupunki suunnittelee eläinlääkintähuollon asianhallintajärjestelmän hankintaa. Osana hankinnan valmistelua kaupunki julkaisee tietopyynnön ja kutsuu toimittajia mukaan myöhempään markkinavuoropuheluun. HANKINNAN TAUSTA JA KUVAUS Eläinlääkintähuollon asianhallinta ja arkistointi ovat kunnan lakisääteisiä tehtäviä, joita Tampereella toteutetaan nykyisin SeutuFacta-järjestelmää hyödyntäen. SeutuFacta on kuitenkin tulossa elinkaarensa päähän, ja tilalle tullaan siten kilpailuttamaan uusi järjestelmä. Hankinnan kohteena on eläinlääkintähuollon asianhallintajärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut (mm. käyttö-, tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut sekä tarvittavat muut asiantuntijapalvelut). Hankinta sisältää järjestelmän käyttöönottoprojektin. Asianhallinnalla tässä kontekstissa tarkoitetaan pääsääntöisesti kunnaneläinlääkärin hallinnollisten viranomaistehtävien hoitamiseen vaadittavaa asiakirjojen, vireille tulevien asioiden sekä ilmoitusten hallintaa. Toimintaan kuuluu oleellisesti mm. tarkastuskäyntejä, näytteenottoa, sivutuotelaitosten hyväksymisiä, sekä näistä syntyviä asiakirjoja, ml. määräaikoja sisältävät päätösasiakirjat. Samalla valvontakohteella voi olla useita vireillä olevia asioita, joita hoidetaan yhden tai useamman eri viranhaltijan toimesta. Hankittavan järjestelmän tulee täyttää ja mahdollistaa viranomaistoiminnassa vaaditut lainsäädännön vaatimukset, ja sen toivotaan auttavan työntekijöitä erityisesti työtehtävien ajoittamisessa, suunnittelussa ja dokumentaation sekä salassa pidettävän tiedon hallinnassa. Selkeät työnäkymät sekä monipuoliset ja toimivat hakutoiminnot ovat avainasemassa. Tavoitteena on myös, että arkistoitavat tiedot saadaan vietyä hankittavasta järjestelmästä automaattisesti tilaajan keskitettyyn sähköiseen arkistoon. Järjestelmän toivotaan kattavan vähintään eläinlääkintähuollon vastuulla olevien valvontatehtävien tehtävienhallinta sekä protokollaketju ja sen seuranta. Valvontaa toteutetaan mm. Eläinten hyvinvointilain, Sivutuotelain, Eläintautilain sekä Eläinten tunnistamisesta ja rekisteröinnistä annetun lain mukaisesti. Valvonnassa ja hallinnollisissa päätöksissä noudatetaan hallintolakia, sekä EU:n valvonta-asetusta. Hankittavan järjestelmän toivotaan perustuvan valmisohjelmistoon ja olevan tarjottavissa palveluna (SaaS). Hankinnan kohde ja sitä koskevat tarkemmat vaatimukset tullaan täsmentämään myöhemmin varsinaiseen tarjouspyyntöön. HANKINNAN TAVOITTEET Tavoitteena on hankkia turvallinen, toimintavarma ja käyttäjäystävällinen järjestelmä, joka tehostaa ja helpottaa työntekijöiden päivittäistä työtä. Hankittavan järjestelmän odotetaan mukautuvan joustavasti muuttuviin tarpeisiin, sekä mahdollistavan työn merkittävää tehostamista esim. (puoli)automatisointia ja uusia teknologioita hyödyntämällä. ALUSTAVA AIKATAULU Hankinnan alustava aikataulu on seuraava: 12.8.2025 Tietopyynnön vastaukset 18-22.8.2025 Mahdolliset toimittajatapaamiset 1.-19.9.2025 Luonnosmateriaalin kommentoinnin osio 1 29.9.-10.10.2025 Luonnosmateriaalin kommentoinnin osio 2 10.11. Tarjouspyynnön julkaisu 12.12. Tarjoukset (tarjousaika 32pv) 1–2/2025 Hankintapäätös Kaupunki varaa oikeuden tehdä muutoksia aikatauluun tarpeensa mukaan. TIETOPYYNNÖN KYSYMYKSET JA VASTAAMINEN Tällä tietopyynnöllä toimittajilta pyydetään hankinnan kohteeseen liittyviä tietoja markkinan kartoittamiseksi. Samalla toimittajat voivat ilmoittaa halukkuutensa osallistua myöhemmin järjestettävään markkinavuoropuheluun. Pyydämme vastauksia erityisesti seuraaviin kysymyksiin: - Lyhyt kuvaus tarjoamastanne järjestelmästä ja siihen liittyvistä palveluista? Mukaan lukien: Onko kyseessä valmisohjelmisto? Onko kyseessä jälleenmyyntituote vai oma tuotteenne? Tarjoatteko järjestelmää ensisijaisesti SaaS- vai OnPremise-ratkaisuna? Onko järjestelmää käytetty aiemmin nimenomaan eläinlääkintähuollon tarpeisiin? Tai muihin viranomaisvalvonnn tarpeisiin, mihin? - Millainen hinnoittelumalli teillä on tyypillisesti käytössänne? (käyttöönotto ja jatkuva palvelu, mahdolliset optiot, mahdolliset käyttäjä- tai volyymiperusteiset maksut) - Millaisiin SLA-tavoitteisiin tyypillisesti sitoudutte, ilman että se nostaa olennaisesti kustannuksia (järjestelmän saatavuus, palvelupyyntöjen ja häiriöiden reagointi- ja ratkaisuajat) - Miten olette varmistaneet järjestelmän tietoturvan, tietosuojan ja toimintavarmuuden? - Miten olette varmistaneet, että järjestelmänne on aidosti käyttäjäystävällinen? Osallistetaanko käyttäjiä esim. tuotekehitykseen? - Miten järjestelmäänne voi päivittää ja muokata esim. lainsäädännön tai asiakkaan tarpeiden muuttuessa? - Millaista älykkyyttä järjestelmänne sisältää, esim. (puoli)automatisointia tai tekoälyä? Tai onko tällaisia ominaisuuksia kehitteillä? - Miten järjestelmä tukee paikkatietojen hallintaa asiankäsittelyn yhteydessä? Onko järjestelmästä tehty integraatioita paikkatietojärjestelmiin? On järjestelmässä käytössä karttakäyttöliittymää? - Millaisia valmiita integraatioita tai rajapintoja järjestelmässänne on toteutettuna tai tarjolla? - Onko järjestelmästä saatavilla demoversiota, jonka voisi ottaa käyttöön testijaksoksi? Tai millä muulla tavalla järjestelmään voisi tutustua kattavasti ennen hankintapäätöstä? - Mikä on järjestelmänne käyttöönoton tyypillinen kesto ja erityisesti huomioitavat asiat? - Miksi järjestelmänne ja palvelunne täyttäisivät tilaajan tarpeen erityisen hyvin? Miten eroatte muista markkinoilla olevista vastaavista ratkaisuista ja toimittajista? - Oletteko kiinnostuneita osallistumaan mahdolliseen toimittajatapaamiseen? - Oletteko kiinnostuneita osallistumaan luonnosmateriaalin kommentointiin? Lisäksi arvostamme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita myöhemmin tehtävässä tarjouspyynnössä kannattaisi mielestänne erityisesti huomioida. Pyydämme vastauksia mahdollisimman pian, viimeistään kuitenkin ti 12.8.2025 klo 12:00 mennessä tämän lomakkeen kautta: https://forms.office.com/e/w3arsqTWtd Pyydämme antamaan kaikki vastaukset suomen kielellä. Voitte halutessanne lähettää vastauksiinne liittyviä erillisiä materiaaleja, mm. järjestelmäkuvauksen tai SLA:n osoitteeseen carita.isomaki@gofore.com. Kaikkia tietopyyntöön saapuneita vastauksia hyödynnetään hankinnan valmistelussa. MAHDOLLISET TOIMITTAJATAPAAMISET Tampereen kaupunki varaa oikeuden järjestää tietopyyntöä täydentäviä ja markkinaymmärrystä syventäviä toimittajatapaamisia. Mikäli toimittajatapaamisia pidetään, valitsee Tampereen kaupunki tapaamisiin tietopyyntöön saatujen vastausten perusteella oman harkintansa mukaan noin 2–6 toimittajaa. Tapaamiset järjestetään alustavan aikataulun mukaisesti 18.-22.8.2025. Tapaamiset toteutetaan suomen kielellä, Teamsilla ja kestävät korkeintaan 1,5 tuntia per toimittaja. Tapaamisten on tarkoitus olla rentoja ja keskustelevia. Tavoitteena on syventää tilaajan ymmärrystä markkinasta, esim. konkreettisten järjestelmädemojen kautta. Tapaamisissa voidaan lisäksi käydä läpi tietopyynnön vastauksissa esiin nousseita seikkoja. Mikäli toimittajatapaamisia pidetään, toimittaa kaupunki tapaamisiin valittaville toimittajille tarkemman aikataulun, agendan ja Teams-kokouslinkin myöhemmin. LUONNOSMATERIAALIN KOMMENTOINTI Kaikilla tietopyyntöön vastanneilla toimittajilla on mahdollisuus kommentoida tarjouspyynnön luonnosmateriaalia kirjallisesti. Kommentointi järjestetään alustavan suunnitelman mukaisesti kahdessa osiossa: - Osio 1: 1.-19.9.2025 Hankinnan kohteen kuvaus, vaatimusmäärittely, palvelutasot (SLA), tarjoajan soveltuvuusvaatimukset - Osio 2: 29.9.-10.10.2025 Hintalomake, hankintasopimus, muut myöhemmin täsmentyvät sisällöt Kyse on materiaalin kirjallisesta kommentoinnista, ja kommentit tulee antaa suomen kielellä. Kaupunki toimittaa materiaalin ja mahdolliset kysymykset toimittajille myöhemmin. Toimittajia pyydetään varaamaan aikaa kommentointiin jo ennalta. MUUT ASIAT Huomioittehan, että tämä tietopyyntö ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnöllä ei pyydetä eikä vastaanoteta tarjouksia. Kaikki tietopyynnössä kuvatut tiedot ovat alustavia, eivätkä sido kaupunkia. Osallistuminen tietopyyntöön tai markkinavuoropuheluun ei ole edellytys varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle, eikä myöskään velvoita toimittajaa osallistumaan tarjouskilpailuun. Tietopyyntöön tai markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta korvauksia. Kaupunki ei ole velvollinen toimimaan tietopyynnössä tai markkinavuoropuhelussa esiin nousseiden ehdotusten mukaisesti. Hankintaa koskeva kilpailutus voidaan myös jättää toteuttamatta. Mikäli hankintaa koskeva kilpailutus tullaan myöhemmin toteuttamaan, julkaistaan hankintaa koskeva hankintailmoitus HILMA-palvelussa. Rekisteröityneet tarjoajat voivat vastata tulevaan tarjouspyyntöön Tampereen kaupungin Toimittajapalvelussa osoitteessa toimittaja-asiointi.tampere.fi.