Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslian, Kuvan Helsinki alueet 1-3 sekä 2025 Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan pohjoinen alue 1

Hankinnan kohteena ovat Kanslian, kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan alueiden Helsinki 1, 2 ja 3 kohteisiin sekä Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan pohjoisen alueen 1 kohteisiin kohdistuvat kiinteistöhoitopalvelut. Hankinnan kohteena olevien kiinteistönhoitopalvelujen tarkempi sisältö on kerrottu tarjouspyynnön liitteenä olevassa Palvelukuvauksessa ja muissa tarjouspyyntöasiakirjoissa. Kohteet sijaitsevat Helsingissä. Kohteet on jaettu 4 eri osa-alueeseen seuraavasti: - Osa-alue 1: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki 1 (sisältää 16 kohdetta + 1 mahdollinen optiokohde) - Osa-alue 2: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki 2 (sisältää 11 kohdetta + 6 mahdollista optiokohdetta) - Osa-alue 3: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kanslia, Kuva Helsinki 3 (sisältää 3 kohdetta) - Osa-alue 4: Kiinteistönhoitopalvelut; 2025 Kasko pohjoinen alue 1 (sisältää 9 kohdetta + 3 mahdollista optiokohdetta) Kohteet on lueteltu tarjouspyynnön liitteinä olevissa osa-aluekohtaisissa hintatarjouslomakkeissa. HUOMIOITAVAA: Kohteiden määrä saattaa ennen sopimuskauden alkua tai sopimuskauden aikana lisääntyä tai vähentyä. MAHDOLLISET OPTIOKOHTEET: Tarjouslomakkeissa on nimetty varsinaisten kohteiden lisäksi optioina (harmaalla korostusvärillä) tiedossa olevia muita mahdollisia tulevia kohteita, joita ei tämän kilpailutuksen tässä vaiheessa hinnoitella, eivätkä ne siten vaikuta tarjousten vertailuhintaan. SOPIMUSKAUSI Palvelusopimukset tullaan tekemään osa-alueittain yhden tarjoajan kanssa/ osa-alue. Sopimusten on alustavan aikataulun mukaan tarkoitus alkaa 15.9.2025. Sopimukset ovat voimassa määräaikaisena 31.8.2028 saakka, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassa olevana, jos niitä ei ole irtisanottu 31.5.2028 mennessä. TARJOAJIEN VALINTA Tarjoaja voi jättää tarjouksen yhteen tai useampaan osa-alueeseen (1-4). Osa-alueiden 1-3 osalta tarjoaja voi tulla valituksi sopimustoimittajaksi vain yhteen osa-alueeseen. Tämän lisäksi tarjoaja voi valituksi sopimustoimittajaksi osa-alueeseen 4. Poikkeuksen tähän muodostaa tilanne, - että vain kahdelta tarjoajalta saadaan hyväksyttävä tarjous kaikkiin neljään osa-alueeseen, jolloin sama tarjoaja voidaan valita osa-alueiden 1-3 osalta kahden osa-alueen sopimustoimittajaksi - että vain yhdeltä tarjoajalta saadaan hyväksyttävä tarjous kaikkiin neljään osa-alueeseen, jolloin sama tarjoaja voidaan valita kaikkien neljän osa-alueen sopimustoimittajaksi. Tarjoajan tulee kohdassa ”Hankinnan kriteerit” valita ensisijaisuusjärjestys (1, 2, 3 ja 4) siitä minkä osa-alueen sopimustoimittajaksi tarjoaja haluaa ensisijaisesti, toissijaisesti, kolmassijaisesti tai neljässijaisesti tulla valituksi. Mikäli sama tarjoaja olisi tarjousten vertailupisteiden perusteella tulossa valituksi kolmen tai neljän osa-alueen sopimustoimittajaksi, mutta voidaan edellä mainittujen ehtojen perusteella valita kahden osa-alueen sopimustoimittajaksi (valitsemansa ensisijaisuusjärjestys huomioiden), niin tässä tapauksessa kahteen muuhun jäljelle jääneeseen osa-alueeseen sopimustoimittajiksi valitaan kyseisiin osa-alueiseen vertailupisteiltään toiseksi parhaan hyväksytyn tarjouksen tehneet tarjoajat. Mikäli sama tarjoaja olisi tehnyt näihin molempiin jäljelle jääneeseen osa-alueeseen tarjousten vertailupisteiden perusteella toiseksi parhaan tarjouksen, mutta voidaan edellä mainittujen ehtojen perusteella valita yhden osa-alueen sopimustoimittajaksi (valitsemansa ensisijaisuusjärjestys huomioiden), niin jäljelle jääneen osa-alueen sopimustoimittajaksi valitaan kyseiseen osa-alueeseen vertailupisteiltään kolmanneksi parhaan hyväksytyn tarjouksen tehnyt tarjoaja. LUOTTAMUKSELLINEN AINEISTO Sopimuksen piiriin kuuluvista tehtävistä ja niiden sisällöstä on kerrottu tarkemmin kohdekohtaisissa huoltokirjoissa. Huoltokirjat sisältävät Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan luottamuksellista aineistoa. Tästä syystä tunnukset huoltokirjoihin luovutetaan vain allekirjoitettua yrityksen salassapitositoumusta (tarjouspyynnön liite) ja täytettyä ”Kiinteistöhoitopalveluiden kilpailutus 2025, käyttöoikeusilmoitus BEM-huoltokirjaan” -liitettä (tarjouspyynnön liite) vastaan. Toimittakaa täytetty ja allekirjoitettu salassapitositoumus yhdessä täytetyn ”Kiinteistöhoitopalveluiden kilpailutus 2025, käyttöoikeusilmoitus BEM-huoltokirjaan” -liitteen kanssa hankintayksikölle sähköpostitse osoitteeseen kymp.yllapitokilpailutukset@hel.fi. Huoltokirjan käyttöoikeuksista ohjelma lähettää sähköpostin ensikirjautumista varten. Sähköpostiviestin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan ¨Salassapitositoumus Kanslia, Kuva Hki 1-3 ja Kasko pohjoinen 1¨ ja yrityksen nimi. Salassapitositoumus on allekirjoitettava henkilön/henkilöiden toimesta, jolla/joilla on siihen yrityksen kaupparekisteriotteesta todennettavissa oleva laillinen edustamisoikeus.

KOHDEKOORDINAATTORIN KOHTEIDEN MÄÄRÄN HUOMIOIMINEN TARJOUSTEN VERTAILUSSA Tarjoajan tulee nimetä kohdekoordinaattorin tehtäviin osa-alueittain yksi (1) henkilö suorittamaan palvelukuvauksessa lueteltuja tehtäviä. Saman henkilön voi nimetä useampaan osa-alueeseen alempana mainituin edellytyksin. Nimetyillä kohdekoordinaattoreilla saa olla Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan kohteissa hoidettavanaan tarjouksen tekohetkellä kohdekoordinaattorina, nyt kilpailutettavan hankinnan eri osa-alueiden aktiiviset kohteet mukaan lukien, yhteensä enintään 40 kohdetta (ei sisällä optiokohteita). Mikäli tarjoaja tarjoaa jollekin osa-alueelle/ joillekin osa-alueille kohdekoordinaattoriksi henkilöä, jolla on yli 40 kohdetta, nyt kilpailutettavaan hankintaan tarjoamiensa osa-alueiden aktiiviset kohteet (optiokohteita ei huomioida) mukaan lukien, suljetaan tarjoaja pois, tarjoajan ilmoittama osa-alueiden ensisijaisuusjärjestys huomioiden, niiden osa-alueiden tarjouskilpailusta, jotka kyseisen kohdekoordinaattorin osalta ylittävät 40 kohteen määrän. Esimerkki: Hankinta sisältää 4 osa-aluetta, joista osa-alue 1 sisältää 16 kohdetta, osa-alue 2 sisältää 12 kohdetta, osa-alue 3 sisältää 3 kohdetta ja osa-alue 4 sisältää 9 kohdetta. Tarjoaja nimeää kaikkiin osa-alueisiin saman kohdekoordinaattorin, joka on nimetty jo aiemmin kilpailutettujen kaupunkiympäristön toimialan kanssa tehtyihin kiinteistöpalvelujen sopimuksiin kohdekoordinaattoriksi 20 kohteeseen. Tarjoaja on merkinnyt tarjoukseensa ensisijaisuusjärjestykseksi: osa-alue 1 on sijalla 1, osa-alue 2 on sijalla 2 ja osa-alue 3 on sijalla 3 ja osa-alue 4 on sijalla 4. Ensisijaisuusjärjestyksen perusteella tarjoaja voidaan - ottaa mukaan osa-alueen 1 (ensisijaisuusjärjestyksessä 1.) vertailuun, koska sallittu enimmäiskohdemäärä (40) ei ylity (aiemmat = 20 kohdetta) + (osa-alue 1 = 16 kohdetta) yht. 36 kohdetta - mutta ei ottaa mukaan osa-alueen 2 (ensisijaisuusjärjestyksessä 2.) vertailuun, koska sallittu enimmäiskohdemäärä (40) ylittyy (aiemmat = 20 kohdetta) + (osa-alue 1 = 16 kohdetta) + osa-alue 2 = 12 kohdetta) yht. 48 kohdetta, jolloin osa-alueen 2 tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. - ottaa mukaan osa-alueen 3 (ensisijaisuusjärjestyksessä 3.) vertailuun, koska sallittu enimmäiskohdemäärä (40) ei ylity (aiemmat = 20 kohdetta) + (osa-alue 1 = 16 kohdetta) + (osa-alue 3 = 3 kohdetta) yht. 39 kohdetta - mutta ei ottaa mukaan osa-alueen 4 (ensisijaisuusjärjestyksessä 4.) vertailuun, koska sallittu enimmäiskohdemäärä (40) ylittyy (aiemmat = 20 kohdetta) + (osa-alue 1 = 16 kohdetta) + (osa-alue 3 = 3 kohdetta) + (osa-alue 4 = 12 kohdetta) yht. 51 kohdetta, jolloin osa-alueen 4 tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Nimetyn kohdekoordinaattorin aiempien kohteiden määrän laskennassa huomioidaan - Kaupunkiympäristön toimialan kanssa tehdyt kiinteistönhoitosopimukset ja - Kaupunkiympäristön toimialan aiemmat kiinteistönhoitopalvelujen kilpailutukset, joiden sopimukset eivät ole vielä voimassa, mutta joihin tarjoaja on hankintapäätöksellä valittu sopimustoimittajaksi ja hankintapäätöksestä on lähetetty tarjoajille tiedoksianto ennen käynnissä olevan kilpailutuksen tarjouksen jättämiselle asetettua määräaikaa. Edellä mainittujen aiempien kohteiden lukumäärä ja viittaus mihin sopimuksiin tehtävät kohdekoordinaattorina liittyvät, ilmoitetaan laadunarviointikaavakkeella kyseisen nimetyn kohdekoordinaattorin kohdalla.