Kutsu markkinavuoropuheluun: Kokkola Areenan ravintolatoiminnan kilpailutus

Tämä on kutsu markkinavuoropuheluun, ei hankintailmoitus. Tällä ennakkoilmoituksella ei lyhennetä määräaikoja eikä käynnistetä tarjouskilpailua. Markkinavuoropuhelusta kiinnostuneiden tarjoajien on ilmoittauduttava vuoropuheluun alla olevan ohjeistuksen mukaisesti. Markkinavuoropuhelu liittyy mahdolliseen tulevaan Kokkola Areenan ravintolatoiminnan kilpailutukseen. Hankinnan kohde ja vertailuperusteet tarkentuvat ja määritetään mahdollisella myöhemmin julkaistavalla lopullisella tarjouspyynnöllä, joka julkaistaan arviolta elokuussa 2025. Kokkola Areenan arvioitu valmistumisajankohta ja ravintolatoiminnan arvioitu käynnistämisajankohta on kesällä 2026. Suunniteltu sopimuskauden pituus on kolme (3) vuotta, minkä jälkeen on mahdollisuus yhteen kahden (2) vuoden optiokauteen. Alustavasti kilpailutuksen kohteena on tulevassa Kokkola Areenan toisessa ja kolmannessa kerroksessa sijaitsevien ravintolatilojen vuokrasopimus ja ravintolaliiketoiminta, jotka kilpailutetaan käyttöoikeussopimusmallilla. Alustavana vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja paras hinta-laatusuhde. Hinta-laatusuhteen pisteytyksessä huomioidaan mahdollisesti palvelun laatua, liiketoimintakonseptia, aukioloaikoja sekä tarjoajan tarjoamaa kokonaisvuokraa, joka koostuu mahdollisesti kiinteästä kuukausivuokrasta ja/tai liikevaihtoperusteisesta lisävuokraprosentista. Tällä kutsulla pyydämme hankinnasta kiinnostuneita tarjoajia ilmoittautumaan ja osallistumaan hankittavaa kokonaisuutta koskevaan markkinavuoropuheluun. Vuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa markkinatilannetta ja tarjolla olevia palveluita sekä käydä vuoropuhelua mahdollisen hankinnan ehdoista ja rakenteesta. Tavoitteena on lisäksi saada palautetta sekä mahdollisia kehitysehdotuksia valmisteilla olevaan tarjouspyyntökokonaisuuteen. Tämä ilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa, eikä hankintayksikkö sitoudu tekemään tämän ilmoituksen mukaista hankintaa. Päätös tarjouskilpailun käynnistämisestä tehdään esiselvityksen ja markkinakartoituksen jälkeen. Ilmoitetut tiedot hankinnasta tai hankintamenettelystä eivät ole hankintayksikköä sitovia mahdollisessa myöhemmässä hankintamenettelyssä. Tähän markkinavuoropuheluun osallistumatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä vuoropuheluun osallistuminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta korvauksia. Markkinavuoropuhelussa esiin tulleet tiedot säilyvät täysin luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan mahdollisen hankinnan kehittämiseen ja suunnitteluun. MARKKINAVUOROPUHELU JA AIKATAULU Markkinavuoropuhelusta kiinnostuneiden toimijoiden on ilmoittauduttava markkinavuoropuheluun alla olevan ohjeistuksen mukaisesti. Markkinavuoropuhelu on suunniteltu koostuvan kirjallisista ennakkotehtävistä sekä toimijakohtaisista vuoropuhelutilaisuuksista. Vuoropuhelutilaisuuksiin tullaan aikataulusyistä kutsumaan ilmoittautuneiden joukosta enintään neljä (4) toimijaa. Markkinavuoropuhelutilaisuudet on tarkoitus järjestää seuraavina ajankohtina: Keskiviikkona 18.6.2025 * klo 10:00-10:45 * klo 12:00-12:45 * klo 13:15-14:00 * klo 14:30-15:15 Tilaisuudet järjestetään toimijakohtaisina, noin 45 minuutin mittaisina Teams-kokouksina ja niistä tehdään pöytäkirja hankintayksikön käyttöön. Markkinavuoropuhelut käydään ja niihin liittyvä materiaali tuotetaan suomen kielellä. Vuoropuhelutilaisuuteen valittaville toimijoille määritellään kullekin yksi em. ajankohdista, jossa käydään läpi erikseen ennakkoon toimitettavan agendan mukaiset aiheet. (Mikäli ilmoittautuva toimija on pakottavasti estynyt kaikkina edellä mainittuina ajankohtina, voidaan vaihtoehtoinen vuoropuhelutilaisuus yrittää perustelluista syistä järjestää torstaina 19.6.2025.) Markkinavuoropuhelutilaisuuksiin valittaville toimijoille lähetetään sähköpostitse lisätietoa vuoropuhelutilaisuuden ajankohdasta ja agendasta. Lisäksi markkinavuoropuheluun osallistuville toimijoille toimitetaan ennakkotehtävien kirjallinen materiaali ja siihen liittyvät kysymykset. Materiaali pyritään toimittamaan viimeistään tiistaina 3.6.2025. Ennakkomateriaali sisältää mahdollisesti alustavia tarjouspyyntömateriaaleja, joihin annettavat kommentit tulee toimittaa kirjallisesti maanantaihin 16.6.2025 klo 15:00 mennessä. Markkinavuoropuheluun osallistuville toimijoille voidaan myös myöhemmässä vaiheessa antaa mahdollisuus kommentoida alustavia tarjouspyyntömateriaaleja kirjallisesti sekä vastata hankintayksikön esittämiin kysymyksiin osana markkinavuoropuhelua. ILMOITTAUTUMINEN Kiinnostuneita tarjoajia pyydetään ilmoittautumaan tiistaihin 3.6.2025 klo 15:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen niko-joonas.tuominen@kokkolaareena.fi. Lisää ilmoittautumisviestin vastaanottajiksi kopioriville myös osoitteet lotta.rajala@kokkolaareena.fi sekä milla.rasmus@monetra.fi. Ilmoittautumisviestistä tulee käydä ilmi: * sähköpostiosoitteet, joihin ennakkomateriaali lähetetään sekä * sähköpostiosoitteet, joihin vuoropuhelutilaisuuden Teams-kutsu lähetetään. * Ilmoittautumisviesti tulee otsikoida "Ilmoittautuminen vuoropuheluun, Kokkola Areenan RAVINTOLA". Ilmoittautumisviestiin voi halutessaan sisällyttää toiveen vuoropuhelutilaisuuden kellonajasta. Toiveet pyritään ottamaan huomioon mahdollisuuksien mukaan. Kaikille ilmoittautuneille toimitetaan tiedot markkinavuoropuhelutilaisuuteen valituista toimijoista. Jos markkinavuoropuhelu johtaa tarjouskilpailuun, se toteutetaan arviolta elokuussa 2025 erikseen julkaistavalla tarjouspyynnöllä. Ilmoittautumista koskevia lisätietoja antaa tarvittaessa: Milla Rasmus, hankinta-asiantuntija, milla.rasmus@monetra.fi

KOKKOLA AREENA JA RAVINTOLATOIMINNAN EDELLYTYKSET Kokkolan Urheilupuisto Oy on rakennuttamassa uutta Kokkola Areenaa osoitteeseen Kaarlelankatu 51, 67100, Kokkola. Rakennuksessa on 4 kerrosta ja sen kerroksiin 2. ja 3. on tarkoitus sijoittaa ravintola- ja kahvilatilaa lisäämään Areenan monikäyttöisyyttä ja palvelukokonaisuutta. Areenan ensimmäistä kerrosta ja sen ravintola- ja ruokatoimintoja hallinnoi Kokkolan urheilupuisto Oy. Ensimmäisessä kerroksessa kenttätasolla, palloilukentän ja juoksuratojen kaarteen välissä, sijaitsee messuravintolavaraus. Ykköskerroksen sisääntulon yhteydessä sijaitsee myös infopiste, jonka toiminta tarkentuu myöhemmin. Messuravintolavaraus toimii tapahtumien lisämyyntipisteenä. Tila on vuokrattavissa tapahtumien aikana tarjoilu-, myynti, ja palvelupisteeksi. Toisessa kerroksessa tulee sijaitsemaan kahvila (aula, porras, palvelutiski, takatila) = yhteensä 230,5 m2. Kolmannen kerroksen ravintolan pinta-ala on 302,5m2 + tarjoilualue 40m2 + keittiö 66m2 + sosiaalitilat 12m2 + kabinetit 40,5 ja 61m2 = yhteensä 522m2. Koko rakennuksen kerrosala n. 16 000 m2. Rakennuksen potentiaalinen asiakasvirta muodostuu mm. päivittäisistä liikkujista, urheiluseuroista, nuorten vanhemmista, tapahtumista ja niiden yleisöstä. Kokkolan Urheilupuiston alueella tulee päivittäin vierailemaan 1400 käyttäjää, joista suurin osa Kokkola Areenan tiloissa. Kävijämäärää Kokkola Areenassa lisää käyttäjien mukana tulevat ihmiset, kuten vanhemmat sekä ystävät. Urheilu- messu-, kongressi-, kulttuuri-, ja musiikkitapahtumia on kuukausitasolla n. 5-8. Tämä pitää sisällään urheiluseurojen ottelut ja kisat, sekä tapahtumajärjestäjien järjestämät tapahtumat. Lisäksi koko Urheilupuiston alueella (Jalkapallostadion, Jääurheilukokonaisuus, Uintikeskus Vesiveijari, Tapahtumapuisto) järjestettävät tapahtumat tulevat lisäämään vierailijoiden määrää. Tapahtumasykli vaihtelee vuodenaikojen mukaan rakennuskohtaisesti. Kokkola Areenan tiloissa on myös vuokrattavaa liiketilaa, jotka vapautuvat vuokrattavaksi myöhemmin. Ravintolatoiminnan vähimmäistoimintana arvioidaan edellytettävän kolmannen kerroksen ravintolan operointia ja sen skaalaamista Areenan toimintaan ja tapahtumiin, mutta myös laajempi ravintolaliiketoiminta on mahdollista, kuten toisen kerroksen ravintolan hallinnointi ja operointi. 1. kerroksen messukeittiövaraus on toteutuessaan myös ravintolan vuokrattavissa/käytettävissä mahdolliseen lisätilan tarpeeseen. Ravintolatilojen suunnitelmat eivät alustavasti sisällä valmistuskeittiötä, irtokalustusta eikä muuta irtaimistoa. Valittavan ravintolatoimijan tulee hankkia itse omaan liiketoimintaansa tarvittavat välineet ja kalusteet. Kaikki hankittava irtaimisto ja kalusteet on hyväksytettävä Kokkolan Urheilupuisto Oy:llä. Ravintolatoimijalta odotetaan yhteistyökykyä ja -halukkuutta urheiluseurojen ja tapahtumajärjestäjien kanssa yhteisten mallien luomiseksi molempia hyödyttävällä tavalla sekä palvelukokonaisuutta ja Areenan monikäyttöisyyttä ajatellen. Tässä kutsussa ilmoitetut määrät ja tiedot ovat arvioita. Määrät voivat muuttua tai vaihdella, eikä hankintayksikkö sitoudu ilmoitettuihin määriin. Tämä ilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa, eikä hankintayksikkö sitoudu tekemään tämän ilmoituksen mukaisia hankintoja.