TIETOPYYNTÖ Asianhallintajärjestelmän ja erillisrekisterisovelluksen hankinta

Huomio! Tämä on tietopyyntö, joka ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle. Tulevan kilpailutuksen onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää, että tarjoajat antavat hankintayksikölle mahdollisimman laajasti pyydettyjä tietoja. Tällä tietopyynnöllä selvitetään markkinoilla olevaa tarjontaa asianhallintajärjestelmistä ja erillisrekisterisovelluksista. Järjestelmien tulee olla integroitavissa muihin järjestelmiin (esimerkiksi Suomi.fi Viestit -palveluun, digitaaliseen asiointiin, erilliseen sopimustenhallintajärjestelmään) tarpeen mukaan. Markkinatilanteen lisäksi selvitämme toiminnallisia ja teknisiä ominaisuuksia sekä toimittajien hinnoittelua ja tukipalvelumalleja. Tarjoajat voivat osallistua tietopyyntöön joko asianhallintajärjestelmään tai erillisrekisterisovellukseen koskien tai molempiin. HANKINNAN KUVAUS Hankinnan tavoitteena on löytää järjestelmä/järjestelmät asianhallintaan ja erillisrekisterisovellukseen. 1. Asianhallintajärjestelmään haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua, joka sisältää alla olevat: - SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä TOJ - SÄHKE2-sertifioitu asian- ja dokumentinhallintajärjestelmä (sis. sopimustenhallinta, mutta myös mahdollisuus integroitua erilliseen sopimustenhallintajärjestelmään) - diaarijulkaisu- ja viranhaltijapäätökset sekä julkaisutoiminnallisuus (pöytäkirjat) - digitaalinen kokoustyötila - digitaalinen asiointi asianhallintaan - SÄHKE2-sertifioitu digitaalinen arkistointi (vaihtoehtoisena mahdollisuus integroitua Asiakkaan käytössä olevaan erilliseen sähköiseen arkistojärjestelmään) - sähköinen allekirjoitus asianhallintajärjestelmän sisäisille asiakirjoille - optio: asianhallintajärjestelmän ulkopuolinen sähköinen allekirjoitus 2. Erillisrekisterisovellus on sähköinen dokumenttienhallintaan tarkoitettu järjestelmä, jossa voidaan käsitellä ja säilyttää (arkistoida) suuria määriä rekisterityyppistä tietoa manuaalisesti tai automaattisesti tiedonsiirtorajapinnoilla. Erillisrekisterisovelluksella täytyy voida pystyä korvaamaan verkkolevypohjainen tiedostojenkäsittely. Rekisteri voi sisältää mm. tietosuojalain mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, tiedostoja ja videoita. Erillisrekisterisovellukseen haetaan valmistuotepohjaista SaaS-palvelua. Erillisrekisterisovelluksessa olevia asiakas- ja potilastietoja täytyy olla mahdollista migroida Kelan Kanta-palveluiden asiakas- ja potilastietovarantoihin. Erillisrekisterisovelluksessa olevia tieteellisen tutkimuksen aineistoja tulee olla mahdollista siirtää Asiakkaan käytössä olevaan toisiolain mukaiseen tietoturvalliseen käyttöympäristöön, jota aineistoa tulee olla mahdollista myös arkistoida Erillisrekisterisovellukseen. Erillisrekisterisovelluksen henkilötietojen lokitusvaatimukset vastaavat asiakastietolakia ja sen pohjalta THL:n antamien kansallisten vaatimusmäärittelyjen mukaisia lokitietovaatimuksia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmille. Erillisrekisterisovelluksen tulee kyetä toimimaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmien väliaikaisena kirjausalustana käyttökatkotilanteissa, jolloin tarvittavat asiakas- ja potilasrekisterikirjaukset tehdään väliaikaisesti Erillisrekisterisovellukseen. Tämän takia erillisrekisterisovelluksen SLA-taso on 24/7. Hankintaan kuuluu järjestelmähankinnan lisäksi liittymärajapinnat muihin järjestelmiin, lisenssit, toimitusprojekti, valmisohjelmistojen ylläpito ja tuki sekä muita erikseen tilattavia asiantuntijapalveluja esimerkiksi järjestelmän muutos- ja kehittämistarpeiden sekä kehittämisprojektien suunnittelu ja toteuttaminen. Ratkaisun tulee skaalautua sosiaali- ja terveyspalveluorganisaatioiden organisaatiorakenteisiin ja niiden tuleviin muutoksiin. Ratkaisun tulee vastata Suomen lainsäädännön vaatimuksiin. Ratkaisun toteutuksen tulee perustua yleisesti käytettyihin standardeihin ja järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin. Hankittavan ratkaisun tulee toimia osana olemassa olevaa teknistä ja toiminnallista ympäristöä. Ratkaisu sisältää toiminnoiltaan vähintään kaksi erillistä ympäristöä; tuotanto sekä testi/koulutusympäristö, jotka ovat perusrakenteeltaan identtiset keskenään. Ratkaisulle tulee olla saatavilla organisaation toiminnan jatkuvuuden edellyttämät palvelutasovaatimukset ja tukipalvelumallit. Tarjoamme järjestelmäratkaisuja sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan asiakkaillemme. Tulevan hankinnan laajuus, hankintatapa sekä osapuolet täsmentyvät tarjouspyynnön valmistelun edetessä. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Tietopyyntöön tulee vastata 13.6.2025 klo 12:00 mennessä. Vastaaminen tapahtuu sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@istekki.fi. Otsikoikaa viestinne seuraavasti: "Markkinavuoropuhelu: Asianhallintajärjestelmä ja Erillisrekisterisovellus". Vastauksen mukana tulee toimittaa myös vastaukset tietopyynnön liitteeseen Kysymykset. Vastaukseen voi lisäksi liittää esimerkiksi esitteitä. Saatujen vastausten perusteella Istekki Oy valitsee 3–6 toimittajaa esittelemään ratkaisujaan kahden (2) tunnin Teams-tapaamisessa. Valitun vastaajan, Istekin ja Pirkanmaan hyvinvointialueen edustajien välinen tapaaminen tallennetaan. Tietopyyntövaiheessa toimitetut tiedot käsitellään luottamuksellisena. Ilmoitattehan tietopyyntövastauksessanne alla olevista ajankohdista Teille parhaiten sopivat: Ti 27.5. klo 10 – 12 Ti 27.5. klo 14 – 16 Ke 28.5. klo 10 – 12 Ke 4.6. klo 10 - 12 To 5.6. klo 10 – 12 To 5.6. klo 13 – 15 Ajankohdat vahvistetaan toimittajakohtaisesti tietopyynnön vastausajankohdan jälkeen. Tarjouspalvelu luo automaattisesti määräajat kysymysten jätölle ja tietopyyntöön vastaamiselle. Kyseisten määräaikojen sijaan noudatetaan tietopyyntöasiakirjan määräaikoja

Tietopyyntö ei velvoita Istekki Oy:tä toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tässä ilmoituksessa esitetyt tiedot ja kuvaukset sekä hankintailmoituksen arvioitu julkaisuajankohta ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja, jotka eivät sido Istekkiä. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistumisesta.

Määräaikaa on pidennetty ja erillisrekisterisovelluksen kuvausta tarkennettu.