Hämeenlinnan Raatihuoneen ravintolapalvelut

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne Hämeenlinnan Raatihuoneen (Raatihuoneenkatu 15, 13100 Hämeenlinna) ravintolapalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kaupunki tilaa palveluntuottajalta tarjoilut myös kaupungintalolle (Wetteri, Wetterhoffinkatu 2, 13100 Hämeenlinna) siltä osin kuin tarjoiluja ei osteta kaupasta, tukusta, tms. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo hankintayksikön osalta on noin 80 000 - 100 000 euroa. Kyseessä on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Nykyisen palveluntuottajan vuosien 2021-2023 liikevaihdon keskiarvo on noin 340 000 - 350 000 euroa. Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska ravintolapalvelut Hämeenlinnan Raatihuoneella voi tuottaa vain yksi palveluntuottaja. Hankinnassa ovat optiona Hämeenlinnan kaupungin tytäryhteisöt tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnassa on myös muita optioita, jotka on ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa. HUOM! Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajille korostetaan, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä. Tarjoajille korostetaan, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta). HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan tavoitteena on löytää sopimuskumppaniksi hämäläistä ruokakulttuuria kunnioittava ravintolapalvelun ammattilainen, joka palvelee kokonaisvaltaisesti Hämeenlinnan kaupungin organisaatiota ja vieraita ollen samalla oikeutettu pyörittämään Raatihuoneen tiloissa omaa tilausravintolaa. Hankinnan tavoitteena on myös löytää sopimuskumppani, jonka Raatihuoneella tarjoama kohtuuhintainen ruoka on laadukasta ja maistuvaa, ja joka ottaa huomioon tilaisuuden luonteen ja tilojen arvokkuuden. Hämeenlinnan kaupunki suosii Raatihuoneella järjestettävissä tilaisuuksissaan monipuolisesti kotimaista ruokaa niiden tuotteiden osalta, mitä kotimaassa tuotetaan. Lähiruokaa (kantahämäläistä ruokaa) suositaan mahdollisuuksien mukaan. Elintarvikkeiden jäljitettävyyden tulee olla lakisääteisellä tasolla. Lähiruoan ja muun kotimaisen ruoan suosiminen tapahtuu kuitenkin hankintalainsäädännön ja talouden realiteettien asettamissa rajoissa.

Sopimuskausi on viisi vuotta. Tavoite sopimuskauden alkamiselle on 1.8.2025. Jos tarjoaja haluaa Raatihuoneen keittiö- ja muiden tilojen esittelykierroksen paikan päällä, tarjoajan tulee sopia asiasta virastomestarin (virastomestarit(at)hameenlinna.fi, puh. 03 621 2500) kanssa. Esittelykierroksella annetut lisätiedot eivät sido hankintayksikköä, vaan kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-portaalista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. -- Kaikki arvot ovat arvioita, jotka eivät sido hankintayksikköä eivätkä muita Hämeenlinnan Raatihuoneen käyttäjiä. Kaikkien tässä menettelyssä tehtyjen hankintasopimusten arvo on laskettu aiemman palveluntuottajan vuosien 2021-2023 liikevaihdon keskiarvon perusteella siten, että keskiarvo on kerrottu luvulla 5. Arvioidut tulot käyttöoikeuden myöntäneeltä ostajalta tarkoittaa hankintayksikön mahdollista vuosiostoa kerrottuna luvulla 5. Arvioidut tulot käyttöoikeuden käyttäjiltä = kaikkien tässä menettelyssä tehtyjen hankintasopimusten arvo - arvioidut tulot käyttöoikeuden myöntäneeltä ostajalta.