THL:n tilasto- ja tutkimustoiminnan raportointijärjestelmä

Hankinnan kohteena on tilasto- ja tutkimustuotannon raportointijärjestelmä, jolla tuotetaan sisäistä raportointia, julkista raportointia ja tutkimusraportointia. Ratkaisukokonaisuuteen sisältyy Tilaajan käyttöpalvelutoimittajan (Valtori) konesalissa (onpremises) toimivia järjestelmäosia sekä optiona erillinen työasemaohjelmisto. Suojattuun konesaliympäristöön asennettavan raportointijärjestelmän on oltava integroitavissa muihin järjestelmiin. Hankinnan kohteeseen sisältyvät tilastotietojen raportointijärjestelmän käyttöön vaadittavat lisenssit, toimitusprojekti, tuki- ja ylläpito sekä erikseen laskutettavat koulutus, muutos- ja kehitystyöt. Hankinnalla THL yhtenäistää raportointitoimintaansa ja tuottaa asiakaslähtöisempää, käytettävämpää ja saavutettavampaa raportointia.

Ilmoitettuun hankinnan kokonaisarvoon sisältyvät järjestelmän arvioidut kustannukset neljän (4) vuoden ajalta. Sopimus on määräaikaisena voimassa neljä (4) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, ja siten maksettavaksi tulevat järjestelmän kustannukset myös neljän vuoden jälkeisiltä käyttövuosilta.

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan nojalla, sen estämättä, mitä 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaan 2 momentin 2 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen on ilmennyt, että hankintayksiköllä on tarve alkuperäistä hankinnan kohdetta laajentaviin lisäpalveluihin, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Ainoastaan Salesforcen Tableau -palvelin on yhteensopiva jo olemassa olevan hankintayksikön palvelimen kanssa. Hankintayksikkö on selvittänyt huolellisella markkinakartoituksella, että myös Knowit Solutions -niminen toimija voisi toimittaa Salesforcen Tableau -palvelinta. Toimittajan vaihtuminen johtaisi kuitenkin merkittävään taloudelliseen päällekkäisyyteen hankintayksikölle, sillä toimittajan vaihtuminen lisäpalvelun osalta edellyttäisi mm. henkilöstön päällekkäistä kouluttamista, mistä seuraisi merkittäviä lisäkustannuksia. Tietotaidon siirtäminen on edellytys järjestelmän laajennuksen toimivuuden varmistamiseksi. Solita Oy:n asiantuntijat ainoana ymmärtävät, miten hankintayksikön verkkoympäristö on rakentunut ja sitä kautta, miten eri toiminnallisuudet tulee asentaa ja kytkeä. Palvelimen kanssa työskenteleviltä henkilöiltä edellytetään henkilötason turvaselvityksiä, joiden saaminen toimittajan vaihtuessa olisi kallista ja aikaa vievää. Solita Oy:n työntekijöiden osalta luvitukset ovat kunnossa. Turvaselvitetyn henkilöpiirin laajentaminen ei ole käytännössä mahdollista merkittävän henkilöpiirin laajenemisen aiheuttaman tietoturvariskin, aikatauluriskin ja taloudellisen päällekkäisyyden näkökulmasta. Sopimusmuutoksen arvo on kolmessa (3) vuodessa (eli määräaikaisen sopimuskauden loppuun) noin 146500 euroa, joka on noin 13 % alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta eli jää alle 50 % alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta. Edellä mainituin perustein hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, koska alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa ylimääräisiä lisätöitä ja palveluita, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista syistä. Hankinnan toteuttaminen muulla tavalla aiheuttaisi sekä merkittävää haittaa että kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Sopimusmuutoksella hankintayksikkö laajentaa alkuperäisellä sopimuksella hankittua järjestelmää siten, että hankitaan toinen Tableau Server -palvelin. Sopimusmuutoksella hankittavaan kokonaisuuteen sisältyy myös yksi pääkäyttäjälisenssi sekä palvelimien välillä tiedonsiirron mahdollistava ohjelmistolisenssi. Hankintayksikkö on alkuperäisellä sopimuksella hankkinut yhden Tableu Server -palvelimen. Laajennuksen avulla hankintayksikkö pystyy toteuttamaan laajemmin tietoturvallisen ja tietosuojatun sisäisen raportoinnin sekä tarjoamaan sidosryhmille rajatun julkisen raportoinnin.