Taloushallinnon- ja henkilöstöhallinnon -tietojärjestelmät

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) julkaisee ennakkoilmoituksen taloushallinnon- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäratkaisujen hankinnasta. Palkeet pyytää tulevasta markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita tarjoajia ilmoittamaan kiinnostuksensa ja ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun vastaamalla tähän tietopyyntöön. Markkinavuoropuheluun voi osallistua, vaikka tarjoaisi vain toista hankinnan kohteena olevista järjestelmistä: taloushallinnon- tai henkilöstöhallinnon järjestelmää Tämä ilmoitus ei ole tarjouspyyntö, eikä sen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua, vaan kyseessä on markkinakartoitukseen liittyvä tietopyyntö. Tämä ei velvoita Palkeita toteuttamaan varsinaista hankintaa ja mitkään annetut tiedot eivät ole sitovia. Hankinnan kohdetta tarkennetaan markkinavuoropuhelun edetessä ja hankinnan kohde voi muuttua sen aikana sisällöltään. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Hankintayksikkö ei suorita korvauksia tarjoajille markkinavuoropuheluun osallistumisesta. MARKKINAVUOROPUHELUN KOHDE Käynnistyvällä markkinavuoropuhelulla Palkeet haluaa tutustua markkinoilla tarjolla oleviin tietojärjestelmiin, joilla tarjotaan asiakkaille taloushallinnon ja/tai henkilöstöhallinnon ratkaisuja Saas-palveluna (Software as a Service eli ohjelmiston hankinta palveluna). HRD-kokonaisuus ei sisälly markkinavuoropuhelun kohteena olevaan henkilöstöhallinnon ratkaisuun. Taloushallinnon järjestelmän suunniteltuja toiminnallisuuksia ovat: * Skaalautuvuus eri kokoisten asiakasyhteisöjen ja valtionhallinnon organisaatioiden tarpeisiin * Erilaisten yritys- ja yhteisömuotojen taloushallinnon lainsäädäntövaatimusten täyttyminen. Yritys- ja yhteisömuotoja ovat ainakin osakeyhtiö (konsernirakenne), säätiö, rahasto, kiinteistöyhtiö ja virasto. * Kyky käsitellä ja muokata organisaatiorakenteita asiakaskohtaisesti * Laskutus ja myyntilaskujen välitys, saatavien valvonta ja perintä, suoritusten kohdistus * Ostolaskujen hallinta, verkkolaskujen vastaanotto, paperisten tai sähköpostilla toimitettujen laskujen skannaus tai laskujen tallennus käyttöliittymän kautta, laskujen sähköinen tiliöinti, asiatarkastus, hyväksyntä ja maksatus. * Lakisääteinen kirjanpito ja tilinpäätös sekä raportointi * Käyttöomaisuuskirjanpito * Kirjanpito usean tason seurantakohteilla, mahdollisuus tilikartan räätälöimiseen * Raportointi seurantakohteittain, mahdollisuus räätälöidä raportteja, visuaaliset, dynaamiset raportit * Talouden seuranta reaaliaikaisesti, tulojen ja menojen seuranta, kassavirtalaskelmat ja kassavirtaennustaminen * Veroilmoitusten ja kausi-ilmoitusten toimittaminen verottajalle, omaveroilmoitukset ja verojen ja viranomaismaksujen maksaminen * Monipuoliset ja räätälöitävät käyttöoikeudet sekä palvelukeskukselle että asiakkaan käyttäjille * Mahdollisuus tuoda ja viedä tietoa toisista järjestelmistä rajapinnan kautta, integraatiolla tai sisäänlukutiedostona Lisäksi järjestelmän tulee toimia moniorganisaatioympäristönä, mikä tarkoittaa, että yksittäiset asiakkaat ovat itsenäisiä toimijoita, jotka eivät saa nähdä toistensa tietoja, vaikka asiakkaiden käytössä on Palkeiden yhteinen järjestelmäinstanssi. Henkilöstöhallinnon järjestelmän suunniteltuja toiminnallisuuksia ovat: * Skaalautuvuus eri kokoisten asiakasyhteisöjen ja valtionhallinnon tarpeisiin * Erilaisten yritys- ja yhteisömuotojen henkilöstöhallinnon lainsäädäntövaatimusten täyttyminen. Yritys- ja yhteisömuotoja ovat ainakin osakeyhtiö (konsernirakenne), säätiö, rahasto, kiinteistöyhtiö ja virasto. * Kyky käsitellä ja muokata organisaatiorakenteita asiakaskohtaisesti * Palkanlaskenta (kuukausipalkkaiset, tuntipalkkaiset) ja viranomaisilmoitukset eri kokoisille asiakkaille * Tulorekisteri-ilmoittaminen ja korvaavien ilmoitusten toimittaminen tarvittaessa henkilötasolla suoraan järjestelmästä * Palkkioiden käsittely ja maksaminen Palkeiden asiakasorganisaation sisäisille palkkionsaajille ja organisaation ulkopuolisille henkilöille * Useiden työehtosopimusten sekä virkaehtosopimuksen tulkinta, esim.: VES, ICT-YTN tes, ICT toimihenkilö tes, Sähköalan tes, Palta erityisalojen tes, Palta toimihenkilötes * Työ- ja virkasuhteen elinkaaren sähköinen hallinta; työ- ja virkasuhteen perustaminen, muutokset, palkkaus, vuosilomat ja poissaolot, työ- ja virkasuhteen päättäminen, lopputililaskennan automaatio * Työsuhteen/virkasuhteen muutosten ja poissaolojen hakeminen ja hyväksyminen sekä käsittely palkanlaskennassa, muutosten tekeminen poissaolojaksoihin ja muutosten käsittely palkanlaskennassa * Monitasoisen organisaatiorakenteen rakentaminen ja hallinnointi järjestelmässä, esihenkilö-alainen- tiimirakenteet, tallentaja-hyväksyjä -ketjut *Mahdollisuus luvittaa käyttöoikeudet tiettyihin osiin myös henkilöille, joilla ei ole voimassa olevaa työ- tai virkasuhdetta asiakasyritykseen, ja joka ei ole esimerkiksi Palkeiden työntekijä * Massamuutosten tekeminen Palkeiden asiakasorganisaatiolle, esim. yleiskorotukset, organisaatiomuutokset * Dokumenttien sähköisen arkistoinnin lakisääteiset poistot palvelimelta ja GDPR:n mukaiset poistoajot * Mahdollisuus tuoda ja viedä tietoa toisista järjestelmistä rajapinnan kautta, integraatiolla tai sisäänlukutiedostona (VeroAPI, tulorekisteri, kirjanpito, ajanhallinta, asiakkaan AD-järjestelmät, kolmansien toimijoiden järjestelmät kuten työterveyshuolto, henkilöstöetuohjelmat). Lisäksi järjestelmän tulee toimia moniorganisaatioympäristönä, mikä tarkoittaa että yksittäiset asiakkaat ovat itsenäisiä toimijoita, jotka eivät saa nähdä toistensa tietoja, vaikka asiakkaiden käytössä on Palkeiden yhteinen järjestelmäinstanssi.

Pyydämme toimittajia esittämään vastaukset toimittajan tarjoaman ratkaisun mukaisesti tämän tietopyynnön liitteenä oleviin kysymyksiin. Kaikkiin kysymyksiin ei ole pakollista vastata, eivätkä annetut vastaukset tai vastaamatta jättäminen ole esteenä mahdolliselle osallistumiselle tarjouspyynnön luonnosaineiston kommentointiin myöhemmin. Vastausten läpikäynnin sujuvoittamiseksi pyydämme teitä antamaan vastaukset kysymyksiin Excel-tiedostona ja käyttämään vastauksissanne tässä tietopyynnössä käytettyä kysymysten numerointia. Huom! Valmis Excel-pohja numeroituine kysymyksineen on tämän tietopyynnön liitteenä: "Kysymykset_markkinavuoropuheluun_556306". Pyydämme teitä käyttämään kyseistä pohjaa toimittaessanne vastauksia kysymyksiin. Pyydämme ilmoittautumaan hankinnasta kiinnostuneeksi toimittajaksi ja antamaan vastaukset liitteessä esitettyihin kysymyksiin excel-tiedostona viimeistään 29.4.2025 kello 15.00 sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi Kaikki toimittamanne vastaukset ja niihin liittämänne kuvaukset käsitellään luottamuksellisena eivätkä ne ole julkisia asiakirjoja. Sähköposti pyydetään otsikoimaan ”Palkeet taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon -järjestelmät, markkinavuoropuhelu”. Tavoitteena on, että yhteystietonsa ilmoittaneiden, kilpailutuksesta kiinnostuneiden alan toimijoiden kanssa käydään markkinavuoropuhelua, johon sisältyy yrityskohtaisina Teams-tapaamisina järjestelmädemo-esittelyt touko-kesäkuussa 2025. Lisäksi markkinavuoropuheluun voi sisältyä kysymyksiin vastaamista ja tarjouspyyntöluonnosten kommentointia kesä-syyskuussa 2025. Ilmoittautuneille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Vuoropuhelut käydään suomen kielellä.