Litterointipalvelut

Hankinta toteutetaan yhteishankintana, johon osallistuu Poliisihallituksen lisäksi Ahvenanmaan poliisiviranomainen ja Tulli, jotka (myös ”Hankintayksiköt” tai ”Tilaajaorganisaatiot”) pyytävät tarjoustanne litterointipalveluista tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa. Poliisihallitus hoitaa hankinnan kilpailutuksen ja tekee hankintaa koskevan hankintapäätöksen kaikkien hankintayksiköiden puolesta. Jokainen hankintayksikkö tekee omat tarjouspyynnön liitteen 2 mukaiset hankintasopimuksensa ja liitteen 3 mukaiset turvallisuussopimukset toimittajaksi valittujen tarjoajien kanssa, pl. Ahvenanmaan poliisiviranomainen, joka sisällytetään Poliisihallituksen sopimukseen. Osa-alueelle 1 Litterointi suomen kielellä Tilaajaorganisaatioiden suomenkielisen litterointiaineiston manuaalinen litterointi ja jälkilitterointi, jos litterointiaineisto on esilitteroitu tekoälypohjaisella litterointisovelluksella. Etusijajärjestykseen osa-alueelle 1 valitaan hintavertailun perusteella yhteensä niin monta toimittajaa, että tarjouksissa nimettyjen litteroijien määrä on yhteensä kaksikymmentä (20). Kukin toimittaja saa nimetä enintään viisi (5) litteroijaa. Mikäli hintavertailun perusteella etusijajärjestyksessä viimeiselle sijalle valitulla toimittajalla on nimettynä litteroijia niin paljon, että kahdenkymmenen (20) nimetyn litteroijan määrä ylittyy, kaikki kyseisen toimittajan nimeämät litteroijat huomioidaan palvelun toteuttajina. Lisäksi osa-alueelle 1 valitaan hintavertailun perusteella yksi varatoimittaja, joka voi nimetä enintään viisi (5) litteroijaa. Sopimus varatoimittajan kanssa solmitaan, jos sopimus toimittajaksi valitun kanssa joudutaan irtisanomaan. Osa-alueelle 2: Litterointi ruotsin kielellä Tilaajaorganisaatioiden ruotsinkielisen litterointiaineiston manuaalinen litterointi ja jälkilitterointi, jos litterointiaineisto on esilitteroitu tekoälypohjaisella litterointisovelluksella. Etusijajärjestykseen osa-alueelle 2 valitaan hintavertailun perusteella yhteensä niin monta toimittajaa, että tarjouksissa nimettyjen litteroijien määrä on yhteensä neljä (4). Kukin toimittaja saa nimetä enintään kaksi (2) litteroijaa. Mikäli hintavertailun perusteella etusijajärjestyksessä viimeiselle sijalle valitulla toimittajalla on nimettynä litteroijia niin paljon, että neljän (4) nimetyn litteroijan määrä ylittyy, kaikki kyseisen toimittajan nimeämät litteroijat huomioidaan palvelun toteuttajina. Lisäksi osa-alueelle 2 valitaan hintavertailun perusteella yksi varatoimittaja, joka voi nimetä enintään kaksi (2) litteroijaa. Sopimus varatoimittajan kanssa solmitaan, jos sopimus toimittajaksi valitun kanssa joudutaan irtisanomaan. Kummallakin osa-alueella hankinnat tehdään sopimuskaudella siten kuin tarjouspyynnön liitteellä 2 on kuvattu MOLEMPIA OSA-ALUEITA KOSKEVA: Tarjoaja voi tarjota joko yhdelle tai useammalle osa-alueelle. Etusijajärjetys tehdään sen ratkaisemiseksi ketkä tarjoajat tulee valituiksi toimittajiksi. Sopimuskaudella tilaukset puolestaan tehdään seuraavasti: - Tilaaja lähettää tilaustiedustelun samanaikaisesti kaikille tarvittavan osa-alueen toimittajille. - Tilaaja tekee sähköpostitse tilauksen sille tilaustiedusteluun vastanneelle toimittajalle, joka sitoutuu toimittamaan litteraation nopeimmin. Muille tilaustiedusteluun määräajassa vastanneille toimittajille ilmoitetaan, että tilaukselle on löytynyt toimittaja, joten tilaustiedustelu on rauennut. SOPIMUSKAUSI Sopimus astuu voimaan, kun molempien sopijapuolten toimivaltaiset edustajat ovat sen allekirjoittaneet ja sopimus on voimassa toistaiseksi.

Litteroijien nimeäminen: - Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan kaikki tarjoamansa litteroijat osa-alueittain. Samaa litteroijaa voidaan tarjota kummallekin osa-alueelle, jos litteroija täyttää osa-aluekohtaiset vaatimukset. - Tarjoajan tulee nimetä tarjoamalleen osa-alueelle vähintään yksi (1) litteroija. - Osa-alueelle 1 Tarjoaja saa nimetä enintään viisi (5) litteroijaa. - Osa-alueelle 2 Tarjoaja saa nimetä enintään kaksi (2) litteroijaa. - Tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan nimeämänsä litteroijan toimipaikkakunnan, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. - Toimittajaksi valittu saa käyttää sopimuskaudella vain nimettyjä litteroijia. Tarjoajan on huomioitava, että tarjouksessa nimetty litteroija voi osallistua kilpailutukseen vain yhden tarjoajan kautta per osa-alue. Litteroijan tulee varmistua siitä, ettei hän sitoudu tuottamaan kilpailutuksen kohteena olevaa palvelua usean eri tarjoajan kautta samalla osa-alueella. Myös tarjoajan tulee litteroijaa nimetessään varmistaa litteroijalta, ettei litteroija ole lupautunut millekään toiselle tarjoajalle litteroijaksi tämän kilpailutuksen samoilla osa-alueilla. Mikäli sama litteroija on nimetty samalle osa-alueelle usean eri tarjoajan tarjouksessa, litteroija hyväksytään kyseisellä osa-alueella mukaan vain halvimman hinnan tarjonneen tarjoajan resurssina. Jos sama litteroija on kuitenkin nimetty samalle osa-alueelle usean eri tarjoajan tarjouksessa samalla hinnalla, ratkaistaan arvalla, kenen tarjoajan resurssina litteroija hyväksytään. Litteroijasta, joka ei ole tarjouspyynnön liitteellä 2 määritelty tarjoajan työntekijä, tulee oheistaa tarjoukseen tarjouspyynnön liitteenä 5 oleva alihankkijasitoumus.