Lapin kirjasto -kimpan kirjastoaineisto

Hankinnan kohteena on Lapin kirjasto -kimpan kirjastoaineisto. Hankinta käsittää seuraavat kokonaisuudet: 1. Kotimainen yleinen kirjallisuus, sisältäen suomessa julkaistun ruotsinkielisen, saamenkielisen ja muunkielisen kirjallisuuden 2. Ulkomainen yleinen kirjallisuus 3. Äänikirjat (cd-levyt) 4. Nuotit 5. Muovituspalvelun 6. K-kirjat ja niiden oheismateriaali (Yläkoulun, lukion sekä ammatti- ja aikuisopetuksen oppikirjat) Hankinta ei koske oppilaitoksiin hankittavia oppikirjoja, musiikkiäänitteitä eikä kotimaisia ja ulkomaisia sanomalehtiä. Kirjastot ovat sopimuksen pääasiallisia käyttäjiä. Kirjastot tilaavat kotimaisen kirjallisuuden pääsääntöisesti ennakkotilauksina. Hankinnassa perustetaan tilaajan ja usean toimittajan välinen puitejärjestely tarjouspyynnössä jäljempänä esitetyllä tavalla. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.

Hankinnassa mukana olevat kirjastot on ilmoitettu tarjouspyynnön kohdassa "mukana olevat organisaatiot". Kirjastot hankkivat yhteensä noin 70.000 nidettä vuodessa, joista vuonna 2024 muovitettiin n. 1/3. Hankinnassa mukana olevat kirjastot kuuluvat Lapin kirjasto -kimppaan ja kirjastot käyttävät avoimen lähdekoodin Koha-kirjastojärjestelmää. Lapin kirjasto-kimpan kirjastoissa on käytössä ns. hankintaportaali. Portaalin käyttöä jatketaan tulevalla sopimuskaudella. Sopimuskaudella tilaaja voi käyttää hankintaportaalin lisäksi alalla yleisesti käytössä olevia järjestelmiä. Kirjastoaineiston toimittajan valinta puitejärjestelyssä olevien toimittajien kesken voidaan siis tehdä sähköisen hankintaportaalin kautta, mutta tuotteita tulee voida vertailla ja tilata myös mm. sähköpostitse ja/tai toimittajan verkkokaupasta. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden tilata aineistot itselleen käytännöllisimmällä tavalla. Toimittajan tulee tarjota kaikille sopimuksessa mukana oleville kirjastoille sama kirjastoaineisto riippumatta aineiston toimitus- ja tilaustavasta. Tarjottu/tilattu aineisto on aina saman hintaista kaikille kirjastoille riippumatta siitä mitä tilausjärjestelmää tai tilaustapaa tilaaja käyttää. Hankinnan sopimuskausi on kolme (3) vuotta. Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä vähintään kolme (3) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman.