Kirjastoaineistojen kuljetukset 2025-2027

Tarjouspyyntö koskee kirjastoaineistojen kuljetuksia toimituspalveluineen Helle-kirjastojen välillä hankintailmoituksen ja sen liitteiden mukaisesti. Kilpailutuksesta vastaa Porvoon kaupunki ja siihen liittyvät valtakirjalla Askolan kunta, Hangon kaupunki, Inkoon kunta, Lapinjärven kunta, Loviisan kaupunki, Myrskylän kunta, Pornaisten kunta, Pukkilan kunta, Raaseporin kaupunki, Sipoon kunta ja Siuntion kunta. Helle-kirjastoihin kuuluvat Askolan, Hangon, Inkoon, Lapinjärven, Loviisan, Myrskylän, Pornaisten, Porvoon, Pukkilan, Raaseporin, Sipoon ja Siuntion kirjastot. Kuljetuksissa on mukana yhteensä 20 toimipistettä. Toimipisteet, niiden yhteystiedot ja pudotuskerrat on ilmoitettu liitteessä 1 Toimipisteet. Kuljetukset suoritetaan kuhunkin kirjastoon 1-3 kertaa viikossa. Pienemmissä kirjastoissa käydään 1 kerran viikossa ja isoimmissa 2-3 kertaa viikossa (kts. toimipisteiden pudotus/noutokerrat tarjouspyynnön liitteestä 1 Toimipisteet). Reittien suunnittelu ja aikataulutus on tarjoajan tehtävä. Kuljetukseen sisältyy kuljetettavan aineiston lastaus ja purku sopimuksen mukaisesti tilaajan määrittelemissä kohteissa. Lähetyksiä on kaikkien kirjastojen välillä eli aineistoja kuljetetaan kaikkialta kaikkialle. Sopimuskausi on 1.9.2025 - 31.8.2027. Jollei tilaaja muuta päätä, jatkuu sopimus 1.9.2027 alkaen toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa olevalla sopimuskaudella noudatetaan molemminpuolista kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Tilaaja järjestää Porvoon pääkirjastossa, osoitteessa Papinkatu 20, 06100 Porvoo, 16.6.2025 klo 9.00 - 10.30 tilaisuuden, jossa on mahdollista mm. nähdä miten lähetykset on merkitty ja pakattu. Ennakkoilmoittautumista ei vaadita. Lisätiedot: Seija Kivelä, 040 489 5775, seija.kivela@porvoo.fi.

Kirjojen lisäksi aineisto koostuu lehdistä, audiovisuaalisista materiaaleista sekä muista vastaavista materiaaleista. Aineisto pakataan kirjastoissa tilaajan toimesta kuljetuslaatikoihin tai kuljetuskasseihin. Tarjoajan tulee huolehtia aineiston asiallisesta säilytyksestä kuljetuksen aikana. Mahdollisesta muun kuin yllämainitun aineiston kuljetuksista sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Tilaaja vastaa aineiston pakkaamisesta. Kuljetuksissa käytetään Helle-kirjastojen omia laatikoita ja kasseja. Kuljetuslaatikon paino arviolta max. 20 kg. Kuljetuskassin paino arviolta max. 8 kg. Tällä hetkellä käytössä olevien laatikoiden / kuljetuskassien mitat ovat: • isot laatikot: pituus 60 x korkeus 30 x leveys 40 cm • pienet laatikot: pituus 60 x korkeus 19 x leveys 40 cm • isot kuljetuskassit: pituus 43 x korkeus 39 x leveys 23 cm • keskikokoiset kuljetuskassit: pituus 46 x korkeus 41 x leveys 16 cm • pienet kuljetuskassit: pituus 40 x korkeus 39 x leveys 15 cm • pienimmät kuljetuskassit: pituus 40 x korkeus 30 x leveys 7,5 cm - laatikoissa käytetään kansia - laatikoissa ja kasseissa on osoitelappu läpinäkyvässä muovitaskussa - yksittäiset kassit kootaan laatikoihin, silloin osoite on kussakin kassissa, ei laatikossa - suurimmillaan kuljetus on vienyt 14 m³. - rullakoiden käyttö mahdollista vain siirroissa - laatikot toivotaan jätettäväksi kirjastohenkilökunnalle korkeintaan neljän (4) ison laatikon pinoissa mielellään rullattavan alustan päällä - tällä hetkellä rullattavia alustoja on kirjastoissa ja jonkin verran kuljetusyhtiöllä Kuljetusaikataulussa tulee huomioida seuraavat - aamu- ja aamupäiväpainotteiset kuljetukset - Porvoon pääkirjastoon kuljetus mielellään klo 7.30 – 8.30 - Porvoossa pääkirjasto ennen Gammelbackaa ja Kevätkumpua - Sipoossa pääkirjasto ennen Söderkullaa - Pornaisissa ei ennen klo 8 ja klo 16 mennessä - Askolassa ei ennen klo 8 ja klo 14 mennessä - lännessä aloitus mielellään Siuntiosta - Raaseporissa Tammisaaren kirjasto ennen Karjaan ja Pohjan kirjastoa Kirjastojen sisäinen logistiikka - kaikissa kirjastoissa on vakiopaikka lähteville ja saapuville kuljetuksille - joissakin kirjastoissa on erillinen logistiikkatila, johon kuljetus voidaan viedä suoraan, joissakin kirjastoissa kuljetus viedään asiakaspalvelutilaan tai sen kautta - kuljettajalle voidaan antaa avain kirjastoon - valitun toimittajan on käytävä kaikki kuljetuspaikat läpi ennen palvelun aloitusta