Ajoneuvot (henkilö- ja pakettiautot)

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää osallistumishakemustanne uusista henkilö- ja pakettiautoista tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kyseessä on dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS), jonka kautta kilpailutetaan yksittäiset ajoneuvohankinnat. Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 0 - 100 000 euroa. Kyseessä on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Ennakoitu arvo voi olla suurempikin, erityisesti jos optioita käytetään. Henkilö- ja pakettiautojen hankinnassa käytetään pääsääntöisesti rahoitusleasingsopimusta. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska se ei ole tarkoituksenmukaista, kun kyseessä on DPS. Hankintayksikkö korostaa sitä, että vaikka ehdokas hyväksyttäisiin tähän dynaamiseen hankintajärjestelmään, ehdokas ei välttämättä saa yhtään ajoneuvoa myytyä tilaajalle. Osallistumishakemuksen jättämällä ehdokas on tämän asian hyväksynyt. Dynaamiseen hankintajärjestelmään voi jättää osallistumishakemuksen milloin tahansa sen voimassaolon aikana. Hankintajärjestelmän voimassaoloa voidaan jatkaa uudella hankintailmoituksella. Hankintajärjestelmä koostuu ns. perustamisvaiheesta ja ns. hankintavaiheesta. Perustamisvaiheessa otetaan vastaan osallistumishakemuksia, mutta ei vielä järjestetä hankintajärjestelmän sisäisiä tarjouskilpailuja. Hankintavaiheessa otetaan vastaan osallistumishakemuksia ja järjestetään tarvittaessa hankintajärjestelmän sisäisiä tarjouskilpailuja. Perustamisvaiheen päätyttyä päätös ehdokkaan hyväksymisestä (tai hylkäämisestä) dynaamiseen hankintajärjestelmään pyritään tekemään 30 työpäivän kuluessa perustamisvaiheen päättymisestä. Sen jälkeen päätös pyritään tekemään kymmenen työpäivän kuluessa siitä, kun osallistumishakemus on vastaanotettu; mikäli hyväksymisarvioinnissa on tarkasteltava täydentäviä asiakirjoja tai on muutoin tarkistettava soveltuvuusvaatimusten täyttyminen taikka on muu perusteltu syy, päätös pyritään tekemään 15 työpäivän kuluessa siitä, kun osallistumishakemus on vastaanotettu. Johtuen loma-ajoista osallistumishakemuksia ei lähtökohtaisesti käsitellä joulukuun puolivälistä loppiaiseen, talviloma- tai syyslomaviikoilla eikä juhannuksesta elokuun puoliväliin. Tämä voi tapahtua esimerkiksi siten, että hankintayksikkö sulkee dynaamisen hankintajärjestelmän tilapäisesti. OPTIOT Optioina ovat käytetyt henkilö- ja pakettiautot, ajoneuvojen huolto- ja korjauspalvelut, muut ajoneuvoihin liittyvät palvelut sekä muut ajoneuvot kuin henkilö- ja pakettiautot. Kyseessä ovat optiot, jotka eivät sido tilaajaa. Jos tilaaja on ostanut ajoneuvon tämän DPS:n kautta, on tilaajalla oikeus ostaa ko. ajoneuvoa koskevat palvelut, kuten huolto- ja korjauspalvelut, samasta paikasta. Toisin sanoen tämä DPS koskee uusia henkilö- ja pakettiautoja. Muut ajoneuvot tilaajalla on oikeus ostaa muuta kautta. Ajoneuvoja koskevat palvelut tilaajalla on oikeus ostaa muuta kautta. Optioina ovat lisäksi Hämeenlinnan kaupungin määräysvallassa olevat yhteisöt, joilla on oikeus, mutta ei velvollisuutta, käyttää dynaamista hankintajärjestelmää.

Dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS) hyväksytään kaikki soveltuvuusvaatimukset ja muut vaatimukset täyttävät ehdokkaat. Hankintajärjestelmän sisällä tehtävät hankinnat kilpailutetaan mukana olevien toimijoiden kesken; kilpailutus voi olla esimerkiksi ajoneuvokohtainen tai useampaa ajoneuvoa koskeva. Kilpailutuksessa voidaan vertailla pelkkää hintaa tai hintaa ja laatua, kuten ajoneuvon teknisiä ja muita ominaisuuksia, ajoneuvon takuuta, huolto- ja korjauspalvelun saatavuutta ja/tai vähäpäästöisyyttä; kilpailutus voidaan tehdä myös ns. käänteisenä, jolloin hinta asetetaan etukäteen ja vertaillaan pelkkää laatua. KÄSITTEITÄ Osallistumispyynnöllä tarkoitetaan tätä asiakirjaa, johon vastaamalla autoliike (tai muu autoja myyvä taho) jättää osallistumishakemuksensa. Osallistumispyyntöön kuuluvat myös sen liitteet. Osallistumishakemuksella tarkoitetaan autoliikkeen hakemusta tulla hyväksytyksi tähän dynaamiseen hankintajärjestelmään. Osallistumishakemukseen kuuluvat myös sen liitteet. Ehdokkaalla tarkoitetaan osallistumishakemuksen jättävää autoliikettä. Tarjouspyynnöllä tarkoitetaan dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä hyväksytyille autoliikkeille lähetettävää asiakirjaa, johon vastaamalla hyväksytty autoliike jättää tarjouksensa. Tarjouspyyntöön kuuluvat myös sen liitteet. Tarjouksella tarkoitetaan hyväksytyn autoliikkeen tarjouspyyntöön jättämää tarjousta. Tarjoukseen kuuluvat myös sen liitteet. Tarjoajalla tarkoitetaan dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksyttyä autoliikettä, joka jättää tarjouksen vastaamalla hankintajärjestelmän sisäiseen tarjouspyyntöön.