Hämeenlinnan kaupungin tilintarkastuspalvelut

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne tilintarkastuspalveluista Hämeenlinnan kaupungille ja sen konserniin kuuluville tytäryhteisöille, kunkin yhteisön ominaispiirteet huomioiden, tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo (sisältäen optiot) on Hämeenlinnan kaupungin osalta noin 30 000 - 65 000 euroa ja tytäryhteisöjen osalta yhteensä noin 50 000 - 75 000 euroa (tilintarkastettavien tytäryhteisöjen määrä voi muuttua ennen sopimuskauden alkua ja/tai sopimuskaudella). Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä eivätkä tytäryhteisöjä. HUOM! Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajille korostetaan, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä. Tarjoajille korostetaan, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta). HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan tavoitteena on laadukkaiden tilintarkastuspalveluiden ostaminen. Laadukkailla tilintarkastuspalveluilla tarkoitetaan palveluja, joissa tilintarkastajat ovat kokeneita ja osaavia julkishallinnon tilintarkastuksen ammattilaisia sekä kokeneita ja osaavia kuntakonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastuksen ammattilaisia, ja palveluja, jotka tuovat lisäarvoa tilaajan tarkastustoimelle ja Hämeenlinnan kaupungille yleisesti. Lisäksi tilaaja sisällyttää hankintaan tilaajaa sitomattoman option arviointikertomuksen laatimispalvelusta, jota käytetään tarkastuslautakunnan päättämässä laajuudessa.

Sopimuskausi on korkeintaan kuusi vuotta siten, että se kattaa hallinnon ja talouden tarkastuksen korkeintaan kuutta vuotta (tilikautta) koskien. Tilintarkastuspalveluilla tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä ensisijaisesti kuntalain 14 luvun mukaisen julkisen hallinnon ja talouden tarkastuksen suorittamista Hämeenlinnan kaupungissa siten, että tarkastuksessa noudatetaan Suomen Tilintarkastajat ry:n suositusta ”Julkishallinnon hyvä tilintarkastustapa” sekä Patentti- ja rekisterihallituksen tilintarkastusvalvonnan antamia määräyksiä, ohjeita ja suosituksia. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tilintarkastuspalvelut muodostavat yhden loogisen kokonaisuuden ja koska kuntalain 14 luvun 122 §:n mukaan ”Valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä”. Valintaperusteena on halvin hinta, koska laatu on huomioitu vähimmäisvaatimuksissa. Palveluntuottaja sitoutuu tarjouksen jättäessään tarvittaessa ja erikseen pyydettäessä arviointikertomuksen valmisteluun ja kirjoittamiseen. Työ ei sisälly kuntalain mukaisen hallinnon ja talouden tarkastuksen kokonaishintaan eikä kokonaishinnan laskennassa käytettäviin ja arvioituihin päivien määriin (60 päivää/tilikausi), mutta se on tehtävä tarjouksen kokonaishinnan laskennassa käytettävillä päivä- ja tuntihinnoilla, jotka ilmoitetaan tarjouksessa. Mikäli arviointikertomuksen valmistelua ja kirjoittamista tilataan, sitä voivat tehdä vastuunalainen tilintarkastaja ja/tai avustavat tarkastajat. Arviointikertomuksen valmisteluun sisältyy tarkastuslautakunnan kokouksiin osallistuminen, kokousmuistioiden valmistelu osana arviointityötä sekä arviointikertomuksen kirjoittaminen ja viimeistely tarkastuslautakunnan päättämässä aikataulussa. Arvioitu ajankäyttö on noin 25 päivää. -- Kaikkien tässä menettelyssä tehtyjen hankintasopimusten arvo on Hämeenlinnan kaupunkia ja sen tytäryhteisöjä sitomaton arvio kuuden vuoden kustannuksista yhteensä.